Toda Corporation
Migration physischer Server von Baustellen in den Cloud-Speicher.
Nutzung der schnellen Dateisynchronisierung und der hochwertigen Suchfunktion, um den Informationsaustausch mit internen und externen Partnern zu optimieren.
„Während der Bauarbeiten treten viele Probleme und Änderungen auf, sodass ein schneller Informationsaustausch vor Ort unerlässlich ist. Dank der Installation von Dropbox können Mitarbeiter unseres Unternehmens und externer Tochtergesellschaften, einschließlich vieler Partnerunternehmen, Dateien in Echtzeit austauschen.“
Verwendetes Produkt
Dropbox
Branche
Baugewerbe
Größe
1.000 oder mehr
Ort
Japan
Die Herausforderung: Schwieriger Informationsaustausch mit externen Parteien durch physische Server auf den einzelnen Baustellen
Die Toda Corporation ist ein Generalunternehmer, der bereits seit 140 Jahren im Geschäft ist. Mit Aktivitäten in den Bereichen Hoch- und Tiefbau, Stadtentwicklung, Immobilien, Energieerzeugung und mehr hat das Unternehmen ein stetiges Wachstum in einer Vielzahl von Bereichen erzielt.
Die Toda Corporation setzte früher physische Server auf ihren Baustellen ein, um Konstruktionsdaten wie Zeichnungen, Fotos und Prozessdiagramme zu bearbeiten und zu speichern.
Während der Bauphase bearbeiten und prüfen viele der angeschlossenen Unternehmen, darunter Planungsbüros und Partnerunternehmen, verschiedene Arten von Dokumenten, z. B. Zeichnungen. Diese Dokumente werden täglich aktualisiert. Die physischen Server waren jedoch in erster Linie nur für die Mitarbeiter des Generalunternehmers zugänglich.
„Die Mitarbeiter des Generalunternehmens, die auf diesen Baustellen arbeiteten, mussten viel Zeit und Geld aufwenden, um Konstruktionsinformationen auszutauschen, große Zeichnungsdateien zu komprimieren, sie per E-Mail oder über einen speziellen Dateitransferdienst zu versenden und dann zusätzlich externe Dateispeicher bereitzustellen“,
sagt Hiroyuki Ikehata, Manager, Production System Promotion Section 1 der Toda Corporation.
In der Baubranche ist es äußerst wichtig, Informationen schnell weitergeben zu können. Die Toda Coperation hatte mit kostspieligen Verzögerungen zu kämpfen, wenn es darum ging, Dateien wie Zeichnungen per E-Mail an externe Partner zu senden.
Diese Arbeitsweise führte auch zu einer schwerfälligen Dateiverwaltung. Da täglich fast 100 E-Mails eingingen, viele davon mit angehängten Zeichnungen, war es mühsam zu überprüfen, welche Zeichnungen der neuesten Version entsprachen, komprimierte oder passwortgeschützte Zeichnungen zu entpacken und die Zeichnungen in Ordnern zu speichern, die nach Konstruktionsdetails kategorisiert waren.
„Im Bauwesen kann schon das Einfügen einer einzigen falschen Linie in einer Zeichnung enorme Kosten und Nacharbeit nach sich ziehen. Um das zu verhindern, mussten wir jedes Mal anrufen und uns vergewissern, wann genau die E-Mail mit der neuesten Datei gesendet wurde“, erinnert sich Toshihiro Saito, ein Bauleiter der Toda Corporation, der die aktuellen Baustellen überwacht.
Die Mitarbeiter an den verschiedenen Standorten mussten sich auch mit Bedienungsfehlern auseinandersetzen, bei denen versehentlich Daten auf einem physischen Server gelöscht wurden. Dadurch wurde die Wiederherstellung von Dateien aus älteren Versionen erforderlich, da gelöschte Dateien nicht einfach wiederhergestellt werden konnten. Jeder Fehler führte zu zusätzlicher Arbeit.
