Japan Translation Center, Ltd.

Udfordring: håndtering og deling af kontrakter

Japan Translation Center (JTC) blev grundlagt i 1962 som pioner inden for oversættelse til og fra fremmedsprog. JTC har base tæt på Tokyo Tower i Higashi-Azabu-distriktet i Tokyo-bydelen Minato og tilbyder oversættelse og tolkning til flere sprog ud fra et princip om “menneskelig oversættelse”.

“I de senere år ser vi mere og mere AI-baseret maskinoversættelse, men vi mener stadig, at  der virkelig er værdi i menneskelig oversættelse. Vi forsøger at levere kvalitetsoversættelser, der tager højde for tekstens kontekst, forfatterens tanker og følelser, den tilsigtede anvendelse af det oversatte dokument, og hvor overbevisende den er i målgruppens øjne,” forklarer Risa Takabatake, direktør i JTC.

Et af virksomhedens aktiver er deres team af erfarne oversættere. JTC arbejder med adskillige freelanceoversættere via outsourcing-kontrakter, men virksomheden stødte på udfordringer i kontraktprocessen.

Når ansøgere sender de nødvendige dokumenter og består oversættelsestesten, bliver vilkårene aftalt, og der skal underskrives en kontrakt, før de kan begynde at få oversættelsesarbejde. Tidligere sendte JTC ansøgningsdokumenter som ZIP-filer beskyttet med adgangskode, hvor adgangskoden blev sendt efterfølgende – en proces kaldet “PPAP” (adgangskodebeskyttet vedhæftningsprotokol). Men når der er mange ansøgere, bliver det hurtigt en besværlig opgave. Processen indebærer også risici vedrørende datasikkerhed.

“Kontrakterne var mere analoge, hvor alt blev sendt, forseglet og returneret med posten i papirudgave. Ud over den administrative byrde betød det også, at omkostningerne til stempelmærker og frimærker var et problem,” husker Takabatake.

JTC oplevede også udfordringer, når det gjaldt håndtering af dokumenter. Kontrakter for hver oversætter blev arkiveret og opbevaret i et arkivskab, som med tiden blev meget besværligt at håndtere. 

“Vi var selvsagt nødt til at være på kontoret, hvis vi ville se dokumenterne. Vi kunne se, at vi var nødt til at digitalisere vores dokumenter og blive papirløse, hvis vi ville eliminere al den ineffektivitet,” tilføjer Yukiko Masuda fra JTC’s afdeling for almindelige anliggender.   

Løsning: Dropbox med Dropbox Sign til at digitalisere onboarding af leverandører

“Vi lærte i processen, at vi kunne forbinde Dropbox med Dropbox Signs platform til e-signaturer,” forklarer Masuda.

Når du kombinerer det med Dropbox, kan du også strømline dine arbejdsgange – lige fra at oprette og opbevare dokumenter til at anmode om og bekræfte underskrifter.

Processen er enkel. Du skal bare uploade de dokumenter, der skal underskrives, indtaste e-mailadressen på den person, der skal underskrive, og klikke på “Anmod om underskrift”. Når dokumentet er underskrevet, bliver det opbevaret på din Dropbox Sign-konto. Du kan følge status på det, sende påmindelser og administrere adgangsrettigheder ud fra medlemstilladelser. Når de to tjenester bruges sammen, kan de opfylde virksomhedens behov fuldstændigt.

“Først så vi på Dropbox som en måde at flytte vores filserver til skyen på, men vi fandt hurtigt ud af, at vi også kunne digitalisere vores kontraktproces, hvis vi også begyndte at bruge Dropbox Sign. Vi vidste, at vi senere ville få brug for at digitalisere vores kontrakter, så det virkede som en rigtig god mulighed,” siger Masuda.

JTC var også imponerede over andre Dropbox-funktioner. De vænnede sig hurtigt til den brugervenlige grænseflade ‌og satte pris på den hurtige filsynkronisering. Et andet vigtigt aspekt var sikkerheden – et must, når du skal opbevare følsomme dokumenter.

