Japan Translation Center, Ltd.

Herausforderung: Verwaltung und Freigabe von Verträgen

Japan Translation Center (JTC) war bei seiner Gründung 1962 einer der Pioniere im Bereich Fremdsprachenübersetzung. Mit Sitz in der Nähe des Tokyo Towers im Stadtteil Higashi-Azabu des Tokioter Bezirks Minato bietet JTC Übersetzungs- und Dolmetscherdienstleistungen in mehrere Sprachen an. Das Unternehmen setzt dabei auf „Human Translation“.

„In den vergangenen Jahren hat KI-basierte maschinelle Übersetzung immer weitere Verbreitung gefunden. Menschliche Übersetzer sind diesen Lösungen jedoch weiterhin überlegen. Da sind wir sicher. Wir liefern hochwertige Übersetzungen, bei denen der Kontext, die Gedanken und Gefühle des Autors, der Verwendungszweck des übersetzten Dokuments und die Wirkung auf die Zielgruppe berücksichtigt werden“, erläutert Risa Takabatake, President von JTC.

Das Fundament des Unternehmens ist sein Team erfahrener Übersetzer. JTC vergibt Outsourcing-Verträge an zahlreiche freiberufliche Übersetzer. Der damit verbundene Verwaltungsaufwand war jedoch ein Problem.

Nachdem Bewerber die erforderlichen Dokumente eingereicht und den Übersetzungstest bestanden haben, müssen die Vertragsbedingungen vereinbart und das Dokument unterzeichnet werden, bevor Bewerber Übersetzungsaufträge annehmen können. Bislang wurden bei JTC Bewerbungsunterlagen als passwortgeschützte, verschlüsselte ZIP-Datei versendet. Das Passwort wurde dabei im Nachhinein über ein als PPAP (Password Protected Attachment Protocol) bezeichnetes Verfahren übermittelt. Bei hohen Bewerberzahlen ist dies jedoch mit erheblichem Aufwand verbunden. Außerdem bestehen bei diesem Verfahren Bedenken hinsichtlich der Datensicherheit.

„Die Verträge wurden ganz klassisch in Papierform per Post hin- und hergesendet. Zusätzlich zum Verwaltungsaufwand fielen folglich auch noch Kosten für Steuermarken und Porto an“, erinnert sich Takabatake.

Auch bei der Dokumentenverwaltung stand JTC vor Herausforderungen. Die Verträge der einzelnen Übersetzer wurden in Ordnern in einem Aktenschrank aufbewahrt, was mit der Zeit unübersichtlich wurde. 

„Dokumente konnten wir selbstverständlich nur im Büro einsehen. Dies war ineffizient und uns war klar, dass wir dem durch die Digitalisierung unserer Dokumente und den Verzicht auf Papier begegnen mussten“, ergänzt Yukiko Masuda von der Abteilung für allgemeine Angelegenheiten von JTC.   

Lösung: Dropbox mit Dropbox Sign zur Digitalisierung des Onboardings von Übersetzern

„Wir haben erkannt, dass wir Dropbox mit der E-Signatur-Plattfom Dropbox Sign verknüpfen können“, erläutert Masuda.

Die Kombination dieser Lösung mit Dropbox sorgt zudem für reibungslose Workflows – vom Erstellen und Speichern Ihrer Dokumente bis zum Anfordern und Überprüfen von Unterschriften.

Das ist ganz einfach. Sie müssen lediglich die zu unterzeichnenden Dokumente hochladen, die E-Mail-Adresse des Empfängers eingeben und auf „Signatur anfragen“ klicken. Sobald das Dokument unterzeichnet ist, wird es in Ihrem Dropbox Sign-Konto gespeichert. Sie können den Fortschritt im Blick behalten, Erinnerungen senden und Zugriffsrechte auf Basis von Mitgliederberechtigungen festlegen. Die Kombination der beiden Dienste erfüllt die Anforderungen des Unternehmens perfekt.

„Anfangs haben wir in Dropbox eine Möglichkeit gesehen, unseren Dateiserver durch eine Cloudlösung zu ersetzen. Jedoch hat sich schnell gezeigt, dass die zusätzliche Einführung von Dropbox Sign die Digitalisierung unseres Vertragsprozesses ermöglicht. Diese Digitalisierung stand ohnehin im Raum. Daher war das eine herausragende Gelegenheit“, so Masuda.

Weitere Features von Dropbox haben JTC ebenso beeindruckt. Die unkomplizierte Benutzeroberfläche erfordert kaum Einarbeitung. ‌Zudem schätzt das Unternehmen die schnelle Dateisynchronisierung. Ein weiterer wichtiger Punkt war die bei der Speicherung sensibler Unterlagen unverzichtbare Sicherheit.

