Infobae skalerer videoproduktionen og forenkler arbejdsgange med Dropbox Enterprise

Baggrund

Infobae, en førende virksomhed inden for digitale medier i Argentina, er en af de mest populære spansksprogede onlineaviser med over 61 millioner læsere verden over. Virksomheden har med succes udvidet til Mexico, Peru, Colombia og Spanien og leverer præcis og pålidelig information om de mest aktuelle emner i verden.

Infobaes produktion af indhold, der spænder lige fra højprofilerede interviews med Lionel Messi i USA til dybdegående indslag med Pave Frans i Vatikanet, kræver et kraftfuldt lagersystem til et kæmpemæssigt bibliotek med råfiler, herunder videoer, billeder og lyd. Materialet er afgørende for deres teams af redaktører, journalister og fotografer, som har fjernarbejde og skal samarbejde om at skabe flotte og spændende historier.

Efter virksomhedens rivende udvikling indså de, at de havde brug for en metode til at administrere ikke kun det stigende antal af store videofiler, men også det globale samarbejde mellem teams. “Før vores udvidelse var vores behov for lagerplads helt anderledes. Nu har vi brug for nærmest uendelig lagerkapacitet og synkronisering af filer i realtid for at kunne hæve vores niveau,” siger Maximiliano Cejas, der er chef for teknologi og infrastruktur hos Infobae.

Udfordring: at rykke grænserne

På en travl nyhedsdag bruger Infobae måske fem kameraer til et enkelt interview, der hver især optager enorme videofiler og måske gør det seks gange. Denne voldsomme belastning overvældede deres lagersystem, som simpelthen ikke egnede sig til så store krav.

“Uden et virtuelt privat netværk (VPN) blev det til en træg og fejlbehæftet prøvelse at overføre de her enorme filer. Almindelig e-mail og basale tjenester til fildeling kunne ikke håndtere omfanget, og det førte tit til ødelagte eller ufuldstændige filer, hvilket bremsede produktionen og forstyrrede arbejdsgangene.”

En anden udfordring var manglen på versionsstyring i konfigurationen af Infobaes tidligere datacenter. Uden muligheden for at gendanne slettede elementer eller administrere forskellige filversioner risikerede teamet at miste data permanent, at overskrive vigtige råfiler og miste tidligere redigeringer – uden en måde at vende tilbage til tidligere versioner på, hvis noget gik galt. Versionsstyring var tydeligvis et must i deres næste lagerløsning.

Løsning: skalering til større succes

“Da vi ledte efter en rigtig god lagerløsning, valgte vi Dropbox Enterprise på grund af prisen, kvaliteten og udbuddet af produkter – for os var valget helt naturligt,” udtaler Cejas. “Det giver os den lagerplads, vi skal bruge til vores videoer, billeder og historiske data, og gør os i stand til at skalere og strømline produktionen af indhold. Desuden er det så nemt for teammedlemmer at uploade en færdig optagelse i skyen og for andre at downloade den via et Dropbox-link.”

Det var helt ligetil at skifte til Dropbox – eftersom det er en skybaseret løsning, skulle teamet bare overføre alle filer fra deres servere til skyen og konfigurere systemet, så det blev synkroniseret med Dropbox dagligt. På den måde ændrede de arbejdsgangen, så filer bliver gemt i Dropbox i stedet for på interne servere.

Brugerne vænnede sig hurtigt til at gemme filer i Dropbox – en afgørende overgang for at få mest muligt ud af  det nye værktøj. “Dropbox fungerer som en ekstern lagerløsning, der er tilgængelig ligesom en lokal mappe på en computer. Den velkendte og intuitive grænseflade gjorde det let for vores team at vænne sig til det hurtigt,” fortæller Cejas.

Siden 2020 er Dropbox blevet afgørende for Infobaes internationale aktiviteter. “Ved interviews i udlandet, hvor det er essentielt at overføre og redigere filer hurtigt, gør Dropbox, at vi kan overholde stramme deadlines uden problemer med at overføre filer,” siger Cejas. “Vi kan bruge mere tid på at arbejde på indholdet i stedet for at løse problemer med at overføre filer, og vi arbejder også langt hurtigere.” 

Dropbox’ sydamerikanske samarbejdspartner Tline Point spillede også en stor rolle i Infobaes problemfri og konsekvente brug af løsningen. De tilbød nemlig support på spansk samt lokal fakturering og lokale betalingsmuligheder på et tidspunkt, hvor international betaling var næsten umuligt i Argentina. Uden dem ville det næsten have været umuligt at bruge Dropbox, fortæller Cejas.

Resultater: en løsning med mange facetter til et mangfoldigt team

Selvom Infobae i starten brugte Dropbox som en lagerløsning, begyndte de også hurtigt at bruge andre funktioner. Nu bruger Infobae delte mapper og teamlagerplads i Dropbox Enterprise for at optimere samarbejdet. Det gør også, at de kan synkronisere filer i realtid og på tværs af enheder, så det ikke er nødvendigt at genuploade og downloade filer hver gang. 

Det redaktionelle team administrerer også adgang til alle råmaterialer via administrativ styring, så de har kontrol over brugere, tilladelser og retningslinjer og kan overvåge aktiviteter med detaljerede overvågningslogge og effektive compliance-værktøjer. Det beskytter følsomme filer og giver kun relevante teammedlemmer adgang.

Versionsstyring giver også Infobae større tiltro til, at de kan blive ved med at rykke grænserne og være innovative. “Med Dropbox kan vi genskabe data, som blev slettet for op til et år siden, og vi har adgang til flere versioner fra de seneste seks måneder. Muligheden for at gøre det er afgørende; det har reddet os mange gange i forbindelse med vigtige redaktionelle opgaver,” siger Cejas.

Infobae bruger Dropbox i alle faser af deres arbejdsgange på tværs af flere teams, herunder administrativt personale, salgsteams, fotografer, filmskabere og studier, så de kan operere strømlinet og konsekvent. Infobaes status som et stort medie på det spansktalende marked skyldes i høj grad denne alsidige anvendelse.

At have Dropbox Enterprise hjælper også Infobae med at omgå regionens problemer med internet og forbindelse, hvilket kan være svært på grund af en it-infrastruktur i regionen, som stadig er under udvikling. Dropbox Enterprise giver adgang til filer offline, så teammedlemmer kan arbejde på filer uden internetforbindelse. Når forbindelsen er genoprettet, bliver ændringerne synkroniseret med det samme, hvilket garanterer produktiviteten.