Digital Yalo verbesserte durch die Implementierung von Dropbox die Zusammenarbeit und senkte die Kosten

Hintergrund

Digital Yalo ist eine Full-Service-Agentur mit 100 % Minderheitsbeteiligung, die kreative Marketingkampagnen, Branding-Strategien, Webdesign und Entwicklungsdienstleistungen anbietet. Das Team besteht aus über 40 Mitarbeitern, darunter Problemlöser, Coloristen, Zuhörer, Coaches, Landwirte und Musiker, die sich von Film, Kunst, Musik und Sport inspirieren lassen, um eine Marke mithilfe echter menschlicher Erfahrungen aufzuwerten.

Herausforderung: Ihr Dateispeichersystem stand im Widerspruch zur gewünschten Effizienz

Arnold Huffman, Gründer und CEO von Digital Yalo, und sein Team waren von Anfang an stolz auf ihren einzigartigen Ansatz im Hinblick auf Kundendienstleistungen, bei dem die effektive und effiziente Bereitstellung von Produkten im Mittelpunkt stand. 

Aufgrund des organischen Wachstums und einiger kleinerer Fusionen und Übernahmen war dieser Ansatz inzwischen wichtiger denn je. Während das Unternehmen wuchs, stand dieser Fokus auf Effizienz im Widerspruch zu dem schwerfälligen System für die Speicherung und Lieferung von Dateien.

Eine Kreativagentur wie Digital Yalo kann an einem einzigen Tag an Video-Inhalten und auch an Word-Dokumenten arbeiten.

Jahrelang waren all diese Dokumente und Dateien auf Huffmans Computer gespeichert. Aber dieses System führte zu Engpässen, da mehr Leute eingestellt wurden und die gesamte Dokumentation über den CEO laufen musste. Zahlreiche Leute benötigten Zugriff auf dieselben Dokumente und tauschten Informationen per E-Mail aus, wodurch wichtige Details verloren gingen. 

„Im Zuge unseres Wachstums mussten wir uns im Hinblick auf unsere Technologien weiterentwickeln, um dieses Wachstum zu ermöglichen. Und hier kommt Dropbox ins Spiel“, erklärt Huffman. 

Brandon Bradford, VP of Operations, leitete die Bemühungen, einen Prozess zu schaffen, der es allen ermöglicht, unabhängig zu arbeiten und gleichzeitig mit externen Kunden zusammenzuarbeiten.

Lösung: Ein nahtloser Übergang von Plattform zu Plattform

Durch die Fusionen der vergangenen Jahre verfügte Digital Yalo über mehrere dezentrale Kollaborationsplattformen: Dropbox, Box und Microsoft. Um die Zusammenarbeit zu vereinfachen und zu vereinheitlichen, wandte sich Digital Yalo an Positive Results, einen Drittverkäufer und Technologiepartner, der der Agentur bei der Auswahl der richtigen Lösung helfen sollte. 

Positive Results führte mehrere Tools vor, darunter Google, Box und Dropbox. Bevor die Wahl getroffen werden konnte, war es wichtig, die Workflows zu verstehen, die für die Geschäftsabläufe am wichtigsten waren. Letztlich lief es auf drei Hauptfunktionen hinaus. 

Erstens mussten sie neue Mitarbeiter einarbeiten und ihnen entsprechenden Zugriff und Berechtigungen für die für ihre Rolle im Unternehmen wichtigen Informationen geben – ohne hierfür einen IT-Experten hinzuziehen zu müssen. 

Zweitens arbeiten sie als Marketing- und Strategieagentur regelmäßig mit Kunden zusammen. Private digitale Arbeitsbereiche für Kunden, die einfach zu konfigurieren, zu verwalten und bereitzustellen waren, hatten oberste Priorität.

Und schließlich musste es möglich sein, ihre Lösung für die Dokumentspeicherung in andere Anwendungen zu integrieren, die sie bereits nutzten. Dropbox war das Tool, das ihre Unternehmensanforderungen am besten erfüllte.

