Digital Yalo mejoró la colaboración y redujo los costes al implementar Dropbox

El contexto de la empresa

La agencia Digital Yalo, dirigida en su totalidad por minorías, ofrece campañas de publicidad creativas, estrategias de branding, diseño web y servicios de desarrollo. Con más de 40 empleados, su equipo está compuesto por coloristas, entrenadores, agricultores, músicos y personas a las que se les da de maravilla solucionar problemas y escuchar. Es decir: personas que buscan inspiración en el cine, el arte, la música y los deportes para conectar con la esencia del ser humano y mejorar la imagen de una marca.

El reto: el sistema de almacenamiento de archivos que tenían no era eficiente

Arnold Huffman, el fundador y director ejecutivo de Digital Yalo, y su equipo se enorgullecieron, desde el principio, del enfoque que adoptaron para ofrecer servicios a los clientes: entregar productos de forma eficaz y eficiente. 

Tras crecer de forma natural y pasar por un par de procesos de fusiones y adquisiciones, este enfoque era más importante que nunca. Cuanto más crecía la empresa, más riesgo corría la eficiencia, pues el sistema de almacenamiento y entrega de archivos de Digital Yalo no podía seguirles el ritmo.

Una agencia creativa como Digital Yalo puede trabajar tanto en archivos de vídeo como en documentos de Word en un solo día.

Durante años, todos esos documentos y archivos estaban guardados en el ordenador de Huffman. Sin embargo, ese sistema provocaba retrasos en los procesos cada vez que había una incorporación, ya que la documentación tenía que pasar por el director ejecutivo. Eran muchas las personas que necesitaban acceder al mismo documento y, al final, se mandaban la información por correo, donde los detalles importantes terminaban perdiéndose. 

"Con el paso del tiempo, hemos tenido que mejorar el aspecto tecnológico para no impedir el crecimiento de la empresa. Ahí es donde entra en juego Dropbox", afirma Huffman. 

Brandon Bradford, el vicepresidente de operaciones, lideró el cambio para crear un proceso que permitiría a todo el mundo trabajar de forma independiente sin dejar de colaborar con clientes externos.

La solución: una transición sencilla de una plataforma a otra

Debido a las fusiones de años anteriores, Digital Yalo ya trabajaba con varias plataformas de colaboración descentralizadas: Dropbox, Box y Microsoft. En un esfuerzo por simplificar y unificar la colaboración, Digital Yalo recurrió a Positive Results, un proveedor y socio tecnológico externo, para que le ayudara a elegir la solución adecuada. 

Positive Results analizó varias herramientas, como Google, Box y Dropbox. Pero, antes de hacer la selección, debía conocer los flujos de trabajo más importantes que usaba Digital Yalo en sus operaciones comerciales. Al final, lo redujeron a tres funciones básicas. 

En primer lugar, necesitaban poder incorporar a nuevos trabajadores y dar permiso y acceso a información importante a los miembros de su empresa sin tener que recurrir a un profesional informático. 

Como cualquier agencia de marketing y estrategia, en Digital Yalo colaboran con clientes de forma constante. Por eso, en segundo lugar, la prioridad era contar con espacios privados digitales para trabajar con los clientes que fueran fáciles de configurar e implementar.

Por último, también buscaban integrar su solución de almacenamiento de documentos en las aplicaciones que ya utilizaban. Y Dropbox era la herramienta que mejor se adaptaba a las necesidades de la empresa.

En palabras del director ejecutivo de Positive Results, Dennis Kyle: "Les recomendamos Dropbox por la solidez de nuestra asociación, la flexibilidad de la plataforma y nuestra capacidad de migrar, de Box a Dropbox, un terabyte de datos en menos de una semana y sin que afecte a la productividad diaria. Hemos ayudado a Digital Yalo a crear una estrategia integral para varios aspectos: desde el diseño del sistema y la estrategia de implementación, pasando por la migración técnica y las incorporaciones, hasta la formación del usuario final y los administradores".

Asimismo, Dropbox ofrecía un sistema de estructura de archivos que les resultaba familiar a todos los empleados de Digital Yalo, por lo que no tardaron nada en aprender a usar la nueva herramienta.

Al permitir que varias personas accedieran a un mismo documento y lo editaran en tiempo real, en Digital Yalo dejó de ser necesario confeccionar documentos actualizados a partir de ediciones parciales enviadas por correo. Con esto, mejoraron la colaboración y ahorraron muchísimo tiempo. 

Ahora, cada cliente tiene una carpeta compartida con subcarpetas para la plantilla interna, y otra subcarpeta para los archivos que se pueden compartir con los clientes. Se pueden asignar permisos independientes a cada una de las partes involucradas, al igual que compartir información con los clientes y el equipo correspondiente. Digital Yalo también usa Dropbox Sign para obtener las firmas necesarias sin salir de su flujo de trabajo actual, un paso esencial para evitar que se produzcan parones a medida que el equipo vaya creciendo.

Digital Yalo utiliza las integraciones de Dropbox en Asana, Smartsheet y Zoho; que implementaron gracias a la ayuda de Positive Results.

Cuando Digital Yalo adquirió dos agencias de menor tamaño, Ninja Multimedia y My Friend’s Nephew, volvieron a asociarse con el equipo de Positive Results para asegurarse de que la migración no repercutiera de forma negativa en el trabajo diario de Digital Yalo. Juntos, trabajaron en una migración de información considerable e incorporaron todos los archivos de su empresa conjunta a Dropbox.

Los resultados: un ritmo acelerado y mayor productividad

Pasar de Box a Dropbox ahorró a Digital Yalo alrededor del 57 % en pagos de licencias anuales. También calculan que ahorraron un 14 % en recursos, pues dedicaron menos tiempo a cambiar de una plataforma a otra y buscar los fragmentos actualizados dentro de los documentos.

A medida que crecen, en Digital Yalo confían en que Dropbox les ofrecerá la eficiencia que necesitan para estar al tanto de las necesidades de sus clientes. "Siempre surge algún imprevisto", afirma Huffman. "Nuestro trabajo es estar pendientes, y las herramientas como Dropbox nos ayudan a colaborar de forma rápida".

Pero, al fin y al cabo, lo que determina su éxito son los comentarios del equipo. Dropbox ha simplificado los flujos de trabajo de todo el mundo, de ahí que el personal de Digital Yalo pueda llegar al alma de cualquier marca más rápido que nunca.

"Dropbox es una de las herramientas de colaboración que nos permite estar en sintonía con los clientes", afirma Huffman. "Aumenta nuestra efectividad y eficiencia a la hora de gestionar las entregas y los cambios que haya que aplicar, de forma que llegamos al resultado final mucho antes".