Japan Translation Center, Ltd.

Desafío: gestionar y compartir contratos

Japan Translation Center (JTC) se fundó en 1962 como empresa pionera en la traducción de lenguas extranjeras. Con sede cerca de la Torre de Tokio, en el distrito de Higashi-Azabu del barrio Minato de Tokio, JTC ofrece servicios multilingües de traducción e interpretación basados en el principio de “traducción humana”.

“En los últimos años, estamos viendo cada vez más traducción automática basada en IA, pero todavía creemos que la traducción humana tiene un valor real. Nuestro objetivo es ofrecer servicios de traducción de alta calidad que tengan en cuenta el contexto del texto, los pensamientos y sentimientos del autor, el uso previsto del documento traducido y su capacidad de persuasión ante el público objetivo”, explica Risa Takabatake, presidenta de JTC.

Uno de los activos más valiosos de la empresa es su equipo de traductores expertos. JTC trabaja con varios traductores independientes a través de contratos de externalización, pero la empresa se enfrentó a desafíos relacionados con los flujos de trabajo de contratación.

Una vez que el solicitante envía los documentos necesarios y pasa la prueba de traducción, se acuerdan las condiciones y se debe firmar un contrato antes de que pueda comenzar a recibir trabajos de traducción. En el pasado, JTC enviaba los documentos de las solicitudes como archivos ZIP cifrados protegidos con contraseña, y la contraseña se enviaba posteriormente como parte de un proceso denominado “Protocolo de archivos adjuntos protegidos con contraseña” (PPAP, por sus siglas en inglés). Sin embargo, cuando el número de solicitantes aumenta considerablemente, esto se vuelve una tarea laboriosa. El proceso también supone riesgos en cuanto a la seguridad de los datos.

“Los contratos eran más bien analógicos, ya que todo se enviaba, se sellaba y se devolvía por correo en copia impresa. Esto significaba que, además de la carga administrativa, el costo de los timbres fiscales y postales también era un problema”, recuerda Takabatake.

JTC también tenía problemas a la hora de gestionar sus documentos. Los contratos de cada traductor se archivaban y almacenaban en un armario archivador, lo que con el tiempo se volvió muy difícil de gestionar. 

“No hace falta decir que, si queríamos ver los documentos, teníamos que estar en la oficina. Pudimos ver que para eliminar todas estas ineficiencias, teníamos que digitalizar nuestros documentos y prescindir del papel”, agrega Yukiko Masuda del departamento de Asuntos Generales de JTC.   

Solución: Dropbox con Dropbox Sign para digitalizar el proceso de incorporación de contratistas

“En el proceso, descubrimos que podíamos conectar Dropbox a la plataforma de firma electrónica Dropbox Sign”, explica Masuda.

Además, al combinarlo con Dropbox, puedes perfeccionar tus flujos de trabajo, desde la creación y el almacenamiento de documentos hasta las solicitudes y verificaciones de firmas.

El proceso es sencillo. Solo tienes que cargar los documentos que se deben firmar, ingresar la dirección de correo electrónico de la persona que quieres que los firme y hacer clic en “Solicitar firma”. Una vez firmado, el documento se almacena en tu cuenta de Dropbox Sign. Puedes hacer un seguimiento del progreso, enviar recordatorios y gestionar los derechos de acceso según los permisos de los miembros. Al combinarlos, ambos servicios lograron satisfacer perfectamente las necesidades de la empresa.

“Al principio, veíamos a Dropbox como una forma de trasladar nuestro servidor de archivos a la nube, pero pronto nos dimos cuenta de que si lo combinábamos con Dropbox Sign, también podríamos digitalizar nuestro proceso de contratación. Sabíamos que a la larga tendríamos que digitalizar nuestros contratos, por lo que esto parecía una gran oportunidad”, dice Masuda.

También hay otras características de Dropbox que impresionaron a JTC. Se adaptaron rápidamente a su sencilla interfaz de usuario ‌y apreciaron la rápida sincronización de archivos. Otro punto clave fue la seguridad: algo que no se puede negociar cuando hay que almacenar documentos confidenciales.

Además de su característica de solicitud de archivos, que te permite recibir de forma segura documentos cargados por otras personas, Dropbox también cuenta con una amplia seguridad de plataforma. Para evitar el acceso no autorizado, Dropbox utiliza un cifrado individual de 256 bits para cada bloque de servidor donde se almacenan los datos, y también está disponible la autenticación multifactor. Esto le dio a JTC la tranquilidad de saber que disponía de un espacio seguro para almacenar sus datos.

Resultado: gestión centralizada de archivos y mayor seguridad

JTC ya ha notado muchos beneficios desde que empezó a usar Dropbox y Dropbox Sign.

Al principio, usaban Dropbox para comunicarse con los traductores durante el proceso de contratación y después de este. Ahora utilizan las solicitudes de archivo para recibir los documentos de los solicitantes. Durante la incorporación, consolidan y gestionan todos los documentos, incluyendo las solicitudes, los resultados de las pruebas, los documentos de registro y los archivos de contrato, en carpetas de Dropbox que se crean exclusivamente para cada traductor.

“Para comunicamos con los traductores, les enviamos un vínculo compartido a los documentos que pusimos en sus carpetas. Antes nuestros documentos eran una mezcla de datos y copias físicas que almacenábamos en diferentes ubicaciones, pero ahora están todos en un solo lugar, lo que reduce en aproximadamente en un 25 % el tiempo y el esfuerzo que lleva gestionarlos. Esto también significa que podemos acceder a todo cuando trabajamos desde casa”, dice Takabatake.

JTC también gestiona su proceso de contratación a través de Dropbox y Dropbox Sign. Como su personal ya no necesita acudir a la oficina para aplicar sus sellos oficiales, la empresa ahora puede separar el trabajo de oficina y el trabajo remoto de manera más efectiva. El personal también dedica menos tiempo a enviar documentos por correo y corregir errores, lo que significa que los contratos pueden estar listos en aproximadamente la mitad del tiempo. Los traductores que se incorporan a JTC también se benefician de esta ventaja.

Además, JTC consiguió importantes ahorros de costos después de concretar el cambio. Esto se debe a que, en Japón, las empresas necesitan comprar un timbre fiscal de 4000 yenes para formalizar los contratos en papel, pero esto no es necesario cuando se trata de contratos electrónicos. También han podido reducir otros gastos, como los correspondientes a sellos postales y papel, además de espacio de almacenamiento físico para las copias impresas de los documentos.

“Poco después de la implementación, conseguimos un proyecto de traducción de gran volumen para que debíamos firmar rápidamente contratos con traductores especializados en todo tipo de campos. Gestionar este proceso desde el reclutamiento hasta la formalización de los contratos habría sido imposible sin Dropbox y Dropbox Sign. “Hemos podido crear un sistema que puede adaptarse inmediatamente a los cambios repentinos en nuestro negocio”, afirma Takabatake.

La empresa ahora planea migrar gradualmente ‌los documentos y el contenido almacenados en su servidor de archivos local a Dropbox. Una vez hecho esto, ya no tendrán que preocuparse por el mantenimiento de sus servidores de archivos locales ni por la pérdida de datos debido a cortes eléctricos. Pasar a la nube es un paso lógico, ya que protege los valiosos activos de datos que la empresa ha acumulado a lo largo de sus más de 60 años de historia. 

JTC obtuvo el sello PrivacyMark, lo que certifica que la empresa toma las medidas adecuadas para proteger la información personal. Esto significa que Dropbox es una excelente opción gracias a su considerable cantidad de medidas de seguridad, incluso en comparación con otros servicios de almacenamiento en la nube. Pasar a la nube también permitirá a los empleados acceder a los distintos tipos de archivos que necesiten cuando trabajen desde casa.

JTC también está considerando usar ‌Dropbox Transfer, ya que permite compartir archivos incluso cuando la persona con la que los vas a compartir no tiene una cuenta de Dropbox. Dado que suele traducir archivos grandes de audio, video y de otros tipos, JTC cree que Dropbox Transfer será muy útil a la hora de compartir estos archivos con los traductores.

Desde la digitalización del proceso contractual y la consolidación de los datos de los traductores hasta la gestión y el uso compartido de documentos dentro de la organización, Dropbox y Dropbox Sign sin duda seguirán aportando cada vez más valor a la empresa.