Die Lösung: Einführung von Dropbox aufgrund der schnellen Dateisynchronisierung und der erweiterten Suchfunktionen
Zu diesem Zeitpunkt beschloss das Unternehmen, während des Umbaus seines Hauptgebäudes im Dezember 2019 in ein Übergangsgebäude umzuziehen. Bei den Vorbereitungen für diesen Umzug kam das Thema zur Lösung der bestehenden Probleme auf.
Vor der Implementierung von Cloud-Dateiservern für die Baustellen wurde damit begonnen, diese auch für die internen Abteilungen zu implementieren, die in das provisorische Gebäude umziehen sollten.
Auf diese Weise konnte nicht nur der Informationsaustausch beschleunigt, sondern auch der Geschäftskontinuitätsplan gestärkt und der erforderliche Platz für die Installation des Dateiservers reduziert werden. So wurde die Grundlage für die Umsetzung auf den Baustellen des Unternehmens im ganzen Land geschaffen.
Die Toda Corporation hatte Google Drive für den Informationsaustausch zwischen ihren internen Arbeitsgruppen verwendet. Da jedoch viele Mitarbeiter Bedenken wegen der langsamen Dateisynchronisierung mit ihren Computern äußerten und weil es aufgrund von Problemen bei der Kontoregistrierung nicht möglich war, Dateien mit verschiedenen externen Partnerunternehmen gemeinsam zu nutzen, begann das Unternehmen mit der Suche nach einer alternativen Lösung, die besser auf ihre Bedürfnisse im Bauwesen zugeschnitten war.
„Wir haben zwei Möglichkeiten in Betracht gezogen: Dropbox Business (im Folgenden „Dropbox“) und den Cloud-Speicherdienst eines anderen Unternehmens. Unsere Recherchen haben jedoch gezeigt, dass die beiden Optionen völlig unterschiedlich sind. Wir hatten das Gefühl, dass Dropbox wie ein „Schreibtisch“ ist, an dem mehrere Personen zusammenarbeiten können, während der andere Dienst eher wie eine „Schublade“ ist, in der man fertige Dateien ablegt.
Ersteres entsprach unserer Anforderung, Dateien häufig zu bearbeiten und mit Partnerunternehmen auszutauschen“,
erinnert sich Ikehata.
Dies war der Weg, der zur Einführung von Dropbox führte. Ausschlaggebend waren die Geschwindigkeit der Dateisynchronisation, die für die gemeinsame Nutzung und Zusammenarbeit unerlässlich ist, und die intuitive Bedienbarkeit, die eine Nutzung wie bei einem lokalen Ordner ermöglicht.
Das Ergebnis: Einführung von Dropbox als unternehmensweite Standardumgebung und effektive Interaktion mit Partnerunternehmen
Effiziente und flexible Dateifreigabe
Seitdem das Unternehmen vor etwa einem halben Jahr mit dieser umfassenden Umstellung begonnen hat, werden Zeichnungen, Dokumente und Daten, die auf physischen Servern in Niederlassungen und an bestehenden Baustellen im Hoch- und Tiefbau gespeichert sind, kontinuierlich zu Dropbox migriert. Das Unternehmen nutzt Dropbox auch als Standard für neue Baustellen. Durch die Speicherung von Dateien auf Dropbox wurde ihm natürlich die Dateifreigabe ermöglicht.
Indem das Unternehmen ihre Dropbox-Lizenz an große Konstruktionsbüros und Partnerunternehmen verliehen hat, kann es nun eine Umgebung schaffen, in der alle internen und externen Mitarbeiter des Bauunternehmens auf die Informationen zugreifen können, die sie für ihre Arbeit benötigen.
„Durch die Erstellung freigegebener Ordner für die einzelnen Partnerunternehmen konnten Fehler beim Austausch der neuesten Zeichnungen vermieden werden. Es blieb uns auch die Mühe erspart, die Dateien zu verwalten“,
sagt Saito.
Indem für die einzelnen Organisatoren von Besprechungen freigegebene Ordner in Dropbox erstellt und alle relevanten Dokumente in diesen Ordnern gespeichert wurden, konnte das Unternehmen diese auch für Remote-Web-Besprechungen nutzen.
