Der strategische Wechsel von TV Asahi zu Dropbox: höhere Effizienz und Sicherheit in der Medienbranche

Herausforderung: Erforderlichkeit einer Dateifreigabeumgebung in der Cloud für den Umstieg auf papierlose Prozesse

TV Asahi ist ein 1959 gegründetes Rundfunkunternehmen, das folglich seit mehr als 60 Jahren in der Branche tätig ist. In den letzten Jahren hat das Unternehmen mit „AbemaTV“ und „TV Asahi Douga“ zudem seine Internetsparte ausgebaut, um dem geänderten Zuschauerverhalten gerecht zu werden. Außerdem ist das Unternehmen gewachsen und hat seine Belegschaft vergrößert. Schließlich reichte der an den Standorten von Asahi TV vorhandene Platz nicht mehr aus. Die Lagerung von Bändern und anderen Medien entwickelte sich zu einem Problem. Hajime Yasuda aus der Technikabteilung von TV Asahi erläutert:

„Wir mussten die Menge der von uns verwendeten Papierdokumente dringend reduzieren. Hierzu haben wir Dateiserver und Tablets eingeführt. Die Loslösung von einer über Jahrzehnte gewachsenen Papierkultur, in der praktisch wöchentlich Zehntausende Fotokopien mit Vorschlägen für Fernsehsendungen in Meetings verteilt wurden, war jedoch nicht einfach.“

Beim Umstieg auf papierlosen Prozesse wurden zudem einige Probleme offensichtlich. Bei einer Mitarbeiterbefragung zur IT-Nutzung stellten wir fest, dass eine überraschend große Zahl bereits für Privatanwender vorgesehene Dateifreigabetools nutzte –sowohl in Eigenregie als auch auf Initiative der Abteilungen.

„Für Privatanwender vorgesehene Tools bringen häufig nicht die für den gewerblichen Einsatz erforderlichen Sicherheitsfeatures mit und sie lassen sich nur schwer zentral durch die IT-Abteilung verwalten. Um zu verhindern, dass Unternehmensdokumente wie Verträge und Rechnungen sowie Dokumente zur Content-Produktion wie Vorschläge und Skripte offengelegt werden, benötigen wir eine formelle unternehmensweite Umgebung für die Datenfreigabe“, so Yasuda.

Die vorhandenen lokalen Server waren zwar praktisch für die Dateispeicherung, jedoch nicht für die flexible Freigabe von Daten an Dritte wie Werbeagenturen und Produktionsfirmen. Mitarbeitende, die außerhalb des Büros Dokumente benötigten, mussten jemanden bitten, ihnen diese per E-Mail weiterzuleiten. Daher entschloss sich das Unternehmen zur Suche nach einer neuen Lösung für die Dateifreigabe im Rahmen seines geschäftlichen Cloud-Speicherdiensts, um die betriebliche Effizienz zu erhöhen und Sicherheitsrisiken zu mindern.

Lösung: Sichere Speicherung und Freigabe von Dateien

Nach reiflicher Überlegung entschied sich das Unternehmen für Dropbox.

Ausschlaggebend hierfür war auch, dass Dropbox den Ergebnissen der vorab durchgeführten Umfrage zufolge bereits der Cloud-Dienst war, den die Mitarbeitenden von TV Asahi nutzten.

„Die praktische Benutzeroberfläche gefiel zahlreichen Mitarbeitenden, sodass wir aufgrund der einfachen Einarbeitung mit einer reibungslosen Einführung rechnen konnten“, so Makoto Miyahara von TV Asahi.

Das Unternehmen berücksichtigte zudem die Sicherheitsfeatures von Dropbox. Insbesondere standen hierbei die Multi-Faktor-Authentifizierung und die erweiterte Protokollverwaltung sowie die Tatsache im Mittelpunkt, dass Admins die unternehmensweite Nutzung zentral im Blick behalten können.

„Dank der jederzeitigen Übersicht über den Dienst können wir Governance-Richtlinien und Kontrollmaßnahmen durchsetzen. Wir sind davon ausgegangen, dass wir die Nutzer so von der Verwendung von Tools abhalten, die eigentlich für Endanwender vorgesehen sind, und gleichzeitig eine Umgebung für die Datenfreigabe schaffen, in der Mitarbeitende jederzeit und überall auf in der Cloud gespeicherte Dateien zugreifen können.“ – Hajime Yasuda

Dropbox kann problemlos große Datenmengen verarbeiten. Das war ein weiteres wichtiges Plus. Bei Fernsehgesellschaften wird häufig mit großen Daten gearbeitet, beispielsweise Videos und Computergrafiken (CG). Früher wurden diese Daten auf den Dateiservern von TV Asahi gespeichert. Die Mitarbeitenden empfanden dies jedoch als unpraktisch für die externe Freigabe. „Wir konnten dem Wunsch von Regisseuren, die sich vor Ort bei Dreharbeiten vorherige Aufnahmen ansehen wollten, kaum nachkommen. Dropbox ermöglicht dagegen die Vorschau der meisten unserer Dateien, selbst wenn diese in seltenen Formaten wie Avid DNxHD und Apple ProRes vorliegen, die in Video- und CG-Apps zur Anwendung kommen. Da sich die Dateien anzeigen lassen, ohne die gesamte Datei herunterzuladen, funktioniert das sogar an Orten mit begrenzter Internetbandbreite. Wir haben uns die Vor- und Nachteile unterschiedlicher Dienste angesehen und festgestellt, dass Dropbox die einzige Option für die Verwaltung von Videoinhalten war“, erläutert Takatoshi Yamamoto vom Corporate Design Center von TV Asahi.

Ergebnisse: Ausbau der Nutzung von Dropbox für Videos und Grafiken

TV Asahi führt Dropbox derzeit im gesamten Unternehmen ein. Die Lizenzen werden entsprechend den Anforderungen der einzelnen Abteilungen vergeben. Den Anfang machen die CG- und Internet-Abteilungen, die diese am dringendsten benötigen. Ziel ist es, die Abläufe vor Ort sowie die Datenfreigabe effizienter zu gestalten. 

„Ich arbeite in der CG-Produktion, wo das System bereits in vollem Umfang genutzt wird. Die Kommunikation mit Externen ist dadurch wesentlich effizienter geworden. Neben der bereits erwähnten Funktion zur Vorschau von Videodateien profitiert das Unternehmen bei der Übertragung großer Dateien von und zu externen Standorten von Dropbox Transfer. Besonders praktisch ist dabei die Möglichkeit, Ablaufdaten für Downloads festzulegen. Dropbox ist zudem ein Vorreiter bei der Übernahme aktueller Technologien, sodass wir uns darauf verlassen, dass unsere Lösung für die Freigabe und Speicherung von Dateien jederzeit dem aktuellen Stand der Technik entspricht“, so Yamamoto.