„Wir empfahlen Dropbox aufgrund unserer engen Partnerschaft, der Flexibilität der Plattform und der Möglichkeit, ein Terabyte an Daten in weniger als einer Woche von Box zu Dropbox zu migrieren – ohne Unterbrechung der täglichen Produktivität“, sagt Dennis Kyle, CEO von Positive Results. „Wir halfen Digital Yalo dabei, eine komplette Strategie für die Gestaltung des Systems, die Implementierungsstrategie, technische Migration und Onboarding sowie Endnutzer- und Administratorschulungen zu entwickeln.“

Dropbox bot außerdem ein Dateistruktursystem, mit dem sich alle bei Digital Yalo auskannten, was die Lernkurve für ein neues Tool erheblich verkürzte.

Da mehrere Personen in Echtzeit auf Dokumente zugreifen und sie bearbeiten können, musste Digital Yalo aktualisierte Dokumente nicht mehr aus einzeln per E-Mail gesendeten Änderungen zusammenbasteln. Dadurch verbesserte sich die Zusammenarbeit, was zu einer enormen Zeitersparnis führte. 

Heute hat jeder Kunde einen freigegebenen Ordner mit Unterordnern für interne Mitarbeiter und einen Unterordner für Dateien, die mit Kunden geteilt werden können. Jedem einzelnen Beteiligten können separate Berechtigungen zugewiesen werden, und Informationen können mit Kunden und dem relevanten Serviceteam geteilt werden. Das Team verwendet außerdem Dropbox Sign, um die erforderlichen Unterschriften innerhalb des bestehenden Workflows einzuholen – ein wichtiger Schritt, um Engpässe bei Genehmigungen zu vermeiden, wenn das Team wächst.

Digital Yalo nutzt Dropbox-Integrationen mit Asana, Smartsheet und Zoho. Diese Integrationen wurden mit der Hilfe von Positive Results implementiert.

Als Digital Yalo zwei kleinere Agenturen, Ninja Multimedia und My Friend’s Nephew, übernahm, tat sich das Unternehmen erneut mit dem Team von Positive Results zusammen, um sicherzustellen, dass die Migration keine Auswirkungen auf die tägliche Arbeit des Digital Yalo-Teams hatte. Gemeinsam führten sie eine umfassende Datenmigration durch und integrierten alles für ihre vereinte Marke in Dropbox.

Ergebnis: Schneller handeln, mehr erledigen

Der Wechsel von Box zu Dropbox sparte Digital Yalo rund 57 % der jährlichen Lizenzgebühren. Die Agentur geht außerdem von einer Ressourceneinsparung von 14 % aus, verglichen mit der Zeit, die für das Hin- und Herwechseln zwischen Plattformen und die Suche nach aktualisierten Dokumentfragmenten aufzuwenden war.

Digital Yalo wächst weiter und ist davon überzeugt, dass Dropbox der Agentur die Effizienz bietet, die sie braucht, um den Anforderungen ihrer Kunden gerecht zu werden. „Es kommt immer irgendetwas“, erzählt Huffman. „Unser Job ist es, hier den Überblick zu behalten, und Tools wie Dropbox helfen uns dabei, durch Zusammenarbeit schnell zu handeln.“

Ihre Erfolgsmetrik ist letztendlich das Feedback des Teams. Dropbox hat dazu beigetragen, die Arbeitsabläufe aller Beteiligten einfacher und reibungsloser zu gestalten, sodass die Mitarbeiter von Digital Yalo schneller als je zuvor zum Kern einer jeden Marke vordringen können.

„Dropbox ist eines der Tools für die Zusammenarbeit, das uns die Möglichkeit gibt, mit Kunden immer auf demselben Stand zu sein“, so Huffman. „Damit können wir das, was wir liefern, oder Änderungen daran effektiv und effizient abwickeln, sodass wir schneller zum Schluss kommen und unser Ziel erreichen.“