Anwendungsbeispiel: Keio University Shonan Fujisawa Campus

Herausforderung: Abkehr von Dateiservern 

Der Shonan Fujisawa Campus (SFC) der Keio University wurde 1990 mit dem Ziel gegründet, innovative Bildungskonzepte umzusetzen und ein praxisrelevantes Lernprogramm zu entwickeln, das den Anforderungen des 21. Jahrhunderts gerecht wird. Die fortschrittliche Bildungsinfrastruktur wurde unter der Führung von Professor Jun Murai konzipiert, der in Japan auch als Vater des Internets bekannt ist. Bis heute entwickelt der Campus sein digitales Netzwerk ständig weiter, um sicherzustellen, dass es die für Lehr- und Forschungsaktivitäten erforderliche Kapazität bietet. 

Das Dateimanagementsystem, eine Plattform für den Austausch zwischen Studierenden und Dozenten, nimmt dabei eine zentrale Stellung ein. Eine Zeit lang hat die Keio University auf seinen Campus sowohl lokale Dateiserver als auch Cloud-Speicherdienste genutzt. Bei den Dateiservern kam es jedoch jährlich zu mehreren Ausfällen. Zugleich wuchsen die Kosten für Auslastungs- und Wiederherstellungsmanagement stetig. Den Mitarbeitenden der Universität wurde bewusst, dass die Belastungsgrenze erreicht war.

„Die lokale Infrastruktur haben wir in erster Linie aus Sicherheitsgründen benötigt. In den letzten Jahren sind Cloud-Speicher jedoch so sicher geworden, dass wir ganz auf diese Technik setzen können. Wir erkannten, dass es an der Zeit war, mit Ausnahme einiger weniger Dateien, praktisch alles in die Cloud zu migrieren“, so Professor Jin Nakazawa von der Faculty of Environment and Information Studies am SFC.

Der SFC wurde dadurch zum Vorreiter einer Transformation der IT-Infrastruktur der Universität. Dabei galt es, zahlreiche Aspekte der Umstellung zu bedenken, beispielsweise die Cloud-Speicherlösungen des Campus. „Bis zu diesem Zeitpunkt nutzte die Universität überwiegend Google Drive und Box. Diese Angebote fanden wir jedoch nicht besonders benutzerfreundlich“, so Professor Nakazawa. Für den SFC bestand das größte Problem darin, dass für den Zugriff auf die Ordner in der Cloud die Nutzung eines Browsers erforderlich war. Da einige Studierende nicht mit PCs und der Cloud vertraut waren, benötigte der SFC jedoch eine Umgebung, die für alle Nutzer intuitiv zu bedienen ist. 

 

Die Lösung: problemloses Abrufen von Dateien und Speicherdaten 

Nach Prüfung aller Optionen entschied sich der SFC für Dropbox. Neben den fortschrittlichen Sicherheitsfeatures und der bedarfsgerechten Speicherkapazität war für die Fakultätsmitglieder des SFC besonders die Benutzeroberfläche von Dropbox ausschlaggebend. Diese punktete durch die Anzeige von Ordnern auf dem Desktop und dadurch, dass diese wie lokale Ordner verwendet werden können.

Allen Studierenden und Fakultätsmitgliedern des SFC der Keio University steht mittlerweile Dropbox zur Verfügung, 7.000 Lizenzen wurden aktiviert. In den ersten Monaten wurden 55 TB Daten hochgeladen und für vielfältige Zwecke genutzt.

„Wir haben die Nutzung von Dropbox nicht für die gesamte Universität verpflichtend gemacht, da jeder einzelne Dozent in puncto Lehre und Forschung seine eigene Herangehensweise hat. Wir nutzen stattdessen verschiedene Arten von Cloud-Speicher für unterschiedliche Zwecke. In diesem Ökosystem ist Dropbox die wesentliche freigegebene Arbeitsumgebung für Studierende und Fakultätsmitglieder“, erläutert Professor Nakazawa.

