Space Machines Company spart reduziert Fixkosten bei unternehmenskritischen Aufgaben

Hintergrund

Genau wie Autos müssen auch Satelliten gewartet werden, damit sie weiter im All kreisen können. Im Weltraum kann die Space Machines Company die Wartung dieser Satelliten übernehmen. Das 2019 in Australien gegründete Unternehmen baut eine Flotte von Wartungsfahrzeugen, die Satelliten in ihrer Umlaufbahn reparieren können. Das Leitbild des Unternehmens lautet: Mehr Nachhaltigkeit im Weltraum fördern, indem wir die Lebensdauer der Infrastrukturen im All verlängern.

Die Herausforderung: eine einfache, sichere Speicherlösung

Die Space Machines Company tauscht Daten und Inhalte zwischen drei Büros in zwei Ländern aus. Außerdem arbeitet das Unternehmen mit einem globalen Partnernetzwerk zusammen. In der Vergangenheit hatte das Unternehmen mit chaotischen Strukturen bei freigegebenen Ordnern, mit doppelten Dateien und verwirrenden Zugriffskontrollen zu kämpfen. Das Unternehmen benötigte eine zentrale Speicherlösung, um die Zusammenarbeit zu vereinfachen.

Sicherheit und Datenintegrität gehörten dabei zu ihren wichtigsten Anliegen. Zur Einhaltung der lokalen Rechtsvorschriften war es unerlässlich, die Daten in Rechenzentren in Australien zu hosten. „Wir arbeiten mit Kunden zusammen, deren Daten der Geheimhaltung unterliegen. Daher sind Sicherheit und Datenintegrität von entscheidender Bedeutung“, erklärt Sharmila Fernando, Head of Marketing bei der Space Machines Company.

Darüber hinaus benötigte die Space Machines Company eine benutzerfreundliche Lösung, die lange Betriebszeiten, hohe Upload-Geschwindigkeiten und die Möglichkeit zur zentralen Steuerung der Dateihierarchie bietet. „Unsere Ingenieure arbeiten mit großen Dateien für Entwürfe und tauschen diese mit globalen Büros in Indien und Australien aus. Es ist wichtig, dass wir so schnell wie möglich auf diese Daten zugreifen können, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten“, fügt Fernando hinzu. 

Und schließlich suchte das Business Operations-Team der Space Machines Company nach einer Lösung mit integrierten Signaturfunktionen. „Bislang haben wir PDFs zur Unterzeichnung per E-Mail hin- und hergeschickt. Dabei kam es oft vor, dass Dateien im falschen Format zurückgeschickt wurden, und es war mühsam, den ganzen Prozess dann noch einmal zu wiederholen“, erzählt Ben Spoor, Chief of Staff & Head of Business Operations bei der Space Machines Company. „Bei der Suche nach einer Lösung war Dropbox das einzige Produkt, das alle unsere Anforderungen erfüllte.“

Die Lösung: eine klare Dateihierarchie und vorab festgelegte Zugriffsrechte

Die erste Aufgabe bestand darin, eine klare Dateistruktur und Zugriffskontrollen einzurichten. Anschließend mussten die Daten aus der bisher verwendeten Lösung migriert werden. „Die Verwaltungskonsole von Dropbox ist sehr einfach zu bedienen, weshalb unsere Migration völlig reibungslos verlief“, erinnert sich Spoor. „Das Dropbox-Team sorgte für eine sichere Übertragung unserer Daten und dafür, dass die Dateistruktur und die Zugriffsrechte erhalten blieben.“

Im nächsten Schritt begann das Team damit, Dokumente mit Dropbox Sign zu verarbeiten: Sie klicken mit der rechten Maustaste auf ein Dokument, fügen es in den Signatur-Workflow ein, legen eine Reihenfolge für die Unterzeichnung fest und senden das Dokument ab. Das Team wird benachrichtigt, wenn alle Personen das Dokument unterzeichnet haben, und die fertige Version wird im ursprünglichen Dropbox-Ordner gespeichert. „Wir benötigen Tools wie dieses, um den Zeit- und Verarbeitungsaufwand zu optimieren – das ist für den Erfolg eines Start-ups entscheidend“, erklärt Fernando.

