El reto

Antes de haber cumplido 21 años, Cecilia Roy ya había vivido en ocho países y pasado mucho tiempo en las pistas. Su padre trabajó primero en el Servicio Exterior de los Estados Unidos y luego de fotógrafo. Ya en su etapa adulta, echó raíces en Teton Valley, Idaho, en los Estados Unidos. Allí trabajó en varios sectores relacionados con la nieve: snowboarder profesional, entrenadora de snowboarding y empleada de una tienda de deportes de invierno. 

Además, siempre mostró una faceta creativa. Cuando tenía siete años, su padre le dio una cámara Nikon FM1 que le despertó el interés por la fotografía. Por todo lo anterior, a Cecilia le pareció que fundar Snowdrop Creative en enero de 2019, después de que una ONG le pidiera que diseñara su logotipo, era el camino que debía seguir. Empezó con un gorro, pero en poco tiempo también se encargó de la ropa, diseñar “su sitio web, llevarles las redes sociales y encargarme del marketing por correo electrónico, además de dirigir muchas campañas de recaudación de fondos”, nos cuenta Cecilia. 

A partir de ese momento, sus habilidades —diseño gráfico, gestión de redes sociales y estrategia de marketing digital— empezaron a estar muy solicitadas. De hecho, conoció a muchos de sus clientes en la montaña. 

Snowdrop continuó siendo una pasión más que un trabajo hasta 2020, pero “cuando las pistas cerraron por la COVID-19, pensé que quizás era el momento de dedicarme por completo a la empresa”, recuerda. Tres años después, tiene una cartera de clientes de lo más variada: artistas, agentes inmobiliarios, diseñadores de interiores y más perfiles.

La solución

Para emprender, Roy usa muchos productos y funciones de Dropbox, que incluyen toda la oferta de Dropbox Professional, además de Dropbox DocSend y Dropbox Sign. Los usa todos los días para colaborar con otras personas, organizarse, compartir contenido y entregarles materiales a los clientes. Ha usado Sign para enviarle un contrato a un cliente que hace arte sobre la fauna silvestre; también ha recurrido a Transfer para enviar vídeos y archivos grandes varias veces, y ha empleado Dropbox Capture para grabar vídeos personalizados en los que explica nuevas funciones de sitios web. Por supuesto, también le encanta Dropbox Backup. 

Para Cecilia, no hay nada como poder gestionar todas las fases por las que pasan los clientes, desde la primera propuesta de proyecto hasta la entrega final, con su teléfono inteligente mientras disfruta de las pistas. El invierno pasado —y sin levantarse del telesilla—, le envió un contrato a un nuevo cliente con Sign; compartió fotos con otro en Transfer, y añadió unos PDF a la carpeta de uno del sector inmobiliario para una reunión de última hora usando las funciones de almacenamiento. La vida al aire libre le sienta de maravilla. “Tener esta opción me parece fantástico”, nos comenta riendo. 

Gracias a productos como Dropbox Paper, Cecilia y sus clientes pueden colaborar en directo modificando y guardando automáticamente borradores sobre la marcha. “A diferencia de trabajar enviando los archivos por correo electrónico una y otra vez, así no hay que hacer pausas, esperar un correo y continuar de nuevo”, explica. Añade que, con Dropbox, “el trabajo sale adelante”. 

Cecilia también usa Dropbox para gestionar las versiones de todos los materiales. Cuando trabaja con un cliente de diseño de interiores, “compartimos las fotos, el contenido escrito, las funciones de porfolio, las fotos de productos, las maquetas de boletines y el calendario del contenido en Dropbox”, nos cuenta. “Tenerlo todo organizado en un lugar diseñado para eso es muy práctico”.

Cuando varias personas trabajan en el mismo documento desde zonas horarias y empresas distintas, es fácil que las versiones se mezclen y que haya malentendidos, pero Cecilia dice esto: “Dropbox me ayuda a juntar los materiales de un proyecto concreto”. Además, como tiene 3 TB de almacenamiento en la nube gracias a su plan de Dropbox, nunca se preocupa por si se va a quedar sin espacio.

No es raro sentirse abrumada con una plataforma de software, sobre todo si has decidido emprender en solitario y andas iniciando y cerrando sesión en varios programas, pestañas y aplicaciones, o bien si necesitas soluciones distintas para almacenar, compartir y firmar documentos del trabajo.  

La respuesta es Dropbox, que supone un descanso mental para los profesionales creativos al verse obligados a usar soluciones de todo tipo. “Es maravilloso tener todo en un lugar, en una plataforma unificada y coherente que me ofrece productos y funciones que se complementan entre sí”, opina Cecilia. “Me encanta iniciar sesión en la plataforma de Dropbox y empezar a gestionar varios proyectos de clientes en un solo lugar, sin tener que usar softwares distintos. Con Dropbox, gestionar todas las variables del negocio es sencillo”. 

Uno de los clientes de Cecilia es un artista paisajista galardonado con quien suele compartir fotos en alta resolución; también se encarga de editarlas y transformarlas para los avances de las exposiciones. Los 100 GB que le ofrece Dropbox Transfer hacen que pueda enviar imágenes muy grandes todas juntas y sin ningún tipo de problema porque la transferencia nunca fallará. “Antes, tenía que enviar unos 20 correos electrónicos, uno por imagen”, explica Cecilia. “Tardaba muchísimo”, añade.

Dropbox tiene más ventajas, como que es posible darles acceso a los colaboradores a los archivos que necesitan en un abrir y cerrar de ojos. “Puedo añadir a usuarios al sistema como si nada, el proceso es muy intuitivo”, afirma. “Enviarles un enlace es fácil, y les da acceso al archivo o la carpeta aunque no usen Dropbox”, continúa. Al usar la protección con contraseña y el nuevo panel de seguridad, Cecilia puede ajustar el acceso al contenido. Si el departamento de marketing de una empresa inmobiliaria tiene que acceder a una subcarpeta, y los agentes a otra, preparar la arquitectura es muy sencillo. 

Una parte muy importante de llevar una tienda pequeña como Snowdrop es conseguir clientes nuevos. Enviar propuestas o responder a solicitudes de propuestas es estresante. Por suerte, en Dropbox DocSend no solo se puede saber en qué momento ven la presentación los clientes potenciales, sino que además ofrece un resumen de la interacción, una especie de medidor del éxito que tienen las presentaciones. A quienes les gusta DocSend les encanta esta función porque les ayuda a optimizar las estrategias de seguimiento, interactuar con las personas que toman las decisiones y mejorar las presentaciones futuras.

En Snowdrop, Cecilia trabaja constantemente con contratos y documentos legales, ya sean los que les envía a los clientes y contratistas como los que recibe de los equipos legales de grandes empresas. Con Sign puede preparar, enviar y supervisar los acuerdos, y los destinatarios pueden crear firmas electrónicas legalmente vinculantes. Para los propietarios de pequeñas empresas que no ganan lo suficiente como para invertir en servicios legales, Sign es una herramienta indispensable.