Tobishima Corporation: Se tegninger, dokumenter og andre medier på tablets når som helst

Udfordring: at strømline informationssøgning på byggepladsen 

Tobishima Corporation ville gerne strømline deres besværlige proces for at søge information på byggepladserne for at øge effektiviteten i tråd med deres mål om at reformere arbejdsmønstrene

I 2018 kunne Tobishima Corporation fejre 135 år i branchen. I den tid har de arbejdet på nogle af Japans største byggeprojekter såsom Seikan-tunnellen og Tokyo Bay Aqua-Line samt adskillige projekter med opføring og udvikling af social infrastruktur. I de seneste år har virksomheden arbejdet for reformer for at “skabe byggeriets fremtid” ved at trække på innovative teknologier inden for byggeri og katastrofeforebyggelse. “Vores mål er at udvikle os til det, vi kalder for en “New Business Contractor”. I byggebranchen toppede udviklingen af infrastruktur frem mod 2020, hvilket gør det afgørende, at vi finder en løsning på de lange arbejdstider, som medarbejderne står overfor. Vi mente også, at vi for at rekruttere og udvikle personale og understøtte yderligere vækst for vores virksomhed havde akut behov for at reformere vores arbejdsgange, og det skulle begynde med vores IT-miljø,” forklarer Atsushi Ozawa fra Tobishima Corporation.

Som en del af den målsætning gav virksomheden alle medarbejdere bærbare letvægtscomputere samt støvafvisende, blæserfri tabletenheder, der kunne medbringes på byggepladsen. Det gjorde, at de kunne udvikle et mobilt arbejdsmiljø, der ikke var knyttet til én bestemt placering såsom byggepladsen, kontoret på byggepladsen eller afdelingens kontor.

Men de var nødt til at tage et nyt kig på, hvordan de kunne håndtere, at data skulle kunne ses på alle enheder. Dengang blev dokumenter som tegninger og metodeerklæringer opbevaret og administreret på et netværkstilsluttet datalager (NAS) på byggepladsens kontor. Men forskellige operativsystemer gjorde det svært for deres tablets at tilgå data fra NAS, så medarbejderne måtte vende tilbage til byggepladsens kontor for at tjekke dokumenterne. 

“Eftersom vores medarbejdere ikke havde adgang til tegninger og andet materiale på byggepladsen, var de nødt til at tage tilbage til kontoret, hver gang de skulle tjekke noget. Vi havde brug for at opbevare de data på en måde, så vores medarbejdere havde adgang til informationerne på mindre tidskrævende vis,” siger Takahisa Nakaya, der også arbejder hos Tobishima Corporation.

Løsning: brugervenlig deling og visning af store filer

Efter at have finkæmmet deres muligheder for moderne dataopbevaring valgte Tobishima Corporation således Dropbox.

“Ud over muligheden for at se dokumenter på en tablet var opbevaring i skyen et must, fordi det ville reducere risikoen for tab af data pga. NAS-fejl eller naturkatastrofer og lette byrden ved vedligeholdelse og drift. Vi valgte Dropbox, fordi deres grænseflade er enkelt at finde rundt i, og det er nemt at bruge selv for dem, der ikke er så fortrolige med IT,” forklarer Ozawa.

Teamet var også begejstret for Dropbox’ differentierede synkronisering, som gør det muligt at uploade store filer såsom CAD-data og billeder fra byggepladser hurtigt og sikkert. Desuden betyder muligheden for at se filer offline, at teamet kun behøver at have filer relateret til igangværende projekter på lokale enheder samt i udvalget af apps, der kan tilknyttes.

“Alle vores projektledere, inklusive mig selv, opbevarer personlige data om vores tidligere byggepladser som reference i vores arbejde. De data bliver flere og flere, og skybaserede tjenester giver os større fleksibilitet til at øge vores lagerkapacitet sammenholdt med NAS, hvor man er nødt til hele tiden at tilføje mere. Det sætter vi stor pris på,” fortæller Nakatani.

Resultater: informationssøgning uanset tid og sted og endda deling af filer med eksterne virksomheder

Efter en vellykket prøveperiode begyndte Tobishima Corporation at implementere Dropbox i fuld skala.  “Når jeg gerne vil tjekke en tegning, kræver det tid og indsats at tage hen på kontoret, især når jeg arbejder med højhuse, så det er en kæmpestor hjælp at kunne tjekke dokumenter på min iPad. Det øger ikke bare effektiviteten, men reducerer også arbejdsbyrden for byggepladsledere som mig,” siger Yusuke Tanaka.

Det gør også, at teamet kan opnå et papirløst miljø på byggepladserne. Førhen var de ofte nødt til at tage fysiske tegninger lavet med plotter med til byggepladsen, men de fandt ud af, at det ikke længere var nødvendigt. “Nu kan vi se alle de data, vi har brug for, i Dropbox på vores telefoner og iPads, så vi ikke ender i situationer, hvor vi har printet én tegning, men skal bruge en anden,” forklarer Tanaka.

Dropbox har også vist sig at være nyttigt til joint ventures, som er hyppigt anvendt til projekter i byggebranchen.

“I et joint venture skal man kunne dele information med flere virksomheder. Men der er også et compliance- og sikkerhedsspørgsmål, når virksomhedens filservere gøres tilgængelige eksternt. Med Dropbox kan vi lave detaljerede justeringer af indstillinger som f.eks. visningsrettigheder, så vi kan dele vores filer med ro i sindet,” siger Ozawa. 

Tobishima Corporation nyder også godt af de samme fordele ved at dele filer internt mellem virksomheder i koncernen.

De har planer om at bruge Dropbox til at håndtere en bredere vifte af filer i fremtiden. Først og fremmest vil de begynde at bruge det til billeder. På hver enkelt byggeplads tager medarbejderne mange af dem hver dag med henblik på registrering og rapportering, og de laver en logbog for at kunne opbevare og administrere billederne. Tidligere var den opgave medvirkende til længere arbejdstider. 

“Nogle byggepladser er nu begyndt at opbevare deres billeder i Dropbox, og de outsourcer også administration af billeder og oprettelsen af logbøger via Dropbox. Vi har planer om at implementere det mere bredt i fremtiden for at nedbringe arbejdsbyrden for vores ansatte,” siger Ozawa og tilføjer, at han håber, at initiativet vil reducere arbejdstiden. 

De overvejer også helt at fjerne deres kontorbaserede NAS og samle alle deres data i Dropbox i fremtiden. “Vi har allerede overført vores filservere til skyen og implementeret Microsoft 365 som kommunikationsværktøj i hele koncernen, så optimering af arbejdsmetoder er et af vores primære fokusområder. Vi glæder os til at arbejde videre med Dropbox om at understøtte vores initiativer,” afslutter Ozawa.