The Digitale vereinfacht die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit Dropbox und spart 30 % Zeit und Aufwand

Hintergrund

Wenn Sie ein Produkt oder einen Dienst auf den Markt bringen möchten, das bzw. der schwer zu erklären ist, ist The Digitale, eine in Deutschland ansässige Agentur für digitales Marketing, der richtige Ansprechpartner für Sie. „Wann immer ein Unternehmen Probleme mit langen Customer Journeys, komplexen Buyer Personas oder eng gesteckten Zielgruppen hat, klingt das nach einem perfekten Projekt für uns“, sagt Dominique Korschinek, CEO /Managing Partner von The Digitale. Das Unternehmen bietet Dienste wie Analytik, Business Intelligence, Strategie, Inhaltserstellung, Design, UX und Conversion-Optimierung. „Unser Ziel ist es, das digitale Marketing als Motor für das Geschäft unserer Kunden einzusetzen. Es geht nicht nur darum, lustige Videos zu produzieren. Es geht darum, Ergebnisse zu liefern, die wirklich einen Unterschied machen“, ergänzt Dominique Korschinek. The Digitale arbeitet mit Kunden und Unternehmen zusammen, die ihre Vision teilen und die Digitalisierung in Europa vorantreiben, wie z. B. Allianz, Deloitte, Deutsche Telekom und Microsoft.  

Herausforderung: Vereinfachung der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Als deutsche Agentur, die auch mit internationalen Blue Chip-Unternehmen zusammenarbeitet, muss The Digitale sensible Daten sichern, um das Vertrauen der Kunden zu stärken und gleichzeitig die Datenschutzbestimmungen der Europäischen Union (EU) einzuhalten. „Für einige Dateien, z. B. Lead-Daten, Personaldokumente oder verschiedene strategische und Finanzdateien, müssen wir eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung (E2EE) verwenden. Mit dieser Technologie besitzen nur Sie und Ihr Partner den Verschlüsselungscode, und nicht einmal Dropbox, wo die Dateien gespeichert sind, oder Behörden können auf diese Daten zugreifen“, erklärt Peter Bilz-Wohlgemuth, COO/Managing Partner bei The Digitale.

Zunächst verwendete The Digitale einen E2EE-Dienst, Boxcryptor, der recht umständlich zu bedienen war. „Wir mussten unsere Mitarbeitenden eigens dafür schulen, wie man Dateien verschlüsselt“, erzählt Peter Bilz-Wohlgemuth. „Und wenn die Software nicht richtig verwendet wurde, konnte nur die Person, die eine Datei verschlüsselt hatte, diese auch wieder entschlüsseln, d. h. wenn diese Person unser Unternehmen verließ, waren die Dateien nicht mehr zugänglich. Manchmal stürzten die Dateien auch ganz ab. Im Endeffekt war die Technologie großartig, aber die Anwendung war eine Katastrophe.“

The Digitale verwendet seit seinen Anfängen Dropbox für die Dateifreigabe. „Wir arbeiten mit Freiberuflern und anderen Partnern zusammen und brauchen eine Software, die die Zusammenarbeit in Hybrid-Teams vereinfacht. Am Anfang war Dropbox die mit Abstand beste Lösung dafür“, erinnert sich Peter Bilz-Wohlgemuth. „Als Dropbox die Boxcryptor-Technologie kaufte und eine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung in seine Plattform integrierte, ergriffen wir die Chance, zu den ersten Anwendern zu gehören.“ 

Lösung: 2 in 1 – E2EE und Dateifreigabe in Dropbox 

The Digitale hat sich für die Ende-zu-Ende-Verschlüsselung von Dropbox entschieden. Dateien, die zuvor mit Boxcryptor verschlüsselt waren, wurden nun zu Dropbox migriert und dort verschlüsselt. Zunächst entschlüsselte das Unternehmen die Dateien mit der alten Software. Anschließend verschob das Team die Dateien unter Beibehaltung der Ordnerstruktur und richtete Zugriffsrechte ein.

Nach der Migration verschlüsselt The Digitale Dateien, Unterordner oder sogar einen ganzen Ordner mit nur einem Klick. So kann das Unternehmen alle seine Dateien – von Marketinginhalten über Website-Entwürfe bis hin zu Lead-Daten – in einem einzigen Ökosystem speichern. The Digitale verwendet dann Dropbox Transfer, um die Dateien mit seinem globalen Partnernetzwerk oder seinen Kunden zu teilen, von denen einige kein eigenes Dropbox-Konto haben. The Digitale kann auch eine Gültigkeitsdauer für Links festlegen und sehen, wann die Dateien geöffnet oder heruntergeladen wurden.

Außerdem stellte The Digitale die Verschlüsselung für mehr Mitarbeitende zur Verfügung. „Früher mussten wir die Zahl der Lizenzen begrenzen, weil jede extra kostet“, erklärt Peter Bilz-Wohlgemuth. „Jetzt müssen wir uns keine Gedanken mehr machen. Da alle unsere Mitarbeitenden bereits mit Dropbox arbeiten, können auch sie die Verschlüsselung nutzen.“

Ergebnisse: Einfache Verschlüsselung von Dateie 

Heute verschlüsselt The Digitale Dateien innerhalb von Dropbox, anstatt mit zwei Diensten zu jonglieren. „Der Prozess ist fünfmal flüssiger, und wir benötigen etwa 30 % weniger Zeit für die Verwaltung der Ver- und Entschlüsselung“, sagt Peter Bilz-Wohlgemuth. So können sich die Mitarbeitenden von The Digitale auf die qualitativ hochwertige Arbeit für ihre Kunden konzentrieren. „Wir konzentrieren uns darauf, den Job für unsere Kunden zu erledigen, mit ihnen an Strategien zu arbeiten, Inhalte zu erstellen und großartige Ergebnisse zu liefern. Alles andere sollte einfach funktionieren und uns nicht die Zeit rauben. Dieses Feature ist für uns ein absoluter Gamechanger, denn es verbessert sowohl die Sicherheit als auch die Benutzerfreundlichkeit“, fügt Peter Bilz-Wohlgemuth hinzu.

So konnte The Digitale seinen Ansatz für Mitarbeiterschulungen und Onboarding vereinfachen. „Früher haben wir etwa eine Stunde gebraucht, um einen neuen Mitarbeiter in der vorherigen E2EE-Lösung zu schulen. Jetzt reicht es, wenn man fünf Minuten darüber spricht, wo alles zu finden ist und wie die Ordnerstruktur aussieht“, sagt Peter Bilz-Wohlgemuth.

Das Führungsteam von The Digitale, das regelmäßig mit sensiblen Daten arbeitet, profitiert nun von einer reibungsloseren Dateifreigabe. Dies hat auch das Verfahren für die Steuerberater vereinfacht. „Früher musste unser Steuerbüro die Verschlüsselungssoftware auf seinen Computern installieren, um mit uns zusammenzuarbeiten. Jetzt können die Mitarbeitenden über einen Browser auf Dropbox zugreifen“, sagt Peter Bilz-Wohlgemuth.

Schließlich bedeutet die Migration mehr Sicherheit für The Digitale. Dank der einfacheren Verschlüsselung werden die Mitarbeitenden dazu angeregt, mehr Dateien zu sichern. „Da die Verschlüsselung von Daten jetzt so einfach ist, werden doppelt so viele Dateien verschlüsselt“, sagt Peter Bilz-Wohlgemuth. Da Dropbox die Vorschriften der EU und Deutschlands erfüllt, kann The Digitale jetzt auch leichter nachweisen, dass es die ISO-Normen und andere Zertifizierungen einhält. Dies erleichtert den Umgang mit Anbietern von Cyberversicherungen und hochrangigen Partnern oder Kunden.

Heute sucht The Digitale nach neuen Wegen, um die Freigabe von Dateien noch einfacher zu gestalten. Zunächst erwägt das Unternehmen Dienste wie Dropbox Sign, um E-Signaturen in dasselbe Ökosystem zu integrieren. „Eine zuverlässige, benutzerfreundliche und schnelle Dateifreigabe ist von entscheidender Bedeutung, insbesondere für Unternehmen mit hohem Content-Output wie unseres“, fasst Peter Bilz-Wohlgemuth zusammen. Für diejenigen, die noch nach Lösungen zur Dateifreigabe suchen, hat Peter Bilz-Wohlgemuth hier einen Rat: Beschäftigen Sie sich mit dem Thema und investieren Sie in Sicherheit und Ende-zu-Ende-Verschlüsselungsfunktionen. „Je besser unsere Software, unser Speicherplatz oder unsere Sharing-Lösungen funktionieren, desto mehr können wir uns auf die Aktivitäten konzentrieren, die die Umsätze erzielen“, fügt er hinzu.