TV Asahis strategiske skifte til Dropbox: øget effektivitet og sikkerhed i medieaktiviteter

Udfordring: behov for skybaseret system til fildeling for at blive papirløse

TV Asahi blev etableret i 1959 og har været i tv-branchen i over 60 år. I de senere år har de udvidet deres virksomheder med internet-tv såsom “AbemaTV” og “TV Asahi Douga” for at opfylde de skiftende behov for at se indhold. Sideløbende har de øget antallet af medarbejdere, idet virksomheden fortsat er i vækst. Gradvist voksede TV Asahi fra sine fysiske lokaler, og mangel på plads til at opbevare bånd og andre medier blev et problem. Det fortæller Hajime Yasuda fra TV Asahis afdeling for tekniske anliggender:

“Vi havde akut brug for at reducere den mængde papirdokumenter, vi bruger. Vi var begyndt at bruge filservere og tablets i et forsøg på at blive papirløse, men det var ikke let at bryde ud af vores mangeårige papirbaserede kultur, hvor titusindvis af forslag til tv-udsendelser blev fotokopieret og delt ud på møder næsten hver uge.”

Desuden blev visse problemer også afsløret i processen med at blive papirløse. I vores samtaler med medarbejdere om deres brug af IT fandt vi ud af, at et uventet antal af dem allerede brugte forbrugerværktøjer til datadeling både individuelt og internt i deres afdeling.

“Forbrugerværktøjer mangler ofte de sikkerhedsfunktioner, som er nødvendige for virksomheder, og det er svært for IT-afdelingen at administrere dem centralt. For at undgå eksterne lækager af virksomhedsdokumenter som kontrakter og fakturaer samt dokumenter til indholdsproduktion som forslag og manuskripter måtte vi indføre et formelt system til datadeling for hele virksomheden,” siger Yasuda.

Selvom deres eksisterende lokale filservere var praktiske til at opbevare datafiler, var de ikke bygget til at dele information på en fleksibel måde med tredjeparter som reklamebureauer og produktionsselskaber. Hvis medarbejderne ville tjekke et dokument on location, var de faktisk nødt til at bede nogen om at videresende det til dem i en e-mail. Derfor besluttede virksomheden at overveje et nyt system til datadeling, så en virksomhedsorienteret cloudlagertjeneste kunne øge effektiviteten og mindske sikkerhedsrisici.

Løsning: sikker opbevaring og deling af filer

Efter nøje overvejelser valgte de Dropbox.

En væsentlig faktor var, at Dropbox baseret på resultaterne af deres tidligere undersøgelse allerede var den mest anvendte cloudtjeneste blandt TV Asahis medarbejdere.

“Mange af vores medarbejdere kunne godt lide, hvor nemt det er at bruge grænsefladen, og vi mente, at implementeringen ville gå mere glat, eftersom de hurtigt kunne vænne sig til det,” forklarer Makoto Miyahara fra TV Asahi.

De tog også Dropbox’ sikkerhedsfunktioner i betragtning. Ud over flerfaktorgodkendelse og avanceret logstyring gik det specifikt på, at administratorernes mulighed for at overvåge virksomhedens forbrug centralt gav dem ro i sindet.

“Da vi altid kan overvåge tjenesten, kan vi også anvende retningslinjer for styring og kontrolforanstaltninger. Vi mente, at det ville modvirke brugen af forbrugerværktøjer og desuden skabe et miljø for datadeling, hvor medarbejderne når som helst og hvor som helst har adgang til filer gemt i skyen.” – Hajime Yasuda

Dropbox kan nemt håndtere store mængder data, hvilket var endnu et stort plus. Tv-stationer arbejder inden for mange områder, hvor der håndteres filer med enorme mængder data, for eksempel videoklip og computergrafik (CG). Tidligere opbevarede TV Asahi disse data på deres filservere, men de ansatte havde givet udtryk for, at de mente, det var upraktisk til at dele data eksternt. “Når instruktører filmede on location, kunne de bede om at se tidligere optagelser på stedet, men vi havde nærmest ingen mulighed for at opfylde det ønske. Men med Dropbox har vi en forhåndsvisning af de fleste af vores filer, selv når de er i specielle formater som Avid DNxHD og Apple ProRes, som video- og CG-apps bruger. Og fordi vi kan tjekke dem uden at downloade hele filen, kan vi endda gøre det på steder, hvor der er begrænset internetforbindelse. Vi undersøgte fordele og ulemper ved adskillige tjenester, men vi syntes, at Dropbox var vores eneste mulighed for at kunne håndtere videoindhold,” siger Takatoshi Yamamoto fra TV Asahis Corporate Design Center.

Resultater: udvidelse af brugen af Dropbox til video og grafik

Det har ført til, at TV Asahi er begyndt at bruge Dropbox. De er i øjeblikket‌ ved at rulle det ud i hele virksomheden. Der blev uddelt licenser ud fra de enkelte afdelingers krav, begyndende med deres afdelinger for CG og internetvirksomhed, som havde mest brug for dem. Målet er at gøre den lokale drift og informationsdeling mere effektiv. 

“Jeg arbejder med CG-produktion, hvor vi allerede er begyndt at bruge systemet i fuld skala. Det har gjort kommunikation med folk uden for virksomheden langt mere effektiv. Ud over funktionen til forhåndsvisning af videofiler, som vi nævnte tidligere, gør Dropbox Transfer det også let at overføre store filer til og fra eksterne lokationer. Muligheden for at give downloads fleksible udløbsdatoer er især nyttig. Dropbox er også blandt de første til at indføre den seneste teknologi, så vi er sikre på, at vi kan skabe et miljø til at dele og opbevare filer, som følger med alle de nyeste udviklinger” – Yamamoto.