El reto: contar con más tiempo para el trabajo importante

Teniendo en cuenta el ritmo frenético actual en el mundo del marketing, encontrar maneras de agilizar procesos es fundamental si se quieren liberar tiempo y recursos para dedicarlos a lo más importante: hacer un gran trabajo. Esto cobra aún más importancia si hablamos de encontrar e incorporar a nuevos talentos, además de los enunciados de trabajo, contratos y acuerdos con clientes.

Ahora que se ha visto que el trabajo en remoto sigue siendo una opción, las agencias pueden acceder a un mayor número de talentos, pero también hay más competencia. Por eso, crear un proceso ágil y eficiente para identificar, contratar e incorporar a más personas pasa a ser lo más importante.  

Este mismo reto se aplica a la firma de contratos con nuevos clientes y a la puesta en marcha de nuevos proyectos; las agencias no pueden permitir que las tareas administrativas y el papeleo ralenticen el ritmo de trabajo.

Collier.Simon, como otras muchas agencias que se están expandiendo, se ha dado cuenta de que la variedad de documentos que hay que enviar, firmar y almacenar, además del número de personas involucradas en el proceso, han aumentado. Estos cambios provocaron la decisión de buscar una solución para que el proceso pudiera ser lo suficientemente ágil para los clientes, incluso añadiendo partes y complejidad. Encontrar una herramienta de firma electrónica fácil de usar que también ofreciera una forma sencilla de mantener cada vez más documentos organizados y ordenados era importantísimo para la empresa.

La solución: agilizar las firmas para ganar en velocidad y eficiencia

El equipo de Collier.Simon, que ya llevaba tiempo usando Dropbox, se sentía predispuesto a elegir una solución de firma electrónica que le permitiera conservar su flujo de trabajo en Dropbox para compartir archivos y documentos, además de colaborar en ellos.

También vieron otras soluciones, pero llegaron a la conclusión de que Dropbox Sign era la más fácil de usar, por lo que se adoptaría mejor en la empresa. Su integración perfecta con Dropbox también fue un aspecto muy importante a tener en cuenta, ya que suponía un ahorro de tiempo y garantizaba que los documentos más importantes iban a estar organizados. Matt Seigel, el presidente, afirma lo siguiente: “Desde que hemos trasladado todo a Dropbox y Dropbox Sign, dedicamos mucho menos tiempo a las tareas administrativas y podemos centrarnos más en que los clientes vean resultados”.

Los resultados: 

Contrataciones más rápidas y mejoras en el proceso de incorporación de empleados

Collier.Simon decidió usar Dropbox Sign y Dropbox para reducir el tiempo que se tarda en firmar una carta de oferta y otros documentos de incorporación. Además, las mejoras en el flujo y la organización han ayudado a añadir a más personas al proceso de contratación y, al mismo tiempo, ser más eficientes.

‍Ahorro de tiempo en tareas de colaboración hace que los clientes vean resultados antes

Al usar Dropbox y Dropbox Sign para gestionar y entregar todos los archivos, Collier.Simon puede ponerse a trabajar en el material creativo y entregarlo hasta un 20 % más rápido. Así, el trabajo llega al mercado antes y los clientes ven los resultados en menos tiempo. 

‍Enunciados de trabajo que se firman más rápido y proyectos que empiezan antes

Con el ritmo actual del mercado, las fechas de entrega no se mueven aunque haya retrasos en los documentos. Collier.Simon ha conseguido que los enunciados de trabajo y los acuerdos marco de servicios de los clientes se firmen más rápido, además de que los proyectos empiecen mucho antes. En definitiva, los bloqueos provocados por el papeleo han desaparecido.

Colaborar sin tener que renunciar

Gracias a un proceso ágil, Collier.Simon puede adaptar el tamaño de sus equipos y flujos de trabajo de documentos sabiendo que se trabajará a buen ritmo sin que ello perjudique a la calidad u organización. Actualmente, están aumentando el uso de Dropbox Paper para colaborar mejor cuando hay que crear documentos. También quiere usar más Dropbox Replay para colaborar en archivos de vídeo. El objetivo es conseguir la misma eficiencia que en sus otros flujos de trabajo de Dropbox.