Toda Corporation
Migrering af fysiske servere fra byggepladser til cloudlager.
Anvendelse af hurtig synkronisering og en førsteklasses søgbarhed for at strømline delingen af oplysninger med interne og eksterne samarbejdspartere.
"Der opstår mange problemer og ændringer i forbindelse med byggerier, og der er det afgørende, at man kan dele oplysninger på stedet med det samme. Med installationen af Dropbox er det muligt for personalet i virksomheden og vores eksterne samarbejdspartnere, herunder mange partnervirksomheder, at dele filer i realtid."
Anvendt produkt
Dropbox
Branche
Byggeri
Størrelse
+1.000
Placering
Japan
Udfordring: Fysiske servere på hver enkelt byggeplads har gjort det svært at dele oplysninger uden problemer med eksterne parter.
Toda Corporation har nu i 140 år været hovedentreprenør. Aktiviteter inden for byggeri, anlæg, byudvikling, fast ejendom, elproduktion osv. har betydet en stabil vækst inden for en lang række områder for virksomheden.
Toda Corporation plejede at installere fysiske servere på sine byggepladser, så de kunne redigere og gemme data, f.eks. tegninger, fotos og procesdiagrammer.
I byggefasen er der mange samarbejdspartnere, herunder kontorer, der fører tilsyn med design, samt andre partnere, som redigerer og tjekker forskellige dokumenttyper, f.eks. tegninger. Disse dokumenter opdateres dagligt. De fysiske servere var dog primært tilgængelige for hovedentreprenørens medarbejdere.
"Derfor brugte medarbejderne hos hovedentreprenøren meget tid og mange penge på at dele byggeoplysninger, komprimere store filer med tegninger, sende dem via e-mail eller en dedikeret filoverførselstjeneste og derefter stille et eksternt fillager til rådighed,"
siger Hiroyuki Ikehata, Manager, Production System Promotion Section 1 hos Toda Corporation.
I byggebranchen er det ekstremt vigtigt, at man kan dele oplysninger hurtigt. Toda Coperation oplevede dyre forsinkelser, da de skulle sende filer i stil med tegninger via e-mail til eksterne partnere.
Denne driftsform medførte altså også en besværlig filhåndtering. Da næsten 100 e-mails blev modtaget dagligt – og mange af dem med vedhæftede tegninger – var det et problem at bekræfte, hvilke tegninger der var de nyeste versioner, at pakke komprimerede eller adgangskodebeskyttede tegninger ud og gemme tegningerne i mapper, som var kategoriseret efter byggeoplysninger.
"I byggebranchen kan det medføre store omkostninger og ekstraarbejde, hvis der indsættes en forkert linje eller tegning. For at undgå det var vi nødt til at ringe og få bekræftet det nøjagtige afsendelsestidspunkt for hver enkelt e-mail, så vi vidste, hvilken fil indeholdt den seneste version," erindrer Toshihiro Saito, pladsformand hos Toda Corporation, som fører tilsyn med byggepladser.
Medarbejdere på de forskellige pladser var også plaget af driftsfejl, hvor data utilsigtet blev slettet på en fysisk server. Det medførte et behov for genoprettelse af filer fra tidligere versioner, da det ikke var let at gendanne slettede filer. Hver af disse fejl medførte ekstraarbejde.
Løsning: Dropbox blev implementeret på grund af sin hurtige filsynkronisering og avancerede søgefunktioner
Omkring dette tidspunkt besluttede virksomheden at flytte til en midlertidig bygning i december 2019, mens hovedkvarteret var under ombygning. Under forberedelsen af denne flytning blev emnet om løsningen af de eksisterende problemer bragt op.
Inden der blev implementeret filservere i skyen for byggepladserne, begyndte de at implementere samme løsning for de interne afdelinger på hovedkontoret, som skulle flytte midlertidigt pga. ombygningen.
Denne løsning gav ikke kun mulighed for hurtigere deling af oplysninger, den styrkede også planerne om at sikre virksomhedskontinuiteten og reducerede behovet for plads til installation af filservere. Dette lagde grunden til implementeringen på virksomhedens byggepladser i hele landet.
Toda Corporation havde indtil da brugt Google Drev til deling af oplysninger mellem sine interne arbejdsgrupper. Men da mange mennesker udtrykte bekymring over langsom filsynkronisering med deres computere og deres manglende evne til at dele filer med forskellige eksterne partnervirksomheder på grund af kontoregistreringsproblemer, begyndte virksomheden at undersøge en alternativ løsning, der i højere grad ville passe til behovene i forbindelse med deres byggeopgaver.
"Vi kiggede på to muligheder: Dropbox Business (herefter "Dropbox") og en cloudlagertjeneste fra en anden udbyder. Vores undersøgelser viste dog, at de var helt forskellige. Vi synes, at Dropbox er lidt ligesom et "skrivebord", hvor flere mennesker kan arbejde sammen, mens den anden løsning mere er en "skuffe", hvor man kan gemme færdige filer.
Den første løsning matcher vores behov for løbende at kunne redigere og dele filer med partnervirksomheder,"
siger Ikehata.
Dette var en beskrivelse af deres rejse, der førte til implementeringen af Dropbox. De afgørende faktorer var synkroniseringshastighed af filer, hvilket er afgørende for deling og samarbejde, og den intuitiv betjening, som giver mulighed for at anvende løsningen på samme måde, som hvis det drejede sig om en lokal mappe.
Resultat: Dropbox er implementeret som standardløsning i hele virksomheden, som sikrer effektiv interaktion med partnervirksomheder
Effektiv og fleksibel fildeling
Siden virksomheden startede denne omfattende ændring for ca. et halvt år siden, er tegninger, dokumenter og data, der var gemt på fysiske servere i de forskellige afdelinger og på forskellige bygge- og anlægspladser løbende blevet overført til Dropbox. Virksomheden bruger som standard også Dropbox på nye arbejdslokationer. Lagringen af filer i Dropbox har naturligvis gjort det muligt for dem at dele filer.
Og ved at udlåne deres Dropbox-licens til større designkontorer og partnervirksomheder er de nu i stand til at facilitere et miljø, hvor alle interne og eksterne medarbejdere i forbindelse med byggerier kan få adgang til de nødvendige oplysninger, så de kan løse deres opgaver.
"Oprettelsen af delte mapper for hver enkelt partnervirksomhed har gjort det muligt for os at eliminere fejl, når de nyeste tegninger skal deles. Den har også sparet os besværet i forbindelse med filstyring,"
siger Saito.
Ved at oprette delte mapper i Dropbox til hver enkelt mødearrangør og gemme alle relevante dokumenter i de pågældende mapper har virksomheden også kunnet bruge dem til eksterne webmøder.
"Det har sat skub i papirløs drift og reduceret det arbejde, der tidligere var forbundet med forberedelsen af dokumenter,"
siger Koji Sakamoto, Construction Equipment Section, Toda Corporation.
Desuden har brug af funktionen til linkdeling og Dropbox Transfer gjort det muligt at massesende nødvendige filer til samarbejdspartnere, som de ikke har lånt deres licens ud til.
Effektiv og fleksible fildeling
Med funktionen Versionshistorik kan de let gendanne slettede filer.
Hurtigere søgning efter oplysninger Effektiviteten i forbindelse med filsøgning er også steget betragteligt. "Det går nu 3-4 gange så hurtigt at finde filer end tidligere," understreger Ikehata.
De kan nu gemme alle filer ét enkelt sted, og de kan i højere grad gøre brug af den førsteklasses søgemulighed, der kendetegner Dropbox.
Sekundære fordele: Øget produktivitet ved hjemmearbejde under COVID 19-pandemien takket være Dropbox
Problemfri overgang til hjemmearbejde
Fordelene ved Dropbox blev til fulde demonstreret under COVID 19-pandemien.
"Vi anser den problemfrie overgang til hjemmearbejde for at være den største fordel ved Dropbox,"
udtaler Masakazu Aoki, Manager, Administration Division, International afdeling hos Toda Corporation.
Virksomheden bruger Dropbox Paper til forskellige formål, herunder administration af tidsplaner, opgavestyring og deling af oplysninger med medarbejdere, der arbejder hjemmefra. De siger, det forbedrer kommunikationen.
"Selvom Google Kalender også kan administrere tidsplaner, kan den ikke administrere opgaver for hver enkelt medlem. Administrationen af begge ved hjælp af Dropbox Paper har reduceret problemerne med skift af apps og telefonisk bekræftelse af arbejdsoplysninger. Dermed er produktiviteten ved hjemmearbejde øget,"
siger Aoki.
Mere problemfri interaktion med oversøiske baser og byggepladser
Virksomheden synes, at Dropbox Paper også er effektiv til kommunikation med de oversøiske baser og byggepladser i andre tidszoner.
Når brugerne skriver kommentarer i én enkelt fil i løbet af arbejdsdagen, kan medarbejderne arbejde tættere sammen, uden at det er nødvendigt at aftale et møde på et tidspunkt, som passer alle.
"Vi synes, at den problemfrie overgang til hjemmearbejde under COVID 19 var den største fordel for os. Med Dropbox Paper får vi hjælp til at visualisere de igangværende aktiviteter for hver enkelt medlem, og det har øget produktiviteten i forbindelse med hjemmearbejde."
Masakazu Aoki, Manager, Administration Division, International afdelingVigtige fordele ved introduktionen af Dropbox
De avancerede søgefunktioner har forbedret effektiviteten i forbindelse med filsøgninger og elimineret behovet for en mappestruktur.
Dropbox Paper har hjulpet med at visualisere hver enkelt medarbejders egne forhold og har øget den interne kommunikation ved hjemmearbejde. Det har også strømlinet delingen af oplysninger med oversøiske baser og partnervirksomheder i forskellige tidszoner.
Takket være en problemfrie synkronisering, afspejles filændringerne med det samme – selv ved deling af tegninger og andre store filer. Det gør det lettere at administrere de nyeste data.