Caso práctico del campus Shonan Fujisawa de la Universidad de Keio

El reto: dejar atrás los servidores de archivos 

El campus Shonan Fujisawa (SFC) de la Universidad de Keio se fundó en 1990 con el objetivo de fomentar planteamientos innovadores sobre la educación para crear un programa de aprendizaje práctico adecuado para el siglo XXI. Su avanzada infraestructura educativa se desarrolló bajo la dirección del profesor Jun Murai, también conocido como el padre de Internet en Japón. A día de hoy, el campus desarrolla su red digital para garantizar que continúe respaldando sus actividades docente y de investigación. 

El sistema de gestión de archivos, una plataforma en la que interactúan estudiantes y profesores, es una pieza clave de este sistema. Durante algún tiempo, la Universidad de Keio había seguido una política consistente en el uso de servidores de archivos locales y servicios de almacenamiento en la nube en todos sus campus. Sin embargo, sus servidores de archivos sufrían varias interrupciones al año y los costes de gestión de la carga de trabajo y de recuperación seguían aumentando. El personal de la universidad se dio cuenta de que la infraestructura estaba llegando al límite de su capacidad.

"Necesitábamos almacenamiento local principalmente por razones de seguridad, pero en los últimos años el almacenamiento en la nube se ha vuelto lo suficientemente seguro como para que podamos confiar en él. Consideramos que había llegado el momento de trasladarlo prácticamente todo al almacenamiento en la nube, con la excepción de una pequeña cantidad de archivos", explica el profesor Jin Nakazawa, de la Facultad de Medio Ambiente y Estudios de la Información del SFC.

Esto propició que el SFC pusiera en marcha un cambio de la infraestructura informática en la universidad. Empezaron a plantearse varios aspectos del cambio, incluidas las soluciones de almacenamiento en la nube del campus. "Hasta ese momento, la universidad utilizaba principalmente Google Drive y Box, pero no nos parecían muy fáciles de usar", comenta el profesor Nakazawa. Para el SFC, el mayor problema era que necesitaban abrir un explorador de archivos para acceder a las carpetas en la nube. Como algunos estudiantes no estaban familiarizados con los PC y la nube, el SFC sabía que necesitaba un entorno que fuera intuitivo para todos sus usuarios. 

 

La solución: simplificar la solicitud de archivos y el almacenamiento de datos 

Después de estudiar sus diversas opciones, el SFC optó por utilizar Dropbox. Además de su avanzada seguridad y de que les ofrecía la capacidad de almacenamiento que necesitaban, el profesorado calificó muy positivamente la interfaz de usuario de Dropbox. Valoraron cómo se muestran las carpetas en el escritorio y que se pueden usar de la misma manera que las carpetas locales.

Todos los estudiantes y miembros del cuerpo docente del SFC de la Universidad de Keio han comenzado a utilizar Dropbox, con 7000 licencias activadas. Durante los primeros meses, se cargaron 55 terabytes de datos que se utilizaron para diversos fines.

"No exigimos el uso obligatorio de Dropbox en toda la universidad porque cada uno de nuestros profesores tiene su propia visión sobre las clases y la investigación. En lugar de esto, hemos estado utilizando diferentes tipos de almacenamiento en la nube para diferentes finalidades. Dentro de este ecosistema, Dropbox es nuestro principal espacio de trabajo compartido para estudiantes y profesores", explica el profesor Nakazawa.

Dropbox nos ha aportado muchas ventajas. Por ejemplo, los intercambios entre estudiantes y profesores resultan mucho más ágiles. "En mis clases, uso Dropbox para compartir materiales y archivos con los estudiantes, y también utilizo herramientas de comunicación como Slack y LINE para potenciar el trabajo en grupo", añade el profesor Nakazawa. El SFC también utiliza Dropbox como solución de almacenamiento de datos para Slack. 

Los profesores del SFC también encuentran útil Dropbox cuando imparten clases en las escuelas secundarias afiliadas a la universidad. En concreto, utilizan la función de solicitud de archivos para obtener tareas y otras entregas. "A diferencia de la universidad, donde los estudiantes y el personal pueden acceder a las clases a través del LMS (sistema de gestión de aprendizaje), las escuelas secundarias no disponen de sistemas digitales. "Por eso usamos Dropbox, para evitar el uso de papel para entregar tareas", explica el profesor Nakazawa. 

 

El resultado: impulso de la transformación digital 

Para mejorar las competencias en tecnologías de la información, el SFC también lleva a cabo una iniciativa que promueve que los estudiantes utilicen sus propios ordenadores para sus estudios. Esto ha propiciado cambios importantes, incluida la eliminación de las salas de ordenadores en el campus en abril de 2020. Y Dropbox ha sido indispensable para ayudar a mantener esta iniciativa en marcha. 

"La pandemia dificultó las clases presenciales. No obstante, gracias al uso de dispositivos propios y de Dropbox, pudimos seguir dando clases online sin grandes problemas", comenta el profesor Nakazawa. Dropbox está contribuyendo de manera considerable a la transformación digital del aprendizaje y a la sostenibilidad.

Y el profesor Nakazawa también ha obtenido beneficios en sus propias actividades de investigación. Ahora puede intercambiar archivos con investigadores de Japón y del extranjero más fácilmente mientras trabaja para promover la investigación colaborativa.

"La verdad es que se ha convertido en una herramienta indispensable", añade el profesor Nakazawa. 

Por ejemplo, Dropbox Paper, que permite a varios usuarios editar el mismo documento en la nube, ha resultado increíblemente útil. Los profesores del SFC también han encontrado nuevas formas de optimizar sus iniciativas de investigación con la función de lista de tareas de Dropbox Paper como, por ejemplo, la coordinación de conferencias internacionales y la revisión de notas de los organizadores en tiempo real.

En el futuro, tienen la intención de seguir aumentando la implantación promoviendo el uso de Dropbox en el campus. "Al comunicar los beneficios, esperamos aumentar el número de usuarios activos de Dropbox entre los estudiantes y el personal", explica el profesor Nakazawa. 

La integración de Dropbox con Canvas LMS, un sistema de aprendizaje electrónico que la Universidad de Keio introducirá pronto en sus campus, probablemente será una parte clave de este plan. La conexión de Dropbox y Canvas LMS permitiría a los estudiantes acceder a archivos en Dropbox tanto desde el sistema de aprendizaje electrónico como desde sus propios ordenadores.

El profesor Nakazawa tiene grandes esperanzas: "Deberíamos ser capaces de integrar los sistemas, y esto mejorará la facilidad de uso y aumentará nuestras posibilidades tanto en el ámbito de la educación como en el de la investigación".

Con la ayuda de Dropbox, el SFC utiliza el servicio en la nube para impulsar la transformación digital de la docencia y la investigación.