„So wurde die Einführung der papierlosen Arbeit beschleunigt und der Arbeitsaufwand für die Erstellung von Dokumenten reduziert,
so Koji Sakamoto, Construction Equipment Section, Toda Corporation.
Außerdem konnte das Unternehmen über die Link-Freigabefunktion und Dropbox Transfer die erforderlichen Dateien gesammelt an Partner senden, denen sie ihre Lizenz nicht verliehen haben.
Effiziente und flexible Dateifreigabe
Die Funktion des Versionsverlaufs gibt dem Unternehmen die Möglichkeit, gelöschte Dateien einfach wiederherzustellen.
Beschleunigte Suche nach Informationen
Die Effizienz der Dateisuche wurde ebenfalls erheblich gesteigert. „Dateien können jetzt 3- bis 4-mal schneller gefunden werden als früher“, betont Ikehata.
Jetzt können die Mitarbeiter alle Dateien an einem einzigen Ort speichern und noch mehr von der hohen Durchsuchbarkeit von Dropbox profitieren.
Sekundäre Vorteile: Verbesserte Produktivität bei der Arbeit im Home-Office während der Coronapandemie – dank Dropbox
Reibungsloser Übergang zum Home-Office
Auch während der Coronapandemie kamen die Vorteile von Dropbox voll zur Geltung.
„Wir betrachten den reibungslosen Übergang zum Home-Office als den größten Vorteil von Dropbox“,
erklärt Masakazu Aoki, Manager, Administration Division, International Branch, Toda Corporation.
Das Unternehmen nutzt Dropbox Paper für eine Vielzahl von Vorgängen, z. B. zur Verwaltung von Terminen und Aufgaben sowie zur Weitergabe von Informationen an Mitarbeiter, die unterwegs oder im Home-Office arbeiten. Man ist der Ansicht, dass dies die Kommunikation anregt.
„Google Calendar kann zwar auch Termine verwalten, aber nicht die Aufgaben jedes einzelnen Mitglieds. Durch die Verwaltung beider Bereiche mit Dropbox Paper hat sich der Aufwand für das Wechseln von Apps und das Bestätigen von Arbeitsdetails per Telefon verringert und damit die Produktivität im Home-Office verbessert“,
bekräftigt Aoki.
Reibungslosere Interaktion mit Niederlassungen und Standorten im Ausland
Das Unternehmen ist der Ansicht, dass sich Dropbox Paper auch für die Kommunikation mit seinen Niederlassungen und Standorten im Ausland über verschiedene Zeitzonen hinweg eignet.
Indem die Nutzer während der Arbeitszeit Kommentare in eine einzige Datei schreiben, können die Mitarbeiter eng zusammenarbeiten, ohne erst einen Termin für eine Besprechung finden zu müssen.
„Wir betrachten den reibungslosen Übergang zum Home-Office während der Coronapandemie als den größten Vorteil, den Dropbox uns bot. Dropbox Paper hilft uns, die aktuellen Aktivitäten der einzelnen Mitglieder zu visualisieren, und ermöglicht eine höhere Produktivität im Home-Office.“
Masakazu Aoki, Manager, Administration Division, International BranchDie wichtigsten Vorteile der Einführung von Dropbox
Erweiterte Suchfunktionen haben die Effizienz der Dateisuche verbessert, sodass es nicht mehr erforderlich ist, eine Ordnerstruktur zu erstellen.
Dropbox Paper hat dazu beigetragen, die Situation jedes einzelnen Mitarbeiters zu visualisieren und die interne Kommunikation bei der Arbeit im Home-Office zu fördern. Außerdem wurde der Informationsaustausch mit ausländischen Niederlassungen und Partnerunternehmen in verschiedenen Zeitzonen optimiert.
Dank der reibungslosen Synchronisierung werden Dateiänderungen sofort übernommen, selbst wenn Zeichnungen und andere große Dateien gemeinsam genutzt werden. Dadurch wird die Verwaltung der aktuellen Daten erleichtert.