Tobishima Corporation Visualiza planos, documentos y otros archivos multimedia en tabletas en cualquier momento

Desafío: agilizar la búsqueda de información en el sitio 

Tobishima Corporation quería agilizar su engorroso proceso de búsqueda de información en el sitio para mejorar la eficiencia de las operaciones y alinearse con su objetivo de reformar los patrones de trabajo.

Tobishima Corporation celebró 135 años en el negocio en 2018. Durante ese tiempo, trabajaron en algunos de los proyectos de ingeniería civil más importantes de Japón, como el Túnel de Seikan y el Aqua-Line de la Bahía de Tokio, así como en numerosos proyectos de construcción y desarrollo de infraestructura social. En los últimos años, la corporación ha promovido reformas para “crear el futuro de la construcción” aprovechando tecnologías innovadoras en los campos de la construcción y la prevención de desastres. “Nuestro objetivo es evolucionar hacia lo que llamamos un 'Contratista de nuevas empresas.' En el sector de la construcción, el desarrollo de infraestructura alcanzó su punto máximo en 2020, por lo que es fundamental que encontremos una solución a las largas jornadas laborales que enfrentan los empleados. También sentimos que, para adquirir y desarrollar recursos humanos y respaldar el mayor crecimiento de nuestro negocio, necesitábamos reformar urgentemente nuestros flujos de trabajo, empezando por nuestro entorno de TI," explica Atsushi Ozawa, de Tobishima Corporation.

Como parte de esta política, la corporación distribuyó computadoras portátiles livianas a todos los empleados, así como tabletas sin ventilador y resistentes al polvo para llevar al sitio. Esto les permitió desarrollar un entorno de trabajo móvil que no estuviera vinculado a una ubicación específica, como el sitio de construcción, la oficina del sitio o la sucursal.

Pero necesitaban analizar de nuevo cómo podían gestionar los datos que se visualizaban en cada dispositivo. Luego, documentos como planos del sitio y declaraciones de métodos de construcción se almacenaban y gestionaban en un almacenamiento conectado a red (NAS) en la oficina del sitio. Sin embargo, una diferencia en los sistemas operativos dificultaba el acceso de las tabletas a los datos del NAS, por lo que los empleados regresaban a la oficina del sitio para verificar los documentos. 

“Como nuestros trabajadores no podían acceder a los planos y otros materiales en el sitio, tenían que volver a la oficina cada vez que necesitaban verificar algo. “Necesitábamos almacenar los datos de forma que nuestros trabajadores pudieran acceder a la información de una manera más eficiente en términos de tiempo”, dice Takahisa Nakaya, también de Tobishima Corporation.

Solución: una forma sencilla de compartir y visualizar archivos grandes

Luego de analizar las modernas opciones de almacenamiento de datos disponibles, Tobishima Corporation eligió Dropbox.

“Además de la posibilidad de ver los documentos en una tableta, el almacenamiento basado en la nube era imprescindible, ya que nos permitiría mitigar el riesgo de pérdida de datos debido a fallas del NAS o catástrofe natural, y aliviar la carga de mantenimiento y funcionamiento. “Elegimos Dropbox porque su interfaz es sencilla de navegar y fácil de usar incluso para personas menos familiarizadas con TI”, explica Ozawa.

El equipo también se sintió atraído por la función de sincronización diferencial de Dropbox, que permite cargar archivos de gran tamaño, como datos CAD y fotografías del sitio, de forma rápida y segura. Además, la posibilidad de ver archivos sin conexión significa que el equipo solo necesita almacenar en dispositivos locales archivos relacionados con los proyectos en curso y la variedad de aplicaciones que se pueden vincular.

“Todos nuestros gerentes de sitio, incluido yo, almacenamos datos personales de sitios anteriores en los que hemos trabajado para tenerlos como referencia en nuestro trabajo. Estos datos siguen creciendo, y los servicios basados en la nube nos ofrecen una mayor flexibilidad para aumentar nuestra capacidad de almacenamiento en comparación con los NAS, a los que es necesario seguir agregando espacio. Realmente lo apreciamos”, dice Nakatani.

Resultados: busca información en cualquier momento y lugar, e incluso comparte archivos con compañías externas

Luego de una prueba exitosa, Tobishima Corporation comenzó la adopción a gran escala de Dropbox.  “Cuando quiero revisar un plano, me lleva mucho tiempo y esfuerzo ir a la oficina, especialmente cuando trabajo en pisos altos, por lo que poder revisar documentos en mi iPad es de gran ayuda. “No solo mejora la eficiencia del trabajo, sino que también reduce la carga de trabajo de los supervisores de sitio como yo”, dice Yusuke Tanaka.

También ayuda al equipo a lograr un entorno sin papel en el sitio. En el pasado, a menudo necesitaban llevar planos físicos realizados con un plóter al sitio de construcción, pero se dieron cuenta de que esto ya no era necesario. “Ahora podemos ver todos los datos que necesitamos en Dropbox en nuestros teléfonos e iPads, por lo que no nos encontramos en la situación de que imprimimos un plano pero necesitamos otro”, explica Tanaka.

Dropbox también ha demostrado ser útil para las empresas mixtas, que suelen utilizarse para proyectos del sector de la construcción.

“En una empresa mixta, es necesario poder compartir información con varias compañías. Sin embargo, poner a disposición externa los servidores de archivos de la empresa plantea problemas de seguridad y cumplimiento de la normativa. Dropbox nos permite realizar ajustes detallados en la configuración, como los privilegios de visualización, para que podamos compartir nuestros archivos con tranquilidad”, dice Ozawa. 

Tobishima Corporation también está aprovechando los mismos beneficios para compartir archivos dentro de las empresas del grupo.

Planean utilizar Dropbox para gestionar una gama más amplia de archivos en el futuro. En primer lugar, planean comenzar a utilizarlo para hacer fotos. En cada obra de construcción, los trabajadores toman muchas fotos cada día para efectos de registro y elaboración de informes, y crean un libro de registro para almacenar y gestionar estas fotos. Anteriormente, esta tarea requería más horas de trabajo. 

“Algunos sitios han comenzado a almacenar sus fotos en Dropbox, y también subcontratan la gestión de fotos y la creación del libro de registro a través de Dropbox. Tenemos previsto ampliar esta medida en el futuro para reducir la carga de trabajo de nuestro personal”, dice Ozawa, quien espera que esta iniciativa ayude a reducir las horas de trabajo. 

En el futuro, también están considerando eliminar el NAS de su oficina y consolidar todos sus datos en Dropbox. “Ya hemos trasladado nuestros servidores de archivos a la nube e implementado Microsoft 365 como herramienta de comunicación para toda la corporación, lo que ha hecho de las mejoras en las prácticas de trabajo una de nuestras principales áreas de interés. “Esperamos seguir trabajando junto a Dropbox para respaldar nuestra serie de iniciativas”, concluye Ozawa.