El cambio estratégico de TV Asahi a Dropbox: mejora de la eficiencia y la seguridad en las operaciones de medios

Desafío: se necesitaba un entorno de uso compartido de archivos basado en la nube que ayudara a dejar de usar papel

Fundada en 1959, TV Asahi se ha mantenido en el negocio de la radiodifusión durante más de 60 años. En los últimos años, también amplió sus negocios de televisión por Internet, como ‘AbemaTV’ y ‘TV Asahi Douga’ para satisfacer las cambiantes necesidades de visualización de contenido. Mientras tanto, su número de empleados ha aumentado a medida que el negocio sigue creciendo. Poco a poco, las oficinas físicas de TV Asahi dejaron de ser suficientes y la falta de espacio para almacenar cintas y otros soportes se convirtió en un problema. Hajime Yasuda, del Departamento de Asuntos Técnicos de TV Asahi, explica:

"Necesitábamos urgentemente reducir el volumen de los documentos en papel que utilizábamos. Empezamos a usar servidores de archivos y tablets en un intento de dejar de usar papel, pero no fue fácil romper con nuestra antigua cultura basada en el papel, ya que casi todas las semanas se fotocopiaban y distribuían decenas de miles de propuestas de programas de televisión en las reuniones."

El proceso de eliminación del papel también reveló algunos problemas. Cuando entrevistamos a los empleados sobre su uso de tecnologías de la información, descubrimos que una cantidad inesperada de ellos ya usaba herramientas de consumo para compartir datos tanto a nivel individual como dentro de su departamento.

"Las herramientas de consumo a menudo carecen de las características de seguridad necesarias para el uso empresarial, y es difícil para el departamento de TI gestionarlas de forma centralizada. Para evitar que se filtren documentos empresariales, como contratos y facturas, y documentos de producción de contenido, como propuestas y guiones, necesitábamos establecer un entorno formal para el uso compartido de datos en toda la empresa", afirma Yasuda.

Aunque los servidores de archivos locales que usaban servían para almacenar los archivos de datos, no estaban diseñados para compartir información de manera flexible con terceros, como agencias de publicidad y empresas de producción. De hecho, si un miembro del personal quería revisar un documento mientras se encontraba en una locación, incluso tenía que pedirle a alguien que se lo reenviara por correo electrónico. Por lo tanto, la empresa decidió considerar un nuevo mecanismo de uso compartido de datos para su servicio empresarial de almacenamiento en la nube, para mejorar la eficiencia operativa y reducir los riesgos de seguridad.

Solución: almacenamiento y uso compartido de archivos de forma segura

Después de una cuidadosa consideración, eligieron Dropbox.

Un factor decisivo importante fue que, según los resultados de la encuesta que realizaron al principio, Dropbox ya era el servicio en la nube más popular entre los empleados de TV Asahi.

"A muchos de nuestros empleados les gustaba lo fácil de usar que era la interfaz, y pensamos que la implementación sería más sencilla, ya que podrían acostumbrarse a ella muy rápido", comenta Makoto Miyahara, de TV Asahi.

También consideraron las características de seguridad de Dropbox. Específicamente, junto con la autenticación multifactor y la gestión avanzada de registros, el hecho de poder monitorear de forma centralizada el uso de los datos en la empresa brindó mayor tranquilidad a los administradores.

“Como podemos monitorear el servicio en todo momento, también podemos aplicar políticas y controles de gobierno corporativo. Pensamos que esto desalentaría el uso de herramientas de consumo y también crearía un entorno de uso compartido de datos donde los empleados pudieran acceder a los archivos almacenados en la nube en cualquier momento y en cualquier lugar." — Hajime Yasuda

Dropbox puede manejar grandes volúmenes de datos con facilidad, lo que aportó otro gran beneficio. Las cadenas de televisión trabajan en muchas áreas que manejan archivos con gran contenido de datos, como videos y gráficos de computadora (GC). Antes, TV Asahi almacenaba estos datos en sus servidores de archivos, pero los empleados habían señalado que eso no les parecía conveniente para compartir datos externamente. "Cuando los directores se encontraban filmando en las locaciones, pedían ver escenas anteriores en ese momento y lugar, pero prácticamente no teníamos forma de atender esas peticiones. Sin embargo, Dropbox nos permite acceder a una vista previa de la mayoría de nuestros archivos, incluso cuando se encuentran en formatos especializados como Avid DNxHD y Apple ProResque, que se emplean en las aplicaciones de video y GC. Y como podemos revisarlos sin tener que descargar todo el archivo, podemos hacerlo incluso en sitios donde la señal de Internet es limitada. Analizamos los pros y los contras de varios servicios, pero sentimos que Dropbox era la única opción que teníamos para manejar contenido de video", dice Takatoshi Yamamoto, del Centro de Diseño Corporativo de TV Asahi.

Resultados: ampliación del uso de Dropbox para video y gráficos

Esto llevó a TV Asahi a adoptar Dropbox. Actualmente‌ lo están implementando en toda la empresa. Se distribuyeron licencias según las necesidades de cada departamento, empezando por los departamentos de GC y de Negocios en Internet que más las necesitaban. El objetivo es hacer que las operaciones en el lugar y el uso compartido de la información sean más eficientes. 

"Trabajo en la producción de GC, donde ya empezamos a usar el sistema a gran escala. Ha hecho que la comunicación con personas ajenas a la empresa sea mucho más eficiente. Además de la función de vista previa de los archivos de video mencionada anteriormente, Dropbox Transfer también facilita la transferencia de archivos grandes hacia y desde ubicaciones externas. La posibilidad de establecer la fecha de vencimiento de las descargas de forma flexible es especialmente útil. Dropbox también adopta rápidamente la tecnología más reciente, por lo que confiamos en que podremos establecer un entorno de gestión y almacenamie—nto de archivos que se mantenga al día con los últimos desarrollos." — Yamamoto