Tobishima Corporation Visualiza planos, documentos y otros contenidos multimedia en tabletas en cualquier momento

El reto: optimizar la búsqueda de información in situ 

Tobishima Corporation quería optimizar su engorroso proceso de búsqueda de información in situ para mejorar la eficiencia de las operaciones y ajustarse a su objetivo de reformar los patrones de trabajo.

Tobishima Corporation celebró sus 135 años de actividad empresarial en 2018. Durante ese tiempo, han trabajado en algunos de los proyectos de ingeniería civil más importantes de Japón, como el túnel de Seikan y la Aqua-Line de la bahía de Tokio, así como en numerosos proyectos de construcción y desarrollo de infraestructuras sociales. En los últimos años, la corporación ha promovido reformas para "crear el futuro de la construcción" aprovechando tecnologías innovadoras en los campos de la construcción y la prevención de desastres. "Nuestro objetivo es evolucionar hacia lo que denominamos un 'Nuevo contratista empresarial'. En el sector de la construcción, el desarrollo de infraestructuras alcanzó su cota máxima en 2020, por lo que resulta fundamental que encontremos una solución a las largas jornadas laborales a las que deben hacer frente los empleados. "También considerábamos que, para adquirir y desarrollar recursos humanos y contribuir a un mayor crecimiento de nuestro negocio, necesitábamos reformar urgentemente los flujos de trabajo, empezando por nuestro entorno informático", explica Atsushi Ozawa, de Tobishima Corporation.

Como parte de esta política, la corporación repartió ordenadores portátiles ligeros entre todos los empleados, así como tabletas sin ventilador y resistentes al polvo que pudiesen utilizar donde fuese necesario. Esto les permitió desarrollar un entorno de trabajo móvil que no dependiese de una ubicación específica, como la obra, la oficina de la obra o la sucursal.

Pero debían volver a analizar cómo gestionar los datos que se visualizaban en cada dispositivo. Por aquel entonces, documentos como planos de la obra y declaraciones de métodos de construcción se almacenaban y administraban en una unidad de almacenamiento conectada a la red (NAS) en la oficina de la obra. No obstante, una diferencia en los sistemas operativos dificultaba el acceso de las tabletas a los datos del NAS, por lo que los empleados tenían que regresar a la oficina de la obra para comprobar los documentos. 

"Como nuestros trabajadores no podían acceder a los planos ni a otros materiales in situ, tenían que volver a la oficina cada vez que debían comprobar algo. Necesitábamos almacenar los datos de una manera que permitiera a nuestros trabajadores acceder a la información de una manera más rápida", explica Takahisa Nakaya, también de Tobishima Corporation.

La solución: una forma sencilla de compartir y visualizar archivos de gran tamaño

Después de analizar las opciones disponibles de almacenamiento de datos moderno, Tobishima Corporation optó por Dropbox.

"Además de la capacidad de visualizar documentos en una tableta, el almacenamiento basado en la nube era imprescindible, ya que nos permitiría mitigar el riesgo de pérdida de datos debido a fallos del NAS o a desastres naturales, y aliviar la carga de mantenimiento y funcionamiento. Elegimos Dropbox porque su interfaz es intuitiva y fácil de usar incluso para personas poco familiarizadas con la informática", explica Ozawa.

El equipo también apreció la función de sincronización diferencial de Dropbox, que permite cargar archivos de gran tamaño, como datos CAD y fotografías de la obra, de forma rápida y segura. Además, gracias a la capacidad de visualizar archivos sin conexión, el equipo solo necesita almacenar archivos relacionados con el proyecto en curso en los dispositivos locales y las diversas aplicaciones que se pueden asociar.

"Todos los jefes de obra, entre los que me incluyo, guardamos datos personales de las obras anteriores en las que hemos trabajado como referencia para nuestro trabajo. Estos datos no paran de crecer, y los servicios basados en la nube nos ofrecen una mayor flexibilidad para aumentar nuestra capacidad de almacenamiento en comparación con los sistemas NAS, a los que es necesario seguir añadiendo espacio. Realmente lo apreciamos", comenta Nakatani.

Los resultados: posibilidad de consultar información en cualquier momento, en cualquier lugar e incluso de compartir archivos con empresas externas

Después de una prueba satisfactoria, Tobishima Corporation inició la adopción a gran escala de Dropbox.  "Cuando quiero revisar un plano, desplazarme a la oficina me cuesta mucho tiempo y esfuerzo, especialmente cuando trabajo en pisos elevados, por lo que la posibilidad de revisar documentos en mi iPad es de gran ayuda. No solo mejora la eficiencia del trabajo, sino que también reduce la carga de trabajo de los supervisores de obra como yo", comenta Yusuke Tanaka.

También ayuda al equipo a disponer de un entorno sin papel en la obra. En el pasado, a menudo necesitaban llevar planos físicos impresos con un plotter a la obra de construcción, pero descubrieron que esto ya no era necesario. "Ahora podemos ver todos los datos que necesitamos en Dropbox en nuestros teléfonos o iPads, lo que nos permite evitar situaciones en las que imprimiríamos un plano solo para darnos cuenta de que necesitábamos otro", explica Tanaka.

Dropbox también ha demostrado ser útil para las empresas conjuntas, a las que se suele recurrir para proyectos en el sector de la construcción.

"En una empresa conjunta es necesario compartir información con varias empresas. No obstante, poner los servidores de archivos de la empresa a disposición de terceros plantea problemas de seguridad y cumplimiento de normativas. Dropbox nos permite configurar de manera detallada ajustes como los privilegios de visualización, para que podamos compartir nuestros archivos con tranquilidad", asegura Ozawa. 

Tobishima Corporation también aprovecha estas mismas ventajas para compartir archivos dentro de las empresas del grupo.

Tienen la intención de usar Dropbox para gestionar una mayor variedad de archivos en el futuro. En primer lugar, piensan empezar a usarlo para las fotos. En cada obra de construcción, los trabajadores toman muchas fotos cada día para registrarlas y elaborar informes, y crean un libro de registro para almacenar y gestionar estas fotos. Anteriormente, esta tarea contribuía a aumentar las horas de trabajo. 

"En algunas obras se han empezado a almacenar las fotos en Dropbox y también se externaliza la gestión de las fotos y la creación del registro a través de Dropbox. Tenemos previsto ampliar esta medida en el futuro para ayudar a reducir la carga de trabajo de nuestro personal", comenta Ozawa, que añade que espera que esta iniciativa ayude a reducir las horas de trabajo. 

En el futuro, también se plantean eliminar el NAS de su oficina y consolidar todos los datos en Dropbox. "Ya hemos trasladado nuestros servidores de archivos a la nube e implementado Microsoft 365 como herramienta de comunicación para toda la empresa, centrando la atención en las mejoras de las prácticas de trabajo. Esperamos seguir trabajando con Dropbox para respaldar nuestras diversas iniciativas", concluye Ozawa.