Space Machines Company ahorra costes generales en trabajos de suma importancia

El contexto de la empresa

Los satélites, al igual que los automóviles, necesitan mantenimiento para estar en el Espacio, ya que es ahí donde Space Machines Company se encarga de repararlos. Se trata de una empresa fundada en Australia en 2019 que está fabricando una flota de vehículos de mantenimiento capaces de reparar los satélites en órbita. ¿Y cuál es su mantra? Hacer del Espacio un lugar más sostenible prolongando la duración de nuestra infraestructura celestial.

El reto: una solución de almacenamiento sencilla y segura

Space Machines Company intercambia datos y contenido entre tres oficinas en dos países. También colabora con una red global de socios. En el pasado, la empresa lidiaba con engorrosas carpetas compartidas, archivos duplicados y controles de acceso confusos. Necesitaba una solución de almacenamiento centralizada para facilitar la colaboración.

La seguridad y la integridad de los datos eran sus principales inquietudes. Era imprescindible alojar los datos en los centros de datos australianos para cumplir la normativa local. “Trabajamos con clientes delicados. Por tanto, la seguridad y la integridad de los datos son fundamentales”, afirma Sharmila Fernando, jefa de marketing de Space Machines Company.

Space Machines Company también necesitaba una solución intuitiva que ofreciera un largo tiempo de actividad, una alta velocidad de subida y la posibilidad de controlar la jerarquía de archivos de manera centralizada. “Nuestros ingenieros trabajan con archivos grandes de diseño y los comparten entre las oficinas globales de la India y Australia. Es importante que podamos acceder a ellos lo más rápido posible para seguir trabajando sin fisuras”, añade Fernando. 

Por último, el equipo de operaciones comerciales de Space Machines Company buscaba una solución con funcionalidades de firma integradas. “Antes, enviábamos archivos PDF de un lado para otro para que se firmaran. Solían devolvérnoslo con un formato incorrecto y era un fastidio volver a rehacer todo el proceso”, comenta Ben Spoor, jefe de personal y de operaciones comerciales de Space Machines Company. “Cuando empezamos a buscar una solución, Dropbox era la única que cumplía todos nuestros requisitos”.

La solución: una jerarquía de archivos clara y derechos de acceso predeterminados

El primer asunto que tratar fue configurar una arquitectura de archivos y controles de acceso claros. Lo siguiente era migrar los datos de la solución anterior. “La consola de administración de Dropbox es muy fácil de utilizar, por lo que la migración fue sencilla”, recuerda Spoor. “El equipo de Dropbox se aseguró de que nuestros datos llegaran a su destino con seguridad, con la estructura de archivos y los derechos de acceso intactos”.

Después, el equipo empezó a utilizar Dropbox Sign para formalizar los documentos. Hacían clic con el botón derecho en un documento, lo colocaban en el flujo de trabajo de firma, establecían un orden de firma y lo enviaban. El equipo recibe una notificación cuando el destinatario firma el documento, y la versión firmada se guarda en la carpeta de Dropbox original. “Necesitábamos herramientas como esa para optimizar el tiempo y el esfuerzo, algo que es importante para el éxito de una start-up”, comenta Fernando.

Para terminar, el equipo integró Dropbox con Microsoft Word y Google Suite. Esto permite al personal crear documentos de Microsoft o Google dentro de Dropbox o almacenar enlaces externos en el sistema de archivos interno. “Dropbox ofrece un millón de integraciones más, pero la clave para nosotros radica en vincular nuestra herramienta de almacenamiento con las herramientas de nuestras oficinas”, añade Spoor.

El resultado: ahorro de tiempo, mantenimiento sencillo y seguridad de los datos

Con una estructura de archivos sencilla y organizada, los empleados hacen menos preguntas sobre dónde encontrar o almacenar la información. Mientras que algunos empleados disfrutan archivando recursos en carpetas, otros prefieren la función de búsqueda de Dropbox para localizar lo que buscan.

Con la asignación de unos derechos de acceso apropiados, todos pueden hacer su trabajo con facilidad. A cada nuevo miembro del equipo se le asigna a un grupo predefinido con todo los derechos de acceso necesarios, lo que facilita bastante la incorporación de los empleados.

Como resultado, Space Machines Company ahorra más tiempo y aumenta la productividad.

El mantenimiento de su nuevo entorno de almacenamiento, que es más productivo, también es más sencillo. “Para una start-up a la que siempre le preocupa la rentabilidad, Dropbox es la mejor solución. No tenemos los recursos necesarios para contratar a muchas personas dedicadas a mantener una solución de gestión de documentos. Basta con una sola persona para configurarlo todo y garantizar un funcionamiento correcto, lo que nos permite ahorrar costes generales”, añade Fernando. Esto significa que la empresa tampoco tiene que invertir en sesiones de formación, ya que con una Wiki de pocas páginas ha sido suficiente para capacitar a todo el equipo.

Otra gran ventaja es la disponibilidad de un registro de auditoría claro para cada documento. Este registro es de suma importancia cuando varias partes interesadas externas colaboran en carpetas compartidas. Las alertas automáticas también indican si alguien mueve datos por error, lo que garantiza la integridad de los datos. “Dropbox me ofrece un control centralizado con el mínimo esfuerzo”, añade Spoor.

Los socios de Space Machines Company, en particular los organismos públicos, también necesitan la garantía de que sus datos están a salvo. Aquí es donde la residencia de los datos juega un papel fundamental. Gracias al cumplimiento de la normativa australiana, la empresa reduce el riesgo de acceso no autorizado. “Para esos proyectos confidenciales, determinados clientes prefieren trabajar en Dropbox por la seguridad y residencia de datos que ofrece”, comenta Fernando.

Ya pusimos a prueba Dropbox durante el lanzamiento del vehículo de mantenimiento orbital, Optimus. Space Machines Company utilizó Dropbox para compartir archivos y configurar permisos para varias partes interesadas. El siguiente paso es la misión espacial MAITRI. La empresa colaborará con el organismo espacial de la India para lanzar otro vehículo en un cohete indio, lo que conllevará la realización de muchas pruebas antes de validar la nave espacial. Será imprescindible gestionar e intercambiar los datos de las pruebas con eficacia entre el equipo de Australia y la India. “Nuestra experiencia con Dropbox ha sido muy buena, así que confío en que todo irá bien. No me preocupa”, añade Spoor.

Con cientos de nuevos satélites adentrándose en el espacio, los objetos colisionarán y provocarán la acumulación de desechos en el Espacio. Por tanto, Space Machines Company procura mantener la sostenibilidad del Espacio. Con una solución de almacenamiento segura e intuitiva, la empresa puede avanzar y hacer frente al reto.