Asahi Television bruger Dropbox til sikker, ekstern deling og mobilstreaming.

Udfordring: ukontrolleret transmission af forbrugerdata

Asahi Broadcasting Corporation, en førende TV-station i den japanske region Kansai, sender ikke kun via TV og radio – de har også streamet udsendelser online. Virksomheden ejer også indhold, der transmitteres nationalt, for eksempel panelprogrammet “Attack 25”, samt programformater som “Shinkon-san Irasshai!” [“Velkommen, nygifte!”], som de tilbyder til et internationalt publikum.

I 2013 flyttede de deres infrastruktur for datadeling, som anvendes af cirka 700 af deres ansatte, fra lokal groupware til cloudtjenester. Under overgangen blev der oprettet en sikkerhedspolitik, så information kun kunne deles inden for virksomhedens domæne. Men de bemærkede et øget behov for at dele information uden for virksomheden, som Chiharu Kiyohara (afdelingen for informationssystemer, teknologiafdelingen) forklarer: “Normalt brugte vi vedhæftede filer i e-mails, men af og til brugte vi tjenester til datatransmission til store filer. Afdelingen for informationssystemer kan ikke kontrollere, hvordan forbrugerorienterede tjenester anvendes. Den slags tjenester gør det også svært at registrere, hvem der deler hvilke filer, hvornår de deler dem, og hvem de deler dem med.”

Løsning: strømlinet eksternt samarbejde

Datatransmission er ikke den eneste måde at gøre filer tilgængelige på, når man ikke er på kontoret. Ved programmer, der aktuelt er under produktion, opbevarer Asahi Broadcasting Corporations salgsmedarbejdere videofilerne på deres iPads eller andre tablets, ligesom de ville gøre det med en salgsbrochure. Selvom tablets er nemme at have med sig, har de begrænset lagerkapacitet, hvilket vil sige, at der kun kan overføres et vist antal videoklip i høj opløsning til hver enkelt.

“Nogle gange har man kopieret ti videoer til sin Apple iPad, men man vil gerne fremvise en video, som ikke er på den enhed. Det bør ikke føre til forspildte muligheder, at man ikke kan hente information frem. På den anden side vil vi heller ikke uploade indhold på forbrugertjenester, som vi ikke kan administrere. Derfor besluttede vi at kigge på et cloudlager, som vi både kan streame fra og selv kan administrere,” forklarer Kiyohara. 

Asahi Television Broadcasting Corporation undersøgte cloudlagre for at finde en tjeneste, som også ville være velegnet til de ansatte, der besøger deres forretningspartnere. Teamet udførte tests for at bestemme synkroniseringshastigheden ved store filer og streaming af videoklip i høj opløsning gemt i skyen. Efter at have testet adskillige tjenester valgte de Dropbox som vinderen.

“Vi var sikre på, at Dropbox var den rigtige cloudlagerløsning til vores interne behov. Det er det mest stabile til uploads og synkronisering, og det er hurtigt og enkelt at bruge. Desuden kræver andre tjenester flere minutters buffertid, før du kan streame videoklip i høj opløsning, men på Dropbox sker det øjeblikkeligt. Dropbox har også selektiv synkronisering, så vi ikke behøver at bekymre os om kapaciteten. Det betyder, at deres lagerløsning kan drage nytte af funktionerne fra tablets som iPads, der er meget nemme at have med sig og har en skærm med høj opløsning, men begrænset kapacitet,” siger Kiyohara.

Resultater: sikker og kontrolleret adgang i felten

Asahi Broadcasting Corporation uddelte Dropbox-licenser til interesserede frivillige – primært sælgere, der bruger videoklip i høj opløsning, hvor de arbejder, og medarbejdere, som bruger tjenester til datatransmission. Brugertilfredsheden er steget takket være Dropbox' velkendte mappestrukturer, den hurtigt synkroniserende app og cloudlageret med fremragende streamingydeevne. Information deles eksternt gennem delte links og filanmodninger.

“Du kan sætte en tidsgrænse og lave en adgangskode til linket, så du kan dele med ro i sindet. Selv hvis den person, du deler med, ikke har en Dropbox-konto, sørges der for sikkerheden ved at indstille en tidsgrænse og en adgangskode. Det er også meget nyttigt at kunne anmode om filadgang for en specifik ekstern bruger.” – Kiyohara

Mapper bliver ikke lavet på forhånd for hvert enkelt team, men uddelegeres til enkeltpersoner eller projekter, så de kan bruges som ønsket. Af sikkerhedsmæssige årsager administreres kontoen også med flerfaktorgodkendelse ved hjælp af Google Authenticator. Desuden overvåges adgangs- og aktivitetslogs for at opfylde revisionskravene, hvilket øger kontrollen uden at begrænse brugernes frihed ude i felten.

I øjeblikket arbejder afdelingen for informationssystemer på at gøre brug af API'er, fortæller Kiyohara. Virksomheden samarbejder med deres partnere om at udvikle en mekanisme til at inkorporere arbejdsprocesser i interne anmodningssystemer og vedhæfte filer, der er gemt i Dropbox, til anmodninger.

“API'er er essentielle for systemer, der håndterer rutineopgaver. Rutineopgaver har en fast arbejdsproces, og menneskelig indblanding indebærer risici for operationelle fejl. De problemer kan vi løse gennem automatisering, så vi arbejder i øjeblikket på at bruge API'er til netop det.”  – Kiyohara