Asahi Television utiliza Dropbox para compartir contenidos de forma segura externamente y para su difusión a través de dispositivos móviles.

El reto: la transmisión descontrolada de datos por parte del consumidor

Asahi Broadcasting Corporation, una emisora de televisión líder en la región japonesa de Kansai, no solo transmite por radio y televisión, sino que también difunde programas online. Además, la compañía es propietaria de contenido que se transmite a escala nacional, como el concurso “Attack 25” o el programa de entrevistas “Shinkon-san Irasshai!” (¡Bienvenidos, recién casados!) destinado a un público internacional.

En 2013 trasladaron su infraestructura de intercambio de datos, utilizada por aproximadamente 700 de sus empleados, desde un software colaborativo local a un servicio en la nube. Durante el período de transición se estableció una política de seguridad para que la información solo pudiera compartirse dentro del dominio corporativo. Sin embargo, observaron que existía una mayor necesidad de compartir información fuera de la empresa, tal como explica Chiharu Kiyohara (Departamento informático, Área tecnológica): “Normalmente solemos mandar archivos adjuntos por correo electrónico, pero a veces recurrimos a servicios de transmisión de datos para enviar archivos grandes. El departamento de informática no puede controlar cómo se utilizan estos servicios orientados al consumidor. Y son servicios que precisamente no facilitan el seguimiento de quiénes envían según qué archivos, cuándo y con quién".

La solución: una colaboración externa fluida

La transmisión de datos no es la única forma de hacer que los archivos estén disponibles cuando se está fuera de la oficina. En el caso de los programas que se encuentran actualmente en producción, los empleados de ventas de Asahi Broadcasting Corporation almacenan los archivos de vídeo en sus iPads o en otras tabletas, como si fueran un folleto de ventas. Aunque las tabletas resultan cómodas de llevar, tienen una capacidad de almacenamiento limitada, por lo que solo se puede transferir una determinada cantidad de vídeos de alta resolución a cada una.

“A veces, tendrás diez videos copiados en tu iPad de Apple, pero justamente deseas mostrar un video que no está en el dispositivo. No poder acceder a la información no debería hacerte perder oportunidades. Por otro lado, subir contenido a servicios orientados al consumidor que no podemos gestionar tampoco forma parte de nuestros objetivos. Por eso decidimos optar por un almacenamiento en la nube desde el cual pudiéramos transmitir y gestionar nosotros mismos”, explica Kiyohara. 

Asahi Television Broadcasting Corporation buscaba almacenamiento en la nube y, de paso, dar con un servicio que también fuera adecuado para el personal que visita a los socios comerciales. El equipo realizó las pruebas necesarias para determinar la velocidad de sincronización de archivos grandes y la difusión de vídeos de alta resolución almacenados en la nube. Tras probar varios servicios, Dropbox resultó el ganador.

“Estábamos seguros de que Dropbox era la solución de almacenamiento en la nube adecuada para nuestras necesidades internas. Es el sistema más estable para las subidas y la sincronización, y es rápido y sencillo de usar. Además, con otros servicios se necesitan varios minutos de almacenamiento en el búfer antes de poder difundir videos de alta resolución. En cambio, en Dropbox es instantáneo. Y Dropbox también dispone de sincronización selectiva, así que no necesitamos preocuparnos por la capacidad. De esa forma, el sistema aprovecha las funciones de dispositivos tipo tableta como los iPads, que son sumamente portátiles y tienen una pantalla de alta resolución, pero una capacidad limitada”, afirma Kiyohara.

Los resultados: acceso in situ seguro y supervisado

Asahi Broadcasting Corporation distribuyó las licencias de Dropbox de manera voluntaria a los usuarios interesados, principalmente entre comerciales que emplean vídeos de alta resolución en sus destinos y empleados que utilizan servicios de transmisión de datos. La satisfacción de estos usuarios ha mejorado gracias a las estructuras de las carpetas Dropbox, con las que están familiarizados, a la rapidez de la aplicación de sincronización y al excelente rendimiento de la difusión que ofrece el almacenamiento en la nube. La información se comparte externamente a través de enlaces compartidos y solicitudes de archivo.

“Puedes establecer un límite de tiempo y una contraseña para el enlace, lo que significa compartir con tranquilidad. Incluso si la persona con la que estás compartiendo no tiene una cuenta de Dropbox, configurar ese límite de tiempo y la contraseña mejoran la seguridad. Y poder solicitar el acceso a los archivos para determinados usuarios externos también resulta muy útil", comenta Kiyohara.

Las carpetas no se crean previamente para cada equipo, sino que se delegan a los usuarios o a los proyectos para que las utilicen como deseen. Por razones de seguridad, la cuenta también se gestiona a través de la autenticación multifactor de Google Authenticator. Y los registros de acceso y de actividad también se supervisan para cumplir con los requisitos de las auditorías, lo que mejora el control sin restringir la libertad de los usuarios que trabajan externamente.

Según Kiyohara, actualmente el departamento informático está trabajando para utilizar las API. La empresa colabora con sus socios para desarrollar un mecanismo que incorpore el flujo de trabajo en los sistemas de solicitud internos y adjunte los archivos almacenados en Dropbox a las solicitudes.

“Las API resultan fundamentales para los sistemas que gestionan tareas rutinarias. Estas tareas tienen un flujo fijo y la intervención humana aumenta el riesgo de fallos operativos. Estos problemas pueden solucionarse gracias a la automatización, de ahí que actualmente estemos trabajando en las API para dar respuesta a esta cuestión", comenta Kiyohara.