Estudio de caso del campus Shonan Fujisawa de la Universidad de Keio

Desafío: abandonar los servidores de archivos 

El Campus Shonan Fujisawa (SFC) de la Universidad de Keio se fundó en 1990 con el objetivo de fomentar enfoques innovadores en la educación para crear un programa de aprendizaje práctico adecuado para el siglo 21. Su avanzada infraestructura educativa se desarrolló bajo la dirección del profesor Jun Murai, también conocido como el padre de Internet en Japón. Al día de hoy, el campus desarrolla su red digital para garantizar que continúe respaldando sus actividades docentes y de investigación. 

El sistema de gestión de archivos, una plataforma en la que interactúan estudiantes y profesores, es una pieza clave. Durante algún tiempo, la Universidad de Keio había seguido una política de utilizar tanto servidores de archivos locales como servicios de almacenamiento en la nube en todos sus campus. Sin embargo, sus servidores de archivos sufrían varias interrupciones al año, mientras que los costos de gestión de la carga de trabajo y recuperación seguían aumentando. El personal universitario podía sentir que su infraestructura estaba llegando a su límite.

“Necesitábamos almacenamiento local principalmente por razones de seguridad, pero en los últimos años el almacenamiento en la nube se ha vuelto lo suficientemente seguro como para que podamos confiar en él. Pensamos que había llegado el momento de trasladar prácticamente todo al almacenamiento en la nube, con la excepción de una pequeña cantidad de archivos”, explica el profesor Jin Nakazawa de la Facultad de Medio Ambiente y Estudios de la Información de la SFC.

Esto llevó al SFC a liderar un cambio en la infraestructura de TI de la universidad. Comenzó a considerar varios aspectos del cambio, incluidas las soluciones de almacenamiento en la nube del campus. “Hasta ese momento, la universidad había utilizado principalmente Google Drive y Box, pero no nos parecían tan fáciles de usar”, afirma el profesor Nakazawa. Para el SFC, el mayor inconveniente era tener que abrir un explorador para acceder a las carpetas en la nube. Como algunos estudiantes no estaban familiarizados con las PC y la nube, el SFC sabía que necesitaba un entorno que fuera intuitivo para todos sus usuarios. 

 

Solución: simplificar la solicitud de archivos y el almacenamiento de datos 

Luego de revisar sus opciones, el SFC decidió utilizar Dropbox. Además de su seguridad avanzada y la capacidad de almacenamiento que necesitaban, los profesores del SFC valoraron muy positivamente la interfaz de usuario de Dropbox. Apreciaron cómo se muestran las carpetas en el escritorio y pueden utilizarse de la misma manera que las carpetas locales.

Todos los estudiantes y profesores del SFC de la Universidad de Keio han comenzado a utilizar Dropbox, con 7.000 licencias activadas. Durante los primeros meses, se habían cargado y utlizado 55 terabytes de datos para diversos fines.

“No hicimos que Dropbox fuera obligatorio en toda la universidad porque cada uno de nuestros profesores tiene su propio enfoque de las clases y la investigación. En cambio, hemos utilizado diferentes tipos de almacenamiento en la nube para diferentes propósitos. Dentro de ese ecosistema, Dropbox es nuestro principal espacio de trabajo compartido para estudiantes y profesores”, explica el profesor Nakazawa.

Dropbox ha aportado muchos beneficios. Por ejemplo, los intercambios entre estudiantes y profesores se volvieron mucho más ágiles. “En mis clases, uso Dropbox para compartir materiales y archivos con los estudiantes, y también uso herramientas de comunicación como Slack y LINE para mejorar el trabajo en grupo”, agrega el profesor Nakazawa. SFC también utiliza Dropbox como solución de almacenamiento de datos para Slack. 

Los profesores del SFC también encuentran útil Dropbox cuando imparten clases en las escuelas secundarias afiliadas a la universidad. En concreto, utilizan la función de solicitud de archivos para recopilar tareas y otros envíos. “A diferencia de la universidad, donde los estudiantes y el personal pueden acceder a las conferencias a través del LMS (sistema de gestión de aprendizaje), las escuelas secundarias no cuentan con sistemas digitales. “Por eso, usamos Dropbox para que la entrega de tareas no requiera papel”, explica el profesor Nakazawa. 

 

Resultados: impulso a la transformación digital 

Para mejorar la alfabetización informática, el SFC también promueve la iniciativa "Trae tu propio dispositivo" (BYOD, por sus siglas en inglés), según la cual los estudiantes utilizan sus propias computadoras para estudiar. Esto ha dado lugar a cambios importantes, como la eliminación de las salas de computadoras en el campus en abril de 2020. Y Dropbox ha sido indispensable para ayudar a mantener el rumbo de esta iniciativa. 

“La pandemia dificultó las clases presenciales. Sin embargo, gracias a la iniciativa BYOD y a Dropbox, pudimos seguir dando clases en línea sin mayores interrupciones”, dice el profesor Nakazawa. Dropbox está contribuyendo significativamente a la transformación digital del aprendizaje y la sostenibilidad.

Y el profesor Nakazawa también ha cosechado beneficios en sus propias actividades de investigación. Ahora puede intercambiar archivos con investigadores japoneses y extranjeros con mayor facilidad, ya que trabaja para promover la investigación en colaboración.

“Realmente se ha convertido en una herramienta indispensable”, continúa el profesor Nakazawa. 

Por ejemplo, Dropbox Paper, que permite a varios usuarios editar el mismo documento en la nube, ha demostrado ser increíblemente útil. Los profesores del SFC también han encontrado nuevas formas de agilizar sus esfuerzos de investigación con la función de lista de tareas de Dropbox Paper, por ejemplo, coordinando conferencias internacionales y verificando las notas de los organizadores en tiempo real.

En el futuro, planean aumentar aún más su aceptación promocionando Dropbox en el campus. “Al comunicar los beneficios, esperamos aumentar el número de usuarios activos de Dropbox entre los estudiantes y el personal”, afirma el profesor Nakazawa. 

La integración de Dropbox con Canvas LMS, un sistema de aprendizaje electrónico que la Universidad de Keio introducirá pronto en sus campus, probablemente será una parte clave de este plan. La conexión de Dropbox y Canvas LMS permitiría a los estudiantes acceder a los archivos de Dropbox tanto desde el sistema de aprendizaje electrónico como desde sus propias computadoras.

El profesor Nakazawa tiene grandes esperanzas: “Deberíamos ser capaces de integrar los sistemas, y esto aumentará la facilidad de uso y ampliará nuestras posibilidades tanto en educación como en investigación”.

Con el apoyo de Dropbox, el SFC utiliza servicios en la nube para impulsar la transformación digital de la docencia y la investigación.