Vereinfachte Zusammenarbeit mit Kunden durch mehr Sicherheit und besseren Zugriff auf Dateien

Herausforderung: Ein Datenschutzverstoß verdeutlicht den Bedarf an zusätzlicher Dateisicherheit

Die 1984 gegründete The Shopping Center Group (TSCG) ist das größte private Immobilienunternehmen mit Schwerpunkt auf Einzelhandel und Gastronomie. Indem das Unternehmen dem Einzelhandel treu geblieben ist, konnte es starke, langjährige Beziehungen zu namhaften Einzelhändlern aufbauen. Durch die Fokussierung auf den Einzelhandel und das Bestreben, stets mehr über diesen Bereich in Erfahrung zu bringen, kann das Unternehmen Ablenkungen vermeiden und gleichzeitig die Herausforderungen, mit denen seine Kunden konfrontiert sind, besser verstehen.

Für TSCG sind die Sicherheit und der Schutz von Kundendaten von entscheidender Bedeutung. Abgesehen von Finanzdaten können auch strategische Informationen zum Verhängnis werden, wenn sie in die falschen Hände geraten. Wenn beispielsweise ein großes Einzelhandelsunternehmen daran interessiert ist, in einen bestimmten Markt einzusteigen, möchten viele diese Informationen vorab erhalten.

Nach einem Sicherheitsvorfall bei einem langjährigen Partner von TSCG erkannte das Team, wie wichtig der Wechsel zu einem neuen Dienstleister ist, und nahm eine gründliche Überprüfung seiner Verfahren zur Dateispeicherung vor.

Angesichts der Arbeitsinhalte von TSCG wird nicht alles intern gespeichert. Obwohl TSCG viele Daten intern generiert, müssen sie auch an Kunden weitergegeben werden. Das Verfahren für die Freigabe war kompliziert, denn das Team musste sich an seinen IT-Partner wenden, der dann einen Freigabeordner einrichtete. Anschließend wurden diese Ordner in einem konventionellen Dateisystem zentralisiert.
Das Unternehmen wollte diesen Prozess verbessern und wandte sich an eine Reihe von Managed Service Providern (MSPs), um sich nach der besten Lösung zu erkundigen.

Die Lösung: sicherer, cloudbasierter Speicher zur Vereinfachung von Freigabe und Zugriff

Bei den Gesprächen mit potenziellen MSPs brachte TSCG Bedenken und Herausforderungen in Bezug auf die Sicherheit, Speicherung und Freigabe von Dateien zur Sprache. Dabei rückte Dropbox zunehmend in den Vordergrund, da das Unternehmen den Stellenwert von Sicherheit verstand und Systeme einsetzte, die Informationen schützen und gleichzeitig einen einfachen Zugriff für die zuständigen Personen ermöglichen. Für Bryan Chandler, SVP und Managing Director of Innovation and Technology bei TSCG, war es außerdem wichtig, auf die Erfahrung von Dropbox bei der Arbeit mit anderen Kunden vertrauen zu können und die Gewissheit zu haben, dass die Daten sicher sind. Wenn Kunden fragen, welche Maßnahmen zu ihrem Schutz ergriffen werden, kann TSGC die von Dropbox getroffenen Vorkehrungen nennen. „Das hilft, Vertrauen in diesen Beziehungen aufzubauen“, so Chandler.

Inzwischen ist Dropbox die zentrale Dateifreigabelösung von TSCG – alle 300 Mitarbeiter von TSCG haben Zugang zu Dropbox. Die Plattform wird auf den Laptops aller neuen Nutzer installiert, sodass alle Dokumente, Downloads und Bilder auf Dropbox landen. Die Mitarbeiter von TSCG können sich außerdem über ihre Mobilgeräte bei Dropbox anmelden, wenn sie unterwegs sind. Da Dropbox Dateien eine geräteübergreifende Synchronisierung ermöglicht, arbeitet jeder Mitarbeiter mit der aktuellsten Version der Dateien. „Wir müssen uns nicht mehr den Kopf zerbrechen, wo sich bestimmte Dokumente befinden. Wir können sie einfach speichern und von überall aus darauf zugreifen.“ Die Mitarbeiter beschäftigen sich mit komplexen Geschäftsvorgängen und Dokumenten, aber solange sie Zugang zum Internet haben, haben sie Zugang zu den benötigten Dateien. Dank dieser Mobilität und Flexibilität konnte TSCG zudem ein hybrides Arbeitsmodell einführen.

Dropbox gewährleistet nicht nur die sichere Speicherung von Dateien, sondern erleichtert auch die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern und Kunden von TSCG. Durch die Dateifreigabe kann TSCG zum Beispiel virtuelle Bereiche für seine Kunden mit all deren Informationen erstellen und dann einfach einen Link an die Kunden senden, um ihnen den Zugriff zu ermöglichen und sicherzustellen, dass alle mit denselben Daten arbeiten. „Das kommt sehr gut an, nicht nur bei unseren Mitarbeitern, sondern auch bei unseren Kunden“, sagt Chandler. Bei jeder Akquisition ist eine Menge Due Diligence erforderlich. So ging es bei einer jüngsten Transaktion um eine Vielzahl von Vereinbarungen über verschiedene Abos und Verträge, die ein Unternehmen mit verschiedenen Anbietern abgeschlossen hatte. Die Abwicklung dieser Art von Geschäften erfordert viel Kommunikation, meist per E-Mail. Chandler nutzte die Dateianfragefunktion in Dropbox, mit der die Gegenseite Material in dem von ihm erstellten Bereich freigeben konnte

„Das spart so viele E-Mails und so viel Hin und Her“, so Chandler. „Es entstand kein Durcheinander in meinem Posteingang. Stattdessen konnte der Kunde das Dokument einfach hochladen, sodass wir beide Zugriff darauf hatten. Das war viel effizienter. Beim Austausch so vieler Dateien verringert sich dadurch die Gefahr, dass es heißt: ‚Ich dachte, das hätte ich schon abgeschickt‘.“ TSCG verlässt sich außerdem auf die Möglichkeit, bestimmte Ordner zu abonnieren. Benutzer erhalten eine Benachrichtigung, wenn jemand etwas Neues zu einem Bereich hinzufügt. „Die Funktion, Ordner zu abonnieren, ist eine kleines Extra in Dropbox, das allerdings eine enorme Wirkung hat“, erklärt Chandler. „Ich lade Newsletter, Artikel und andere nützliche Ressourcen in den Ordner hoch. Jeder, der diese Ressourcen hilfreich findet, kann den Ordner abonnieren und wird benachrichtigt, wenn ich neue Inhalte hinzufüge.“

Dropbox fügt sich auch gut in das übrige technische System von TSCG ein, zu dem Anwendungen wie das Projektmanagementtool monday.com und Airtable, ein Manager zur Nachverfolgung von Assets und Inhalten, gehören. „Ich kann einfach auf zwei Schaltflächen klicken und jede beliebige Datei aus Dropbox in diese Anwendungen ziehen. Es funktioniert einwandfrei“, sagt Chandler. Die Integrationsfunktionen von Dropbox ermöglichen auch eine Skalierung, die TSCG in naher Zukunft zu nutzen hofft. „Wir haben definitiv die Gelegenheit, die gemeinsame Nutzung von Anwendungen, die wir tagtäglich einsetzen, und Dropbox weiter auszubauen.“