Im letzten Schritt integrierte das Team Dropbox in Microsoft Word und Google Suite. Auf diese Weise können die Mitarbeiter Microsoft- oder Google-Dokumente in Dropbox erstellen oder externe Links im internen Dateisystem speichern. „Dropbox bietet unzählige weitere Integrationsmöglichkeiten, aber das Wichtigste für uns ist die Verknüpfung unseres Speicherprogramms mit unseren Office-Tools“, ergänzt Spoor.

Das Ergebnis: Zeitgewinn, einfache Wartung und Datensicherheit

Mit einer übersichtlichen, einfachen Dateistruktur gibt es weniger Fragen von Mitarbeitern, wo Informationen zu finden sind oder gespeichert werden müssen. Während einige Mitarbeiter ihre Daten gerne in Ordnern ablegen, bevorzugen andere die Suchfunktion von Dropbox, um Elemente zu finden.

Mit den richtigen Zugriffsrechten können alle ihre Arbeit problemlos erledigen. Ein neues Teammitglied wird einer voreingestellten Gruppe mit allen benötigten Zugriffsrechten zugewiesen, wodurch das Onboarding von Mitarbeitern zum Kinderspiel wird.

Die Space Machines Company kann dadurch Zeit sparen und die Produktivität steigern.

Ihre neue, produktivere Speicherumgebung kann außerdem leichter verwaltet werden. „Für ein Start-up, das sich immer um den Gewinn sorgt, trifft Dropbox genau ins Schwarze. Wir haben nicht die Mittel, um ein ganzes Mitarbeiterteam für die Betreuung einer Dokumentenmanagementlösung einzustellen. Eine einzige Person reicht aus, um Dropbox einzurichten und dafür zu sorgen, dass alles reibungslos läuft – so sparen wir eine Menge Fixkosten“, fügt Fernando hinzu. Das bedeutet außerdem, dass das Unternehmen nicht in Schulungen investieren muss – für das Onboarding des gesamten Teams genügten einige wenige Wiki-Seiten.

Ein weiterer wichtiger Vorteil ist ein klares Prüfprotokoll für jedes Dokument. Dieses Protokoll ist insbesondere dann wichtig, wenn verschiedene externe Beteiligte gemeinsam an freigegebenen Ordnern arbeiten. Automatische Warnmeldungen zeigen zudem das versehentliche Verschieben von Daten an und gewährleisten so die Datenintegrität. „Dropbox bietet mir mit minimalem Aufwand einen zentralen Überblick“, fügt Spoor hinzu.

Die Partner der Space Machines Company, insbesondere Regierungsbehörden, müssen ebenfalls sicherstellen, dass ihre Daten sicher sind. Hier spielt die Datenresidenz eine wichtige Rolle. Indem das Unternehmen die australischen Gesetze befolgt, wird das Risiko unbefugter Zugriffe verringert. „Bei Projekten mit einer solchen Geheimhaltungsstufe arbeiten einige Kunden gern in Dropbox, da es Sicherheit und Datenresidenz bietet“, erklärt Fernando.

Dropbox wurde im Rahmen der Inbetriebnahme des orbitalen Wartungsfahrzeugs „Optimus“ bereits auf die Probe gestellt. Die Space Machines Company nutzte Dropbox, um Dateien freizugeben und Berechtigungen für verschiedene Beteiligte einzurichten. Der nächste Schritt ist die Weltraummission MAITRI. Das Unternehmen wird mit der indischen Raumfahrtbehörde zusammenarbeiten, um ein weiteres Fahrzeug mithilfe einer indischen Rakete in den Weltraum zu bringen. Dieses Unterfangen erfordert eine Vielzahl von Tests, bevor das Raumfahrzeug zugelassen werden kann. Die Verwaltung und der effiziente Austausch von Testdaten zwischen dem Team in Australien und dem Team in Indien sind dabei von entscheidender Bedeutung. „Wir haben gute Erfahrungen mit Dropbox gemacht, daher bin ich sicher, dass alles reibungslos ablaufen wird. Ich mache mir da keinerlei Sorgen“, fügt Spoor hinzu.

Angesichts Hunderter neuer Satelliten, die in den Weltraum entsendet werden, wird es zu Kollisionen kommen, und es wird sich immer mehr Weltraummüll ansammeln. Die Space Machines Company verfolgt das Ziel, sich für Nachhaltigkeit im Weltraum zu engagieren. Mit einer sicheren, intuitiven Speicherlösung ist das Unternehmen in der Lage, mit seinen Aufgaben zu wachsen und sich dieser Herausforderung zu stellen.