Digital Yalo mejoró la colaboración y redujo los costos mediante la implementación de Dropbox

Aspectos generales

Digital Yalo es una agencia de servicio completo 100% propiedad de minorías que ofrece campañas de marketing creativas, estrategia de personalización de marca, diseño de páginas web y servicios de desarrollo. Con más de 40 empleados, el equipo está compuesto por solucionadores de problemas, coloristas, oyentes, instructores, agricultores y músicos que se inspiran en el cine, el arte, la música y los deportes para impulsar experiencias humanas reales y elevar una marca.

Desafío: la eficiencia no coincidía con su sistema de almacenamiento de archivos.

Desde el principio, el fundador y director ejecutivo de Digital Yalo, Arnold Huffman y su equipo se enorgullecieron de adoptar un enfoque único para los servicios del cliente, centrándose en la entrega eficaz y eficiente de productos. 

Luego de experimentar un crecimiento orgánico y algunas pequeñas fusiones y adquisiciones, este enfoque se volvió más importante que nunca. A medida que la organización crecía, ese enfoque en la eficiencia no coincidía con el engorroso sistema de almacenamiento y entrega de archivos de Digital Yalo.

Una agencia de contenido creativo como Digital Yalo puede pasar de trabajar en recursos de video a documentos de Word en un solo día.

Durante años, todos esos documentos y archivos vivieron en la computadora de Huffman, pero ese sistema creó un cuello de botella, ya que contrataron a más personas y toda la documentación tenía que pasar por el director general. Varias personas necesitaban acceder al mismo documento y todas compartirían información por correo electrónico, donde se perderían detalles importantes. 

“A medida que crecimos, tuvimos que evolucionar nuestra capa tecnológica para permitir ese crecimiento. Ahí es donde entra Dropbox”, afirma Huffman. 

Brandon Bradford, vicepresidente de operaciones, lideró el impulso para crear un proceso que les permita a todas las personas trabajar de forma independiente mientras colaboran con clientes externos.

Solución: transición perfecta entre plataformas

A través de las fusiones que tuvieron en los años anteriores, Digital Yalo trabajó con varias plataformas de colaboración descentralizadas: Dropbox, Box y Microsoft. En su búsqueda por simplificar y unificar la colaboración, Digital Yalo recurrió a Positive Results, un vendedor externo y socio de tecnología, para ayudar a elegir la solución adecuada. 

Positive Results hizo una demostración de varias herramientas, incluidas Google, Box y Dropbox. Antes de elegir, era fundamental comprender los flujos de trabajo que eran más importantes para sus operaciones comerciales. Se reducía a tres funciones principales. 

En primer lugar, necesitaban incorporar empleados nuevos y brindar acceso y licencias a información confidencial para sus roles de negocios sin la necesidad de un profesional de TI. 

En segundo lugar, como agencia de estrategia y marketing, colaboran con clientes de forma habitual. Hacer que los espacios de trabajo digitales privados para los clientes fueran fáciles de configurar, administrar e implementar era la máxima prioridad.

Y por último, necesitaban la capacidad de integrar su solución de almacenamiento de documentos con otras aplicaciones que ya estaban utilizando. Dropbox fue la herramienta que mejor cumplió con sus requerimientos comerciales.

“Recomendamos Dropbox debido a nuestra profunda asociación, la flexibilidad de la plataforma y nuestra capacidad de migrar un terabyte de datos en menos de una semana de Box a Dropbox sin interrupción de la productividad diaria”, afirma Dennis Kyle, director ejecutivo de Positive Results. “Ayudamos a Digital Yalo a diseñar una estrategia completa para el diseño del sistema, la estrategia de implementación, la migración e incorporación técnicas y la capacitación del usuario final y del administrador”.

Dropbox también ofreció un sistema de estructura de archivos que a todas las personas en Digital Yalo les resultó familiar, lo que redujo en gran medida la curva de aprendizaje de una nueva herramienta.

Al permitir que varias personas accedan y editen documentos en tiempo real, Digital Yalo ya no tuvo que ensamblar documentos actualizados a partir de ediciones graduales enviadas por correo electrónico. Esta colaboración mejorada ahorró mucho tiempo. 

Hoy en día, cada cliente tiene una carpeta compartida con subcarpetas para el personal interno y una subcarpeta para archivos que se puede compartir con los clientes. A cada parte interesada se le pueden asignar permisos individuales y la información se puede compartir con los clientes y el equipo de servicio correspondiente. El equipo también usa Dropbox Sign para obtener las firmas necesarias dentro de su flujo de trabajo existente, un paso fundamental para eliminar los cuellos de botella en la aprobación a medida que el equipo crece.

Digital Yalo usa integraciones de Dropbox con Asana, Smartsheet y Zoho. Estas integraciones se implementaron con la ayuda de Positive Results.

Cuando Digital Yalo adquirió dos agencias más pequeñas, Ninja Multimedia y My Friend's Nephew, se asociaron una vez más con el equipo de Positive Results para garantizar que la migración no afectara el trabajo diario del equipo de la empresa. En conjunto, participaron en una importante migración de información e incorporaron todo para su marca unificada en Dropbox.

Resultados: moverse rápidamente y lograr más cosas

Pasar de Box a Dropbox le ahorró a Digital Yalo alrededor de 57 % en la tarifa de licencia anual. También estiman un ahorro de recursos del 14 % por el tiempo dedicado a alternar entre plataformas y buscar fragmentos de documentos actualizados.

A medida que continúan creciendo, Digital Yalo confía en que Dropbox les ofrece la eficiencia que necesitan para mantenerse al tanto de las necesidades de los clientes. “Siempre hay algo nuevo”, dice Huffman. “Nuestro trabajo es estar al tanto de eso, y herramientas como Dropbox nos ayudan a avanzar rápidamente a través de la colaboración”.

En última instancia, su métrica de éxito son los comentarios del equipo. Dropbox ayudó a que los flujos de trabajo de todas las personas sean más simples y fluidos, lo que le permite al personal de Digital Yalo llegar al alma de cualquier marca más rápido que nunca.

“Dropbox es una de las herramientas de colaboración que nos ayuda a estar en sincronía con los clientes”, dice Huffman. “Nos permite ser efectivos y eficientes a la hora de procesar entregas o cambiarlas para que lleguemos al objetivo más rápido".