Dropbox hat zahlreiche Verbesserungen ermöglicht. Beispielsweise verläuft der Austausch zwischen Studierenden und Fakultätsmitgliedern jetzt viel reibungsloser. „In meinen Lehrveranstaltungen nutze ich Dropbox zur Weitergabe von Materialien und Dateien an die Studierenden. Für die Gruppenarbeit verwende ich zudem Kommunikationstools wie Slack und LINE“, fügt Professor Nakazawa hinzu. Der SFC nutzt Dropbox zudem als Datenspeicherlösung für Slack. 

Die Fakultätsmitglieder des SFC finden Dropbox auch praktisch, wenn sie Kurse an mit der Universität verbundenen Highschools geben. Insbesondere verwenden sie das Dateianfragefeature zum Erfassen von Aufgaben und anderen Einreichungen. „Anders als an der Universität, an der Studierende und Mitarbeitende über das LMS (Lernmanagementsystem) auf Lehrveranstaltungen zugreifen können, gibt es an den Highschools keine digitalen Systeme. Daher verwenden wir Dropbox, so sind Einreichungen auch in digitaler Form möglich“, erläutert Professor Nakazawa. 

 

Ergebnisse: beschleunigte digitale Transformation 

Zur Verbesserung der IT-Kompetenz unterstützt der SFC auch eine Bring Your Own Device (BYOD)-Initiative, in deren Rahmen Studierende ihre eigenen Computer für das Studium nutzen. Das hat zu größeren Änderungen geführt, beispielsweise zur Schließung der Computerräume auf dem Campus im April 2020. Bei der Umsetzung dieser Initiative war Dropbox unverzichtbar. 

„Die Pandemie hat den Präsenzunterricht erschwert. Dank BYOD und Dropbox konnten wir jedoch ohne größere Unterbrechungen Lehrveranstaltungen online anbieten“, so Professor Nakazawa. Dropbox leistet einen wesentlichen Beitrag zur digitalen Transformation in den Bereichen Lehre und Nachhaltigkeit.

Außerdem konnte Professor Nakazawa bei seiner eigenen Forschung von den Vorteilen profitieren. Er kann jetzt Dateien einfacher mit anderen Forschenden in Japan und weiteren Ländern austauschen, was die gemeinsame Forschungsarbeit erleichtert.

„Dropbox ist ein unverzichtbares Tool geworden“, ergänzt Professor Nakazawa. 

Dropbox Paper, mit dem beispielsweise mehrere Nutzer dasselbe Dokument in der Cloud bearbeiten können, hat sich als äußerst praktisch erwiesen. Außerdem bietet die Aufgabenliste von Dropbox Paper den Fakultätsmitgliedern des SFC neue Möglichkeiten, die Forschungsarbeit zu optimieren. Mit diesem Feature lassen sich internationale Konferenzen organisieren und die Notizen des Organisationsteams in Echtzeit anzeigen.

Der Einsatz von Dropbox soll durch entsprechende Werbung auf dem Campus in Zukunft noch ausgebaut werden. „Wir hoffen, durch die Kommunikation der Vorteile neue aktive Dropbox-Nutzer unter Studierenden und Mitarbeitenden zu gewinnen“, so Professor Nakazawa. 

Die Integration von Dropbox in Canvas LMS, ein E-Learning-System, dass die Keio University in Kürze auf allen Campus einführen wird, soll ein wesentlicher Bestandteil dieses Plans werden. Durch die Verknüpfung von Dropbox und Canvas LMS sollen Studierende sowohl über das E-Learning-System als auch über die eigenen Computer auf Dateien in Dropbox zugreifen können.

Professor Nakazawa setzt große Hoffnungen in diese Entwicklung: „Die Integration dieser Systeme erhöht die Benutzerfreundlichkeit und bietet uns neue Möglichkeiten bei der Lehre und in der Forschung.“

Mit der Unterstützung von Dropbox nutzt der SFC Cloud-Dienste zur digitalen Transformation von Lehre und Forschung.