Designit

Hver eneste dag udforsker Designit, hvordan folk tænker, opfører sig og interagerer med deres miljøer. Den strategiske designvirksomhed bruger denne ekspertise til at hjælpe ambitiøse brands med at skabe effektive produkter, service og rum, som folk elsker, fordi det, der betyder noget for folk, er vigtigt for virksomheden.

Designits har en tilgang, der sættes mennesker først, og det afspejles i dets kultur. Designit lægger vægt på medarbejdernes oplevelse, fleksibilitet og samarbejde. Tilbage i 2015 var det dette, som banede vejen for, at Dropbox blev virksomhedens samarbejdsstandard. Efter at have fundet ud af, at mange medarbejdere allerede brugte personlige Dropbox-konti, købte Designit en virksomhedskonto, som nu har næsten 1.000 brugere. "De værktøjer, som medarbejderne foretrækker at bruge, forsøger vi at tage til os" siger Global Executive Director Kjersti Lund. "Vi ser det som en vigtig del af at sikre medarbejdernes trivsel."

Men efterhånden som teknologien udvikler sig, gør medarbejderne det også. Med medarbejdere fordelt på 16 kontorer ønskede Designit efterhånden en enkel løsning, som forskellige teams kan bruge til at arbejde med det samme indhold i realtid.

De henvendte sig til Dropbox Paper, som hurtigt blev endnu et uundværligt værktøj til samarbejde i virksomheden. “Paper findes overalt hos Designit,” siger Global IT Lead Morten Thomsen. “Og det sjove er, at vi aldrig rigtig introducerede nogen for værktøjet. Alle ved, hvordan det skal bruges, fordi det er simpelt og virker præcis, som det skal.”

I Designit bruger over 550 medarbejdere aktivt Dropbox Paper til at arbejde sammen om projekter i realtid og effektivisere arbejdsgange. Dette har væsentligt reduceret tid brugt på administrative opgaver som at sende indhold via e-mail eller briefing af teams om projekter. Her er to eksempler på, hvordan teams hos Designit bruger Dropbox Paper.

Designundersøgelsesteamet

Designundersøgelsesteamet bruger mest Paper i et projekts tidlige faser. På dette tidspunkt er der fokus på at finde ud af så meget som muligt om den udfordring, kunden står over for. "At koordinere undersøgelser og behandling af de data, vi har brug for til virkelig at forstå vores kunders udfordringer, kræver detaljeopmærksomhed," forklarer Lead Design Researcher James Bailey. "Paper gør det nemmere at arbejde med data og gøre opmærksom på de vigtigste punkter."

Især funktioner som hurtig gengivelse af Dropbox-links til skærmbilleder fremskynder hele processen for James' team. "Det sparer så meget tid, bare at kunne tage et screenshot, indsætte linket og så er det der i dokumentet. Jeg er vild med det." Derudover bruger designteamet fremhævningsværktøjet til vigtige interviewcitater, som derefter grupperes efter tema. Tabeller bruges til at sammenligne svar fra forskellige interviewpersoner, med emojis, der hjælper med at give visuelle signaler.

Marketingteamet

Designits marketingteam har til opgave at udbrede kendskabet til virksomheden og dets perspektiv på design til et så bredt globalt publikum som muligt. Dette gør teamet ansvarligt for alt fra sociale medier til kundecasestudier til indhold på deres blog om tankeledelse på Medium. Paper fungerer både som en beholder for det indhold, i takt med at det er udviklet, og som et fleksibelt hjem for projektkoordinering. "Paper handler om deling, så det gør vores projektopdateringer mere synlige," siger Designits marketingdirektør, Nicole Okumu. "Hvert af vores 16 kontorer administrerer sit eget indhold, så Paper gør alt gennemsigtigt, hvilket gør vores fjernkontorer mere autonome."

Marketingteamet bruger også Paper til at administrere ugentlige planer for sociale medier. Hvert af disse dokumenter indeholder nøgleelementer som udgivelsesdato, en kopi af indholdet, tematisk hensigt og billeder samt daglige opgaver og handlingspunkter for hvert enkelt opslag. Teamets digitale strateg kopierer indholdet fra dokumentet og udgiver det, når det er blevet tid til at udgive opslaget. “Paper er det første værktøj, der virkelig fungerede som en erstatning for koordinering via e-mail i vores team,” siger Okumu. “Der er ingen problemer med versionskontrol, og det er nemt at skabe en ensartet, skabelonbaseret tilgang, hvor alt er samlet på ét sted.”

Designits marketingteam er godt på vej til at have oprettet mere end 100 marketingaktiver i Paper i år. Paper har hjulpet Designits teams med at holde sig opdateret ved at reducere afhængigheden af e-mails og eliminere problemer med versionskontrol.

Det er Designits it-team, der administrerer implementeringen af Dropbox Enterprise, og som gør alt dette muligt. De nævner nemmere samarbejde som den største fordel ved Dropbox. “Vores team samarbejder konstant på tværs af landegrænser, tidszoner og kontorer,” siger Thomsen. “Nu findes der mange løsninger, der kan rumme dette, men ingen af dem gør det så ubesværet som Dropbox og Dropbox Paper”.

De siger, at det ikke er en stor udfordring – selv for en konto med knap 1.000 brugere. “Vores brugere synes, at Dropbox er meget brugervenligt,” siger Global IT Administrator, Anh Le. “Vi behøver ganske enkelt ikke at give særlig meget support”.