Japan Translation Center, Ltd.

El reto: gestionar y compartir contratos

Fundada en 1962, Japan Translation Center (JTC) es una empresa pionera en la traducción de idiomas extranjeros. Con sede cerca de la Torre de Tokio, en el distrito Higashi-Azabu del barrio Minato de Tokio, JTC ofrece servicios de traducción e interpretación multilingües basados en el principio de “traducción humana”.

“En los últimos años, estamos viendo cada vez más traducción automática basada en IA, pero todavía creemos que la traducción humana tiene un valor real. “Nuestro objetivo es ofrecer un servicio de traducción de alta calidad que tenga en cuenta el contexto del contenido, los pensamientos y sentimientos del autor, el uso previsto del documento traducido y su capacidad de persuasión frente al público al que va dirigido”, explica Risa Takabatake, presidenta de JTC.

Uno de los principales activos de la empresa es su equipo de traductores especializados. JTC trabaja con varios traductores independientes a través de contratos de subcontratación, pero la empresa tuvo que hacer frente a distintos retos relacionados con los flujos de trabajo de la contratación.

Una vez que el traductor que solicita trabajo envía los documentos necesarios y supera la prueba de traducción, se acuerdan las condiciones y se debe firmar un contrato para poder comenzar a recibir proyectos de traducción. Hasta ahora, JTC enviaba los documentos de la solicitud como archivos ZIP cifrados y protegidos con contraseña, y la contraseña se enviaba más tarde en un proceso llamado “PPAP” (protocolo de archivo adjunto protegido con contraseña). Sin embargo, cuando el número de solicitantes es elevado, este proceso acaba convirtiéndose en una tarea tediosa. Además, también implica mayores riesgos de seguridad en relación con los datos.

“Los contratos eran más analógicos: todo se enviaba, se sellaba y se devolvía por correo en forma de copia impresa. “Esto significaba que, además de la carga administrativa, el coste de los timbres fiscales y postales también suponía un problema”, recuerda Takabatake.

JTC también tenía dificultades a la hora de gestionar sus documentos. Los contratos de cada traductor se archivaban y se guardaban en un archivador, lo que, a la larga, se convirtió en un verdadero engorro desde el punto de vista de la gestión. 

“Ni que decir tiene que, si queríamos ver los documentos, teníamos que estar en la oficina. “Nos dimos cuenta de que, para eliminar todas estas ineficiencias, debíamos digitalizar nuestros documentos y prescindir del papel”, añade Yukiko Masuda, del departamento de asuntos generales de JTC.   

La solución: Dropbox y Dropbox Sign se unen para digitalizar el proceso de incorporación de autónomos

“Durante el proceso, aprendimos que podíamos conectar Dropbox a la plataforma de firma electrónica Dropbox Sign”, explica Masuda.

Además, al combinarlo con Dropbox, puedes mejorar y simplificar tus flujos de trabajo, desde la creación y el almacenamiento de documentos hasta la solicitud y verificación de firmas.

El proceso es sencillo. Solo tienes que cargar los documentos que necesitas recibir firmados, introducir la dirección de correo electrónico de la persona a quien quieres enviarlos para que los firme y hacer clic en “Solicitar firma”. Una vez firmado el documento, se almacena en tu cuenta de Dropbox Sign. Puedes realizar un seguimiento del progreso, enviar recordatorios y administrar los derechos de acceso según los permisos de los miembros. La combinación de ambos servicios resultó ser la solución perfecta para las necesidades de la empresa.

“Al principio, buscábamos en Dropbox una forma de mover nuestro servidor de archivos a la nube, pero pronto nos dimos cuenta de que si le sumábamos Dropbox Sign, también podríamos digitalizar nuestro proceso de contratación. Sabíamos que en algún momento íbamos a necesitar digitalizar nuestros contratos, así que nos pareció una gran oportunidad”, dice Masuda.

A JTC también le impresionaron otras funciones de Dropbox. Se adaptaron rápidamente a la sencillez de su interfaz de usuario y les encantó la velocidad de la sincronización de archivos. Otro punto clave fue la seguridad, un aspecto innegociable cuando se necesitan almacenar documentos confidenciales.

Además de su función de solicitud de archivos, que permite recibir de forma segura documentos que han subido otros usuarios, Dropbox también ofrece una extensa seguridad en su plataforma. Para evitar el acceso no autorizado, Dropbox emplea un cifrado individual de 256 bits para cada bloque de servidor donde se almacenan los datos, y también está disponible la autenticación multifactor. Esta posibilidad tranquilizó a JTC, ya que sabían que tenían un espacio seguro para almacenar sus datos.

El resultado: gestión centralizada de los archivos y mayor seguridad

Desde que introdujo Dropbox y Dropbox Sign, todo han sido ventajas para JTC.

Empezaron a utilizar Dropbox para comunicarse con los traductores durante el proceso de contratación y en posteriores etapas. Ahora utilizan las solicitudes de archivo para recibir los documentos de los solicitantes. Durante el proceso de incorporación, consolidan y administran todos los documentos en carpetas de Dropbox que son únicas para cada traductor. Allí se almacenan las solicitudes, los resultados de las pruebas, los documentos de registro y los archivos del contrato.

“Nos comunicamos con los traductores enviándoles un enlace compartido a los documentos que hemos puesto en sus carpetas. Solíamos almacenar nuestros documentos en una mezcla de datos y copias físicas en diferentes ubicaciones, pero ahora está todo en un solo lugar, lo que reduce el tiempo y el esfuerzo que requiere administrarlos en aproximadamente un 25 %. “Esto también significa que podemos acceder a todo cuando trabajamos desde casa”, dice Takabatake.

JTC también gestiona el proceso de contratación a través de Dropbox y Dropbox Sign. Como su personal ya no necesita acudir a la oficina para solicitar sus sellos oficiales, ahora la empresa puede separar el trabajo de oficina y el trabajo remoto de forma más efectiva. El personal también dedica menos tiempo a enviar documentos y corregir errores, lo que significa que los contratos pueden finalizarse en casi la mitad de tiempo. Los traductores que se incorporan a JTC también se benefician de esta posibilidad.

Por otra parte, JTC también experimentó un importante ahorro en costes después de realizar el cambio. Esto se debe a que, en Japón, las empresas necesitan comprar un timbre fiscal de 4.000 yenes para finalizar los contratos en papel. En cambio, para los contratos electrónicos no es necesario. También han podido reducir costes en otras cosas como, por ejemplo, sellos postales y papel, y en espacio de almacenamiento físico para copiar documentos.

“Poco después de la implementación, tuvimos un gran proyecto de traducción que nos obligó a firmar rápidamente contratos con traductores especializados en todo tipo de campos. Gestionar este proceso, desde la selección de los traductores hasta la finalización de los contratos, habría sido imposible sin Dropbox y Dropbox Sign. “Hemos podido crear un sistema capaz de responder inmediatamente a cambios repentinos en nuestro negocio”, afirma Takabatake.

En este momento, la empresa tiene previsto migrar gradualmente a Dropbox los documentos y contenidos almacenados en su servidor de archivos local. Una vez hecho esto, ya no tendrán que preocuparse por el mantenimiento de sus servidores de archivos locales ni por la pérdida de datos debido a las interrupciones. Pasar a la nube es una evolución lógica, ya que protege el valor de los activos de datos que la empresa ha acumulado a lo largo de sus más de 60 años de historia. 

JTC ha sido premiada con el sello PrivacyMark, una certificación que reconoce la adopción de medidas adecuadas para proteger los datos personales. Esto significa que Dropbox es una excelente opción gracias a sus numerosas medidas de seguridad, incluso en comparación con otros servicios de almacenamiento en la nube. Pasar a la nube también permitirá a los empleados ver los distintos tipos de archivos que necesitan cuando trabajan desde casa.

Actualmente, JTC también está analizando Dropbox Transfer. Esta función permite compartir archivos incluso aunque la persona con la que los compartes no tenga una cuenta de Dropbox. Dado JTC suele traducir vídeos, audios y otros archivos de gran tamaño, la empresa cree que Dropbox Transfer será útil para compartirlos con traductores.

Desde la digitalización del proceso contractual y la consolidación de los datos de los traductores hasta la gestión y el intercambio de documentos dentro de la empresa, Dropbox y Dropbox Sign sin duda seguirán aportando cada vez más valor a la empresa.