Asahi Television utiliza Dropbox para compartir de forma externa y segura, y para streaming en dispositivos móviles.

Desafío: transmisión sin control de los datos de los consumidores

Asahi Broadcasting Corporation, una estación de televisión líder en la región japonesa de Kansai, no solo transmite por radio y televisión, sino también por Internet. La empresa también posee contenido que se transmite a nivel nacional, como el programa de panel “Attack 25”, así como formatos de programas como el de “Shinkon-santo Irasshai!” (¡Bienvenidos, recién casados!) que ofrecen a audiencias internacionales.

En 2013, trasladaron su infraestructura de uso compartido de datos, utilizada por aproximadamente 700 de sus empleados, desde un software grupal local a servicios en la nube. Durante el cambio, se estableció una política de seguridad para que la información solo pudiera compartirse dentro del dominio corporativo. Sin embargo, notaron una mayor necesidad de compartir información fuera de la empresa, como lo explica Chiharu Kiyohara (Departamento de Sistemas de Información, Oficina de Tecnología): “Normalmente, usaríamos archivos adjuntos por correo electrónico, pero ocasionalmente hemos usado servicios de transmisión de datos para los archivos grandes. El Departamento de Sistemas de Información no puede controlar la forma en que se usan los servicios orientados al consumidor. Con este tipo de servicios, también resulta difícil saber quién comparte qué archivo, cuándo lo comparte y con quién lo comparte.”

Solución: optimización de la colaboración externa

La transmisión de datos no es la única forma de poner a disposición los archivos cuando se está fuera de la oficina. En el caso de los programas que se encuentran actualmente en producción, los empleados de ventas de Asahi Broadcasting Corporation almacenan los archivos de video en sus iPad o en otras tablets, como lo harían con un folleto de ventas. Si bien las tablets son fáciles de llevar, tienen una capacidad de almacenamiento limitada, lo que significa que solo se puede transferir una cierta cantidad de videos de alta resolución a cada una de ellas.

“A veces, tendrás diez videos copiados en tu iPad, pero querrás mostrar un video que no está en el dispositivo. No deberías perder oportunidades por no poder mostrar información. Por otro lado, subir contenido a servicios de consumo que no podemos controlar tampoco es algo que queramos hacer. Así que decidimos buscar almacenamiento en la nube desde el cual pudiéramos transmitir y que pudiéramos gestionar nosotros mismos”, explica Kiyohara. 

Asahi Television Broadcasting Corporation indagó sobre el almacenamiento en la nube para encontrar un servicio que también fuera adecuado para el personal que visita a sus socios comerciales. El equipo realizó pruebas para determinar la velocidad de sincronización de los archivos grandes y de la transmisión de videos de alta resolución almacenados en la nube. Después de probar varios servicios, seleccionaron a Dropbox como el mejor.

“Estábamos seguros de que Dropbox era la solución de almacenamiento en la nube adecuada para nuestras necesidades internas. Es el más estable para cargas y sincronización, y también es rápido y fácil de usar. Además, en otros servicios, se requieren minutos de tiempo de almacenamiento en búfer antes de poder transmitir videos de alta resolución, pero en Dropbox, es instantáneo. Dropbox también ofrece sincronización selectiva, así que no tenemos que preocuparnos por la capacidad. Esto significa que la solución de almacenamiento aprovecha las características de las tablets, como el iPad, que son extremadamente portátiles y tienen una pantalla de alta resolución pero una capacidad limitada”, señala Kiyohara.

Resultados: acceso en campo controlado y seguro

Asahi Broadcasting Corporation distribuyó licencias de Dropbox a voluntarios interesados, principalmente vendedores que usan video de alta resolución en sus destinos y empleados que usaban servicios de transmisión de datos. La satisfacción del usuario mejoró gracias a las conocidas estructuras de carpetas de Dropbox, la aplicación de rápida sincronización y el almacenamiento en la nube con un excelente rendimiento de transmisión. La información se comparte externamente a través de vínculos compartidos y solicitudes de archivos.

“Puedes establecer un límite de tiempo y una contraseña para el vínculo, lo que significa que puedes compartir con tranquilidad. Incluso si la persona con la que vas a compartir no tiene una cuenta de Dropbox, configurar ese límite de tiempo y contraseña garantiza la seguridad. También es muy útil poder solicitar acceso a un archivo para un usuario externo específico.” — Kiyohara

Las carpetas no se crean previamente para cada equipo, sino que se delegan a personas o proyectos para que las usen como quieran. La cuenta también se controla con autenticación multifactor usando Google Authenticator por razones de seguridad. Los registros de acceso y actividad también se monitorean para cumplir con los requisitos de auditoría y mejorar el control sin tener que restringir la libertad de los usuarios en el campo.

Actualmente, el Departamento de Sistemas de Información busca implementar el uso de interfaces API, comenta Kiyohara. La empresa está trabajando con sus socios para desarrollar un mecanismo que permita incorporar flujo de trabajo en los sistemas de solicitudes internas y adjuntar archivos almacenados en Dropbox a las solicitudes.

“Las API son esenciales para los sistemas que manejan tareas de rutina. Las tareas de rutina tienen un flujo fijo, y la intervención humana supone un riesgo de error operativo. Estos problemas se pueden resolver con automatización, por lo que actualmente estamos trabajando en el uso de las API para lograr precisamente eso”.  — Kiyohara