Ud over filanmodninger, som du kan bruge til sikker modtagelse af dokumenter, der er uploadet af andre, leverer Dropbox også komplet platformssikkerhed. Dropbox forhindrer uautoriseret adgang ved at bruge individuel 256 bit-kryptering for hver serverblok, hvor der opbevares data, og der er også mulighed for flerfaktorgodkendelse. Det gav JTC ro i sindet, fordi de vidste, at de havde et sikkert sted at opbevare deres data.

Resultat: centraliseret filhåndtering og øget sikkerhed

JTC har allerede oplevet mange fordele siden implementeringen af Dropbox og Dropbox Sign.

De begyndte med at bruge Dropbox til at kommunikere med oversættere i blandt andet kontraktprocessen. Nu bruger de filanmodninger til at modtage dokumenter fra ansøgere. I forbindelse med onboarding samler og administrerer de alle dokumenter såsom ansøgninger, testresultater, registreringsdokumenter og kontraktfiler i Dropbox-mapper, der er unikke for hver enkelt oversætter.

“Vi kommunikerer med oversætterne ved at sende dem et delt link til de dokumenter, vi har lagt i deres mappe. Vi plejede at opbevare vores dokumenter i en kombination af data og papirform på forskellige steder, men nu er de samlet ét sted, hvilket reducerer den tid og de kræfter, det kræver at administrere dem, med cirka 25 %. Det betyder også, at vi har adgang til alting, når vi arbejder hjemmefra,” fortæller Takabatake.

JTC administrerer også kontraktprocessen via Dropbox og Dropbox Sign. Idet medarbejderne ikke længere behøver møde på kontoret for at bruge deres officielle segl, kan virksomheden nu mere effektivt adskille det at arbejde på kontoret og at arbejde hjemmefra. Medarbejderne bruger desuden mindre tid på at sende dokumenter med posten og rette fejl, så kontrakter kan færdiggøres på cirka den halve tid. Det gavner også de oversættere, der ansættes hos JTC.

Desuden oplevede JTC markante omkostningsbesparelser, efter at de foretog skiftet. Det skyldes, at virksomheder i Japan skal købe et stempelmærke til 4.000 yen for at færdiggøre kontrakter i papirform, mens det ikke er nødvendigt ved elektroniske kontrakter. De har også kunnet reducere andre udgifter til for eksempel frimærker og papir og fysisk lagerplads til dokumenter i papirudgave.

“Kort efter implementeringen havde vi et stort oversættelsesprojekt, hvilket betød, at vi var nødt til hurtigt at underskrive kontakter med oversættere med speciale i alle mulige felter. Det ville have været umuligt at administrere den proces fra rekruttering og helt til de endelige kontrakter uden Dropbox og Dropbox Sign. Vi har været i stand til at lave et system, der kan reagere øjeblikkeligt på pludselige ændringer i vores virksomhed,” siger Takabatake.

Nu har virksomheden planer om gradvist at migrere ‌dokumenter og indhold på deres lokale filserver til Dropbox. Når det er gjort, skal de ikke længere bekymre sig om at vedligeholde deres lokale filservere eller frygte at miste data som følge af driftsafbrydelser. Overgangen til skyen er det næste logiske skridt, fordi det beskytter de værdifulde dataaktiver, som virksomheden har akkumuleret gennem de mere end 60 år. 

JTC er blevet tildelt et PrivacyMark som anerkendelse af, at de træffer de nødvendige foranstaltninger for at beskytte personlige oplysninger. Det betyder, at Dropbox er meget velegnet takket være det betragtelige antal sikkerhedsforanstaltninger – selv i sammenligning med andre cloudlagertjenester. Et skifte til cloudlager gør også, at medarbejderne kan se de forskellige filer, de skal bruge, når de arbejder hjemmefra.

JTC overvejer desuden ‌Dropbox Transfer. Det gør det muligt at dele filer, selv når den person, du deler med, ikke har en Dropbox-konto. Eftersom JTC tit oversætter store video-, lyd- og andre filer, mener virksomheden, at Dropbox Transfer vil være nyttigt, når de skal deles med oversættere.

Lige fra digitalisering af kontraktprocessen og centralisering af oversætterdata og til administration og deling af dokumenter internt i virksomheden vil Dropbox og Dropbox Sign uden tvivl fortsætte med at tilføre virksomheden mere og mere værdi.