Neben dem Dateianfrage-Feature, dank dem Sie von anderen hochgeladene Dokumente sicher erhalten, bietet Dropbox umfassende Plattformsicherheit. Dropbox verhindert unbefugten Zugriff durch individuelle 256-Bit-Verschlüsselung für jeden Serverblock mit gespeicherten Daten. Des Weiteren ist Multi-Faktor-Authentifizierung verfügbar. Damit konnte sich JTC darauf verlassen, dass die Daten des Unternehmens sicher gespeichert werden.

Ergebnis: Zentrale Dateiverwaltung und höhere Sicherheit

Die Einführung von Dropbox und Dropbox Sign hat sich für JTC bereits vielfach bezahlt gemacht.

Das Unternehmen nutzt Dropbox nun auch für die Kommunikation mit Übersetzern während des Vertragsprozesses und darüber hinaus. Unterlagen von Bewerbern werden mittlerweile über Dateianfragen eingeholt. Beim Onboarding werden sämtliche Dokumente wie Bewerbungen, Testergebnisse, Registrierungsunterlagen und Verträge in Dropbox-Ordnern für die einzelnen Übersetzer organisiert.

„Übersetzer erhalten von uns geteilte Links zu den Dokumenten, die wir in ihren Ordnern abgelegt haben. Früher wurden diese Dokumente in Form von Dateien und auf Papier an unterschiedlichen Stellen aufbewahrt. Heute haben wir alles an einem Ort. Das verringert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Verwaltung um etwa 25 %. Außerdem haben wir so auch im Home-Office Zugriff auf alles Notwendige“, so Takabatake.

JTC nutzt Dropbox und Dropbox Sign für seinen Vertragsprozess. Mitarbeiter müssen zur Unterzeichnung nicht mehr vor Ort sein, wodurch das Unternehmen die Arbeit im Büro sowie die aus dem Home-Office nun effektiver trennen kann. Darüber hinaus sind der Versand von Dokumenten und die Fehlerkorrektur nun weniger zeitaufwendig, sodass Verträge etwa doppelt so schnell abgeschlossen werden können. Davon profitieren auch die Übersetzer, die zu JTC hinzustoßen.

Außerdem bedeutet die Umstellung für JTC erhebliche Kosteneinsparungen. Bei elektronischen Verträgen entfällt der in Japan für den Abschluss von Papierverträgen erforderliche Erwerb sogenannter Steuermarken (zur Entrichtung von Verwaltungsgebühren), die mit jeweils 4.000 Yen zu Buche schlagen. Darüber hinaus fallen weniger Kosten für Briefmarken und Papier sowie für die Aufbewahrung von Papierdokumenten an.

„Kurz nach der Einführung mussten wir für ein großes Übersetzungsprojekt schnell Verträge mit Übersetzern für zahlreiche Fachgebiete abschließen. Diesen Prozesses – von der Anwerbung bis zum Vertragsschluss – hätten wir ohne Dropbox und Dropbox Sign nicht bewältigen können. Wir haben ein System geschaffen, dass uns die flexible Reaktion auf plötzliche geschäftliche Veränderungen ermöglicht“, so Takabatake.

Derzeit plant das Unternehmen die schrittweise Migration ‌der auf lokalen Dateiservern gespeicherten Dokumente und Inhalte zu Dropbox. Sobald dies erledigt ist, entfällt die Wartung der lokalen Dateiserver und der Verlust von Daten durch Störungen ist ausgeschlossen. Die Umstellung auf die Cloud ist ein logischer weiterer Schritt, da dieser den Schutz des wertvollen Datenbestands gewährleistet, den das Unternehmen in Laufe seiner mehr als 60-jährigen Geschichte aufgebaut hat. 

JTC hat eine PrivacyMark für seine geeigneten Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten erhalten. Dank der im Vergleich zu andern Cloud-Speicheranbietern umfangreichen Sicherheitsmaßnahmen passt Dropbox hier perfekt ins Bild. Durch die Migration in die Cloud haben die Mitarbeiter zudem auch im Home-Office Zugriff auf alle erforderlichen Unterlagen.

JTC interessiert sich außerdem für ‌Dropbox Transfer. Mit dieser Lösung lassen sich Dateien auch mit Personen teilen, die kein Dropbox-Konto haben. JTC verspricht sich von Dropbox Transfer Vorteile beim Austausch der häufig großen Video-, Audio- und sonstigen Dateien mit Übersetzern.

Von der Digitalisierung des Vertragsprozesses und der Zusammenführung der Übersetzerdaten bis hin zur Verwaltung und Freigabe von Dokumenten innerhalb des Unternehmens –Dropbox und Dropbox Sign werden in Zukunft zweifellos noch von unschätzbarem Wert für das Unternehmen sein.