Samarbejde med Dropbox understøtter administrationen University of Floridas “land grants”
Floridas førende offentlige universitet bruger Dropbox til at forbinde samarbejdende udvidelsescentre på tværs af 67 amter og bringe læring direkte til statens beboere.
"Det lyder enkelt, men Dropbox gør det simpelthen nemmere for medarbejderne at samarbejde. Brugerne kan for det meste administrere deres egne mapper og filstrukturer, fordi det er let og ligetil for dem."
Anvendte produkter
Dropbox
Branche
Uddannelse
Størrelse
Over 1000
Placering
Gainesville, Florida
Udfordring: Samling af campus gennem teknologi
Med stigningen i antallet af geografisk spredte campusser og fjernarbejde forsøger mange universiteter at finde måder at forbedre samarbejdet mellem lokationer på. Men for University of Florida er denne udfordring – og den teknologi, der kræves for at løse den – særlig vigtig.
Da UF er et land grant-universitet, er det lovpligtigt at have en fysisk tilstedeværelse i hvert amt i Florida for at kunne tilbyde uddannelsesressourcer til statens indbyggere.
For UF's Institute of Food and Agricultural Science, som forvalter skolens land grant-forpligtelser, betyder det, at der er et “cooperative extension center” i hvert af Floridas 67 amter og i alt 102 faciliteter i hele staten.
For instituttets IT-team udgør dette enorme fysiske barrierer for samarbejde, som skal løses med teknologi. Men det kan være svært at standardisere værktøjer og processer på tværs af disse lokationer. “Det sværeste ved det, vi laver, er ikke teknologien, men kommunikationen,” siger IFAS' IT-direktør Dan Cromer. “Det kræver meget arbejde at få alle til at følge de samme processer.” IFAS fandt ud af, at når der ikke fandtes en brugervenlig mulighed, brugte medarbejderne private Dropbox-konti for at overvinde afstanden mellem dem. Spredningen af data og processer på tværs af systemer havde en negativ indvirkning på både sikkerheden og samarbejdet.
“Vi kunne se, at brugerne udførte en masse fantastisk arbejde på Dropbox, som ikke nødvendigvis kunne overføres til et andet værktøj. Da vi valgte at implementere Dropbox, kunne alt det fantastiske arbejde fortsætte, uden afbrydelser og på den sikrest mulige måde.”
Efterhånden som behovet for samarbejde voksede, voksede brugen af Dropbox også. Som en del af et sikkerhedsinitiativ kastede UF's centrale IT-team til sidst et blik på universitetets uadministrerede Dropbox-brug og fandt ud af, at der var stærke Dropbox-samarbejdsnetværk på tværs af universitetet. "Med de værktøjer, vi havde på plads, havde brugerne problemer med delingspolitikker og samarbejde om komplekse filtyper", siger Associate CIO Saira Hasnain. "Med tiden henvendte disse brugere sig til Dropbox for at få et værktøj, der kunne give dem mulighed for at samarbejde med mindst muligt besvær".
I stedet for at fjerne adgangen til Dropbox – og give afkald på brugernes arbejdsgange og data – besluttede UF at omfavne Dropbox ved at investere i en universitetskonto.
“Når vi talte med vores IT-chefer, vores professorer og vores medarbejdere, kunne vi se, at brugerne udførte en masse godt arbejde på Dropbox, som ikke nødvendigvis ville kunne overføres til et andet værktøj,” siger CIO Elias Eldayrie. “Da vi valgte at implementere Dropbox, kunne alt det arbejde fortsætte uafbrudt på den mest sikre måde.”
Løsning: Enkelt og sikkert
UF's udrulning omfatter nu over 5.000 medarbejdere. For forskere fungerer Dropbox som en vigtig platform for både internt og eksternt samarbejde om bevillinger. “Vores brugere har fundet ud af, at brugen af Dropbox reducerer den fejlkommunikation, der kan opstå, når dokumenter sendes frem og tilbage via e-mail,” siger Blanchard. En professor på College of Pharmacy bruger Dropbox til at samarbejde med forskere i Nigeria. Eftersom hans kolleger har dårlig internetadgang og ikke kan downloade store videofiler, er det vigtigt at kunne se videoer direkte i Dropbox. Og eftersom Dropbox overholder HIPAA, kan forskere inden for medicin opbevare alle deres filer – inklusive dem med følsomme oplysninger – på ét sted.
For UF's IT-team spiller Dropbox en integreret rolle i datahåndtering og samarbejde på tværs af universitetet. “Det lyder simpelt, men Dropbox gør det bare nemmere for medarbejderne at samarbejde", siger Lane Blanchard, IT-direktør på College of Pharmacy. “Brugerne kan for det meste administrere deres egne mapper og filstrukturer, fordi det er let og ligetil for dem.” Medarbejdere på tværs af IT-afdelinger roser enstemmigt Dropbox for den enkle tilgang og den reducerede oplæring og support, der kræves fra IT-afdelingen. “Jeg tror ikke, at jeg nogensinde har fået en eneste klage over Dropbox,” siger Cromer. “Og det er en sjælden ting at sige i denne branche.”