Tobishima Corporation: Anzeigen von Entwürfen, Dokumenten und anderen Medien auf Tablets – jederzeit

Herausforderung: Aufrufen von Informationen am Einsatzort 

Die Tobishima Corporation wollte den umständlichen Prozess zum Aufrufen von Informationen am Einsatzort optimieren, um so die betriebliche Effizienz zu verbessern und sich auf neue Arbeitsformen einzustellen.

Die Tobishima Corporation feierte 2018 ihr 135-jähriges Firmenjubiläum. In dieser Zeit hat das Unternehmen an einigen der wichtigsten Tiefbauprojekte Japans gearbeitet, beispielsweise dem Seikan-Tunnel und der Tōkyō-wan-Aqua-Line, sowie an zahlreichen Bau- und Sozialinfrastrukturprojekten. In den letzten Jahren hat das Unternehmen Veränderungen in Angriff genommen, um die „Zukunft des Bauwesens zu gestalten“, und hat dabei auf innovative Technologien in den Bereichen Bauwesen und Katastrophenschutz gesetzt. „Wir möchten uns zu einem zukunftsorientierten Unternehmen wandeln. Im Bauwesen haben wir bei der Infrastrukturentwicklung in den Jahren bis 2020 einen Boom erlebt. In dieser Zeit war es entscheidend, eine Lösung für die langen Arbeitszeiten unserer Belegschaft zu finden. Zudem wurde deutlich, dass wir dringend unsere Workflows reformieren mussten, allen voran die IT-Umgebung, um Mitarbeiter anzuziehen sowie zu entwickeln und unser Unternehmenswachstum weiter zu fördern“, erläutert Atsushi Ozawa, Tobishima Corporation.

Im Rahmen dieser Strategie verteilte das Unternehmen an alle Mitarbeiter leichte Laptops sowie lüfterlose, staubdichte Tablets zur Mitnahme an den jeweiligen Einsatzort. Diese Neuerung ermöglichte die Entwicklung einer mobilen Arbeitsumgebung, dank der Mitarbeiter unabhängig vom jeweiligen Standort wie Baustelle, Baustellenbüro oder Niederlassung sind.

Sie benötigten jedoch noch eine Lösung, die das Aufrufen erforderlicher Daten auf den einzelnen Geräten ermöglichte. Damals wurden Dokumente wie Baupläne und Bauverfahrensangaben noch im NAS (Network Attached Storage) im Büro gespeichert und verwaltet. Unterschiede bei den Betriebssystemen gestalteten den Zugriff auf die NAS-Daten über die Tablets jedoch schwierig, sodass die Mitarbeiter zum Abgleich von Dokumenten immer ins Baustellenbüro kommen mussten. 

„Unsere Mitarbeiter hatten vor Ort keinen Zugriff auf Baupläne und andere Materialien. Daher mussten sie für jede Überprüfung ins Büro zurückkehren. Was wir benötigten, war eine Datenspeicherung, die Mitarbeitern schnelleren Zugriff ermöglicht“, so Takahisa Nakaya, der ebenfalls bei der Tobishima Corporation tätig ist.

Lösung: benutzerfreundliche Möglichkeit für die Anzeige und Freigabe großer Dateien

Nach der eingehenden Prüfung aller verfügbaren Datenspeicherlösungen entschied sich die Tobishima Corporation für Dropbox.

„Neben der Möglichkeit, Dokumente auf einem Tablet anzuzeigen, benötigten wir unbedingt eine Cloud-Speicherlösung, da wir damit das Risiko eines Datenverlusts durch NAS-Ausfälle oder Naturkatastrophen verringern sowie den Aufwand für Wartung und Betrieb minimieren konnten. Wir haben uns aufgrund der unkomplizierten Benutzeroberfläche für Dropbox entschieden, die auch Nutzer ohne IT-Kenntnisse problemlos verwenden können“, erläutert Ozawa.

Auch die differenzielle Synchronisierung von Dropbox, mit der sich große Dateien (CAD-Daten, Standortfotos usw.) schnell und sicher hochladen lassen, hat das Team überzeugt. Da Dateien offline angezeigt werden können, muss das Team zudem nur Dateien für laufende Projekt sowie die verknüpfbaren Apps auf lokalen Geräten speichern.

„Alle unsere Baustellenleiter, mich selbst eingeschlossen, speichern individuelle Daten zu vorherigen Aufträgen als Referenz für unsere Arbeit. Diese Datenbestände wachsen selbstverständlich. Cloud-Dienste bieten uns in diesem Zusammenhang höhere Flexibilität bei der Erweiterung des verfügbaren Speicherplatzes als NAS. All das sind wichtige Vorteile für uns“, so Nakatani.

Ergebnisse: Informationen jederzeit und überall abrufen und zusätzlich Dateien für externe Unternehmen freigeben

Die Tobishima Corporation begann im Anschluss an ein erfolgreiches Pilotprojekt mit der allgemeinen Einführung von Dropbox.  „Zur Prüfung von Bauplänen das Büro aufsuchen zu müssen, ist zeitaufwendig, insbesondere bei Arbeiten in hohen Stockwerken. Dokumente auf meinem iPad prüfen zu können, ist daher eine große Hilfe. Dies trägt nicht nur zur Arbeitseffizienz bei, sondern reduziert auch die Arbeitsbelastung der Baustellenleiter wie mir“, so Yusuke Tanaka.

Ein weiterer Effekt ist, dass das Team vor Ort papierlos arbeiten kann. Früher mussten häufig mit einem Plotter erstellte Baupläne zur Baustelle mitgebracht werden. Das ist jedoch nicht mehr notwendig. „Heute können wir alles Notwendige in Dropbox auf unseren Smartphones und iPads anzeigen. So kann es nicht mehr passieren, dass wir den benötigten Bauplan nicht dabei haben“, erläutert Tanaka.

Dropbox hat sich auch für die in der Baubranche üblichen Joint-Ventures als nützlich erwiesen.

„Bei einem Joint-Venture müssen Informationen zwischen mehreren Unternehmen ausgetauscht werden. Externen Zugriff auf Dateiserver des Unternehmens zu gewähren, ist jedoch mit Sicherheits- und Compliance-Problemen verbunden. Dropbox bietet uns zahlreiche Anpassungsmöglichkeiten wie Anzeigeberechtigungen, sodass wir unsere Dateien beruhigt teilen können“, so Ozawa. 

Die Tobishima Corporation nutzt diese Vorteile bei der Dateifreigabe an Unternehmen der Gruppe.

Das Unternehmen plant, Dropbox in Zukunft für noch mehr Dateien zu verwenden. An erster Stelle steht hierbei der Einsatz für Fotos. Die Beschäftigten machen auf den unterschiedlichen Baustellen jeden Tag zahlreiche Fotos zu Aufzeichnungs- und Berichtszwecken. Diese werden in einem Logbuch gespeichert und verwaltet. Dies war bislang zusätzliche Arbeitszeit. 

„Die Fotos bestimmter Baustellen werden mittlerweile bei Dropbox gespeichert. Auch die Fotoverwaltung und die Erstellung des Logbuchs erfolgt dort über Dropbox. Wir werden dies in Zukunft für weitere Baustellen übernehmen und damit die Arbeitsbelastung unseres Personals senken“, so Ozawa. Ergänzend merkt er an, dass diese Initiative hoffentlich auch zur Verkürzung der Arbeitszeiten beitragen wird. 

Langfristig erwägt das Unternehmen, die NAS-Geräte in den Baustellenbüros vollständig abzuschaffen und alle Daten in Dropbox zusammenzuführen. „Wir haben unsere Dateiserver bereits in die Cloud verlagert und Microsoft 365 als unternehmensweites Kommunikationstool eingeführt. Der Schwerpunkt lag hierbei auf der Optimierung der Arbeitsabläufe. Wir freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit mit Dropbox bei unseren Initiativen“, schließt Ozawa.