Asahi Television nutzt Dropbox für die sichere externe Freigabe und das Streaming auf Mobilgeräte.

Herausforderung: Fehlende Kontrolle bei der Verwendung von für Privatanwender vorgesehenen Datenübertragungsdiensten

Asahi Broadcasting Corporation sendet als führende Rundfunkgesellschaft in der japanischen Region Kansai nicht nur Fernseh- und Radioprogramme, sondern bietet zudem Online-Streaminginhalte an. Außerdem werden bestimmte Formate des Unternehmens landesweit ausgestrahlt, darunter die Panel-Show „Attack 25“. Sendungen wie die Talkshow „Shinkon-san Irasshai!“ [Willkommen, Frischverheiratete!] erreichen ein internationales Publikum.

2013 hat das Unternehmen seine Datenfreigabeinfrastruktur, die von rund 700 Mitarbeitern genutzt wird, von lokaler Groupware auf Cloud-Dienste umgestellt. Hierbei wurde eine Sicherheitsrichtlinie konfiguriert, die den Austausch von Informationen nur innerhalb der Domain des Unternehmens zulässt. Es zeigte sich jedoch, das zunehmend mehr Informationen außerhalb des Unternehmens verfügbar sein mussten. Chiharu Kiyohara (Abteilung Informationssysteme, Technologiebüro) erläutert: „In der Regel nutzen wir E-Mail-Anhänge, greifen bei großen Dateien gelegentlich jedoch auch auf Datenübertragungsdienste zurück. Die Abteilung Informationssysteme hat keine Kontrolle über die Nutzung von Diensten, die auf Privatanwender zugeschnitten sind. Bei diesen Diensten lässt sich kaum nachvollziehen, wer wann welche Dateien freigibt und für wen.“

Lösung: nahtlose externe Zusammenarbeit

Daten lassen sich auch ohne Übertragung außerhalb des Büros verfügbar machen. Bei derzeit in Produktion befindlichen Sendungen speichern die Vertriebsmitarbeiter der Asahi Broadcasting Corporation Videodateien auf ihren iPads oder sonstigen Tablets – genau wie Vertriebsbroschüren auch. Tablets sind zwar leicht und praktisch. Die Speicherplatzkapazität und damit die Menge hochauflösender Videos, die auf diese Geräte übertragen werden können, ist jedoch begrenzt.

„Selbst wenn man zehn Videos auf sein iPad kopiert hat, kann es vorkommen, dass man ein Video vorführen möchte, das sich nicht auf dem Gerät befindet. Hat man nicht im richtigen Moment die richtigen Inhalte parat, können dem Unternehmen Geschäftschancen entgehen. Das darf nicht passieren. Genauso wenig möchten wir jedoch Inhalte auf für Privatanwender zugeschnittene Dienste hochladen, bei denen wir keine angemessenen Verwaltungsmöglichkeiten haben. Aus diesem Grund haben wir die Entscheidung getroffen, uns nach einer Cloud-Speicherlösung umzusehen, die Streaming ermöglicht und die wir selbst verwalten können“, erläutert Kiyohara. 

Der Cloud-Speicher für Asahi Television Broadcasting Corporation sollte sich auch für Mitarbeiter im Außendienst eignen. Das Team verglich anhand von Tests die Synchronisationsgeschwindigkeit bei großen Dateien sowie das Streaming von hochauflösenden, in der Cloud gespeicherten Videos. Letztendlich entschied sich das Unternehmen für Dropbox.

„Wir waren überzeugt, dass Dropbox die passende Cloud-Speicherlösung für unsere internen Zwecke ist. Uploads und Synchronisation sind dort am stabilsten. Zudem ist Dropbox schnell und unkompliziert in der Bedienung. Hinzu kommt, dass andere Dienste häufig mehrere Minuten für das Buffering benötigen, bevor sich hochauflösende Videos streamen lassen. Bei Dropbox gibt es dagegen keine Wartezeit. Zusätzlich bietet Dropbox selektive Synchronisation, sodass wir uns keine Gedanken um die Kapazität machen müssen. Dadurch lassen sich mit der Speicherlösung die Vorteile von Tablets wie dem iPad voll ausschöpfen. Die Geräte sind zwar leicht und verfügen über ein hochauflösendes Display, bieten jedoch nur begrenzt Speicherplatz“, so Kiyohara.

Ergebnis: sicherer, überwachter Zugriff für Mitarbeiter im Außendienst

Die Asahi Broadcasting Corporation stellte interessierten Freiwilligen Dropbox-Lizenzen zur Verfügung. Dabei handelte es sich hauptsächlich um Vertriebsmitarbeiter, die hochauflösende Videos bei Kunden präsentieren, sowie Mitarbeiter, die Datenübertragungsdienste nutzen. Die Nutzerzufriedenheit hat sich deutlich verbessert – dank vertrauten Ordnerstrukturen bei Dropbox, der App mit schneller Synchronisierung und der herausragenden Streaming-Performance des Cloud-Speichers. Geteilte Links und Dateianfragen ermöglichen die externe Freigabe von Inhalten.

„Man kann ein Zeitlimit sowie ein Passwort für den Link festlegen und Dateien damit sicher teilen. Das Zeitlimit und das Passwort erhöhen die Sicherheit selbst dann, wenn der Nutzer, für den die Freigabe erfolgt, kein Dropbox-Konto hat. Dass sich der Dateizugriff für bestimmte externe Nutzer anfordern lässt, ist extrem praktisch.“ – Kiyohara

Ordner werden nicht im Voraus für die einzelnen Teams erstellt, sondern zur freien Verfügung an Einzelnutzer oder Projekte delegiert. Aus Sicherheitsgründen wird das Konto zudem mit Multi-Faktor-Authentifizierung über Google Authenticator verwaltet. Zur Erfüllung von Auditbestimmungen werden zudem die Zugriffs- und Aktivitätsprotokolle überwacht. Außerdem erhöht dies die Kontrolle, ohne die Freiheit der Nutzer im Außendienst einzuschränken.

Kiyohara merkt an, dass die Abteilung Informationssysteme derzeit den Einsatz von APIs vorbereitet. Das Unternehmen entwickelt gemeinsam mit seinen Partnern einen Mechanismus zur Integration des Workflows in interne Anfragesysteme sowie zum Anfügen von in Dropbox gespeicherten Dateien an Anfragen.

„APIs sind für Systeme, die Routineaufgaben übernehmen, unerlässlich. Routineaufgaben folgen einem festen Ablauf. Die Beteiligung von Mitarbeitern stellt lediglich eine Fehlerquelle dar. Dem begegnen wir durch Automatisierung mithilfe von APIs.“  – Kiyohara