Toda Corporation
Migración de servidores físicos de obras en construcción a almacenamiento en la nube.
Aprovechamiento de la rápida sincronización de archivos y la capacidad de búsqueda de alto nivel para optimizar el intercambio de información con afiliados internos y externos.
“Durante las obras, se producen muchos problemas y cambios, por lo que compartir rápidamente información en las obras es fundamental. La instalación Dropbox hizo posible que el personal de nuestra empresa y de filiales externas, incluidas muchas empresas asociadas, puedan compartir archivos en tiempo real”.
Producto utilizado
Dropbox
Industria
Construcción
Tamaño
Más de 1000
Ubicación
Japón
Desafío: Los servidores físicos en cada obra en construcción hacían que fuera difícil compartir información de manera fluida con las partes externas.
Toda Corporation es un contratista general que actualmente se encuentra en su 140° año de actividad. Con operaciones de construcción, ingeniería civil, desarrollo urbano, bienes raíces, generación de energía y más, la empresa logró un crecimiento constante en una amplia gama de campos.
Toda Corporation solía implementar servidores físicos en sus obras en construcción para editar y almacenar datos de construcción, como planos, fotografías y diagramas de procesos.
Durante la etapa de construcción, muchas de sus filiales, entre ellas, las oficinas de supervisión de proyectos y las empresas asociadas, editan y revisan diversos tipos de documentos, como planos. Estos documentos se actualizan todos los días. Sin embargo, a los servidores físicos solo podían acceder mayormente los empleados del contratista general.
“Por lo tanto, los empleados del contratista general que trabajaban en esas obras en construcción perdían mucho tiempo y dinero compartiendo información sobre las obras, comprimiendo archivos de planos grandes, enviándolos por correo electrónico o mediante un servicio de transferencia de archivos dedicado y, además, proporcionando almacenamiento de archivos externo”,
explica Hiroyuki Ikehata, gerente de la Sección 1 de Promoción del Sistema de Producción de Toda Corporation.
En la industria de la construcción, poder compartir información rápidamente es de suma importancia. Toda Cooperación sufría costosas demoras al enviar archivos como planos por correo electrónico a los socios externos.
Esta forma de operar también generaba una gestión de archivos engorrosa. Como se recibían cerca de 100 correos electrónicos todos los días, muchos con planos adjuntos, era una molestia verificar qué planes eran las versiones más recientes, descomprimir planes comprimidos o protegidos con contraseña y almacenar los planos en carpetas categorizadas por detalles de la obra.
“En la construcción, simplemente insertar una sola línea incorrecta en un plano puede acarrear enormes costos y revisiones. Para evitarlo, teníamos que llamar por teléfono y verificar cada vez para preguntar la hora exacta en la que se envió el correo electrónico con el último archivo”, recuerda Toshihiro Saito, gerente de obra de Toda Corporation, que supervisa las obras en construcción reales.
Los empleados de las distintas obras también se veían afectados por errores operativos que borraban accidentalmente datos de un servidor físico. Esto hacía necesaria la recreación de archivos de versiones anteriores, ya que no era posible restaurar archivos eliminados fácilmente. Todos los errores generaban trabajo adicional.
Solución: Se adoptó Dropbox por su rápida sincronización de archivos y sus características de búsqueda avanzada
Fue en esta época cuando la empresa decidió mudarse a un edificio temporal en diciembre de 2019, durante la reconstrucción del edificio de su sede central. Mientras nos preparábamos para esta mudanza, surgió el tema de resolver los problemas existentes.
Antes de implementar servidores de archivos en la nube para las obras en construcción, comenzaron a implementar lo mismo para los departamentos internos que se estaban mudando al edificio temporal.
Esto permitió no solo acelerar el intercambio de información, sino también fortalecer el plan de continuidad de las operaciones y reducir el espacio de instalación del servidor de archivos. Esto sentó las bases para la implementación en las obras en construcción de la empresa en todo el país.
Toda Corporation empleaba Google Drive para compartir información entre sus grupos de trabajo internos. Pero, dado que muchas personas expresaron sus preocupaciones sobre la lenta sincronización de archivos con sus computadoras y su incapacidad para compartir archivos con varias empresas asociadas externas por problemas de registro de cuentas, comenzaron a explorar una solución alternativa que se adaptara mejor a sus necesidades de trabajo en las obras en construcción.
“Estábamos entre dos opciones: Dropbox Business (en adelante, “Dropbox”), o el servicio de espacio en la nube de otra empresa. Pero nuestra investigación demostró que eran completamente diferentes. Sentimos que Dropbox es como un “escritorio” donde varias personas pueden trabajar juntas, mientras que el otro servicio es como un “cajón” donde se almacenan archivos completos.
La primera opción se ajusta a nuestra necesidad de editar y compartir archivos frecuentemente con empresas asociadas”,
recuerda Ikehata.
Este fue el recorrido que llevó a su adopción de Dropbox. Los factores decisivos fueron la velocidad de sincronización de archivos, fundamental para compartir y colaborar, y la operatividad intuitiva, que permite su uso de la misma manera que una carpeta local.
Resultado: Se adoptó Dropbox como entorno estándar en toda la empresa y se logró una interacción efectiva con las empresas asociadas
Uso compartido de archivos eficiente y flexible
Desde que la empresa comenzó esta transición a gran escala hace aproximadamente seis meses, los planos, documentos y datos almacenados en servidores físicos en sucursales y obras en construcción y de ingeniería civil existentes se fueron migrando de manera constante a Dropbox. La empresa también utiliza Dropbox como el estándar para los nuevos sitios de trabajo. Por supuesto, el almacenamiento de archivos en Dropbox hace que sea posible compartir archivos.
Y, al prestar su licencia Dropbox a importantes oficinas de diseño y empresas asociadas, ahora pueden facilitar un entorno donde todos los miembros internos y externos de las obras en construcción pueden acceder a la información necesaria para realizar su trabajo.
“La creación de una carpeta compartida para cada empresa asociada permitió eliminar errores a la hora de compartir los planos más recientes. También nos ahorró la molestia de gestionar los archivos”,
afirma Saito.
Al crear carpetas compartidas en Dropbox para cada organizador de reuniones y almacenar todos los documentos relevantes en esas carpetas, la empresa también pudo emplearlas para reuniones web remotas.
“Aceleró las operaciones sin papel y redujo el trabajo que implica elaborar documentos”,
cuenta Koji Sakamoto, de la Sección de Equipos de Construcción de Toda Corporation.
Además, tanto la característica de compartir vínculos como Dropbox Transfer les permitieron enviar en grupo los archivos necesarios a afiliados a quienes no les prestaron su licencia.
Uso compartido de archivos eficiente y flexible
La característica de historial de versiones les permite restaurar fácilmente archivo eliminados.
Búsqueda acelerada de información
La eficiencia en la búsqueda de archivos también aumentó significativamente. “Encontrar archivos es entre 3 y 4 veces más rápido que antes”, subraya Ikehata.
Ahora pueden almacenar todos los archivos en un solo lugar y disfrutan aún más del alto nivel de capacidad de búsqueda de Dropbox.
Beneficios secundarios: Mayor productividad en el trabajo remoto durante la pandemia de coronavirus gracias a Dropbox
Transición fluida al trabajo remoto
Los beneficios de Dropbox quedaron plenamente demostrados incluso durante la pandemia de COVID-19.
“Consideramos que la transición fluida al trabajo remoto es el mayor beneficio de Dropbox”,
dice Masakazu Aoki, gerente de la División de Administración de la Sucursal Internacional de Toda Corporation.
La empresa utiliza Dropbox Paper para una variedad de operaciones, incluida la gestión de horarios y de tareas y el intercambio de información para empleados que trabajan de forma remota. Dicen que esto estimula la comunicación.
“Aunque Google Calendar también puede gestionar horarios, no puede gestionar tareas para cada miembro individual. Gestionar ambos con Dropbox Paper redujo la molestia de cambiar de aplicación y confirmar detalles laborales por teléfono, lo que mejoró la productividad del trabajo remoto”,
explica Aoki.
Interacción más fluida con bases y obras en el extranjero
La empresa considera que Dropbox Paper también es eficaz para comunicarse con sus bases y obras en el extranjero en diferentes zonas horarias.
Al permitir que los usuarios escriban comentarios en un solo archivo durante las horas de trabajo, el personal puede interactuar de cerca sin tener que programar una reunión en un horario conveniente para todos.
“Consideramos que nuestra transición fluida al trabajo remoto durante la COVID es el mayor beneficio que nos proporcionó Dropbox. Dropbox Paper nos ayuda a visualizar las actividades actuales de cada miembro y aumentó la productividad del trabajo remoto”.
Masakazu Aoki, gerente de la División de Administración, sucursal internacionalBeneficios clave de comenzar a usar Dropbox
Las características de búsqueda avanzada mejoraron la eficiencia de la búsqueda de archivos y eliminaron la necesidad de diseñar una estructura de carpetas.
Dropbox Paper ayudó a visualizar las circunstancias propias de cada empleado y estimuló la comunicación interna durante el trabajo remoto. También optimizó el intercambio de información con bases en el extranjero y empresas asociadas en diferentes zonas horarias.
Gracias a la sincronización fluida, los cambios en los archivos se reflejan de inmediato, incluso cuando se comparten planos y otros archivos grandes. Esto hace que sea más fácil gestionar los datos más recientes.