Toda Corporation
Migración de servidores físicos de sitios en construcción al almacenamiento en la nube
Sacar partido a una rápida sincronización de los archivos y una capacidad de búsqueda superior para agilizar el intercambio de información con filiales nacionales e internacionales.
“Muchos de los problemas y cambios se plantean durante la ejecución de las obras, por lo que es imprescindible compartir información in situ con rapidez. La adopción de Dropbox ha permitido al personal de nuestra empresa y a nuestras filiales internacionales, incluidas muchas empresas asociadas, compartir archivos en tiempo real”.
Producto utilizado
Dropbox
Sector
Construcción
Tamaño
Más de 1000
Ubicación
Japón
Desafío: los servidores físicos de cada sitio de construcción dificultaban el intercambio fluido de información con terceros
Toda Corporation es una empresa contratista general que lleva ya 140 años dedicada a este sector. Gracias a su intervención en obras de construcción, ingeniería civil, urbanismo, propiedades inmobiliarias, generación de energía y mucho más, la empresa no ha parado de crecer en un montón de ámbitos.
Toda Corporation solía instalar servidores físicos en las obras para editar y almacenar los datos pertinentes, como planos, fotos y gráficos de procesos.
Durante la fase de construcción, muchas de sus filiales, incluidas las oficinas de supervisión de diseños y las empresas asociadas, editan y verifican varios tipos de documentos, como los planos. Estos documentos se actualizan a diario. Sin embargo, solo el personal de la empresa contratista general podía acceder a los servidores físicos principalmente.
“Por tanto, el personal de la empresa contratista general que trabajaba en las obras malgastaba mucho tiempo y dinero en compartir información de las obras, comprimir planos grandes y enviarlos por correo electrónico o a través de un servicio de transferencia de archivos dedicado, además de tener que ofrecer un almacenamiento de archivos externo adicional”,
señala Hiroyuki Ikehata, responsable de la sección 1 de promoción de sistemas de producción de Toda Corporation.
En el sector de la construcción, es de suma importancia poder compartir información rápidamente, y Toda Corporation estaba experimentando retrasos al enviar archivos, como los planos, por correo electrónico a sus socios internacionales, algo que le salía caro.
Esta forma de trabajar también provocó una gestión engorrosa de los archivos. Se recibían casi 100 correos electrónicos al día, muchos con planos adjuntos, así que era complicado verificar cuál era la versión más reciente de un plano, extraer planos comprimidos o protegidos con contraseña y guardarlos en carpetas clasificadas según los detalles de construcción.
“En la construcción, el mero hecho de introducir mal una línea en un plano puede generar altos costes y la necesidad de rehacerlo todo. Para evitarlo, teníamos que llamar por teléfono y verificar cada vez la hora exacta a la que se envió el correo electrónico con el último archivo”, comenta Toshihiro Saito, responsable de la ejecución de obras de Toda Corporation encargado de supervisar las obras in situ.
El personal de las distintas obras también se veía afectado por la gran cantidad de errores en las operaciones que ocasionaban pérdidas de datos accidentales en un servidor físico. En consecuencia, había que volver a crear los archivos a partir de la versión anterior, porque no era nada fácil recuperar los archivos eliminados. Cada error suponía más trabajo.
Solución: adoptar Dropbox por su rápida sincronización de archivos y sus funciones de búsqueda avanzada
La empresa decidió trasladarse a un edificio temporalmente en diciembre de 2019 mientras reformaban su sede central. Mientras preparaban la reubicación, surgió el tema de resolver los problemas que tenían.
Antes de instalar servidores de archivos en la nube para las obras, empezaron a instalarlos en sus departamentos internos que iban a trasladarse al edificio temporal.
Esto no solo permitió acelerar el intercambio de información, sino que también reforzó los planes de continuidad del negocio y redujo el espacio que debían tener disponible para los servidores de archivos. Esto sirvió de precedente para instalarlos en las obras que la empresa tenía en marcha en todo el país.
Toda Corporation usaba Google Drive para compartir información entre sus grupos de trabajo internos. Pero, como fueron muchos los que se quejaron por la lenta sincronización de los archivos con sus ordenadores y sus problemas para compartir la información con varias empresas asociadas externas por incidencias con el registro en la cuenta, empezaron a buscar otra solución alternativa capaz de satisfacer mejor las necesidades de sus obras.
“Nos planteamos dos opciones: Dropbox Business (que, en adelante, llamaremos “Dropbox”) y un servicio de almacenamiento en la nube de otra empresa diferente. Pero nuestras indagaciones relevaron que eran dos soluciones totalmente diferentes. Nos dio la sensación de que Dropbox es como un “escritorio” donde hay varias personas trabajando juntas, mientras que el otro servicio es como un “cajón” donde se guardan los archivos definitivos.
Entonces, Dropbox es lo que necesitamos para la frecuencia con la que nosotros editamos archivos y los compartimos con empresas asociadas”,
afirma Ikehata.
Este fue su itinerario hasta adoptar Dropbox. Los factores determinantes fueron la velocidad de sincronización de archivos, que es fundamental para el uso compartido y la colaboración, y su funcionamiento intuitivo, ya que se usa como si fuera una carpeta local.
Resultado: adopción de Dropbox como un entorno estándar para toda la empresa con una interacción eficaz con las empresas asociadas
Intercambio de archivos eficaz y flexible
Desde que la empresa puso en marcha esta transición a gran escala hace aproximadamente seis meses, los planos, los documentos y los datos almacenados en los servidores físicos en las filiales y en las oficinas de las obras de construcción e ingeniería civil que están en ejecución actualmente se han migrado progresivamente a Dropbox. La empresa también utiliza Dropbox como patrón para sus nuevas obras. Sin lugar a dudas, pueden compartir archivos gracias a que están almacenados en Dropbox.
A todo lo anterior se suma la posibilidad de prestar la licencia de Dropbox a las principales oficinas de diseño y empresas asociadas, lo que les permite habilitar un entorno donde todos los que trabajan en las obras a nivel interno y externo puedan acceder a la información necesaria para hacer su trabajo.
“Crear carpetas compartidas para cada empresa asociada ha permitido eliminar errores al compartir los planos definitivos. Tampoco tenemos que preocuparnos por la gestión de los archivos”,
añade Saito.
Gracias a la creación de carpetas compartidas en Dropbox para cada persona que organiza una reunión y para almacenar en ellas todos los documentos pertinentes, la empresa también ha podido utilizarlas para reuniones virtuales remotas.
“Ahora utilizamos menos papel y trabajamos menos en la preparación de documentos”,
afirma Koji Sakamoto, departamento de maquinaria de construcción, Toda Corporation.
Además, la función para compartir enlaces y Dropbox Transfer les ha permitido enviar los archivos necesarios por lotes a las filiales a las que no han prestado la licencia.
Intercambio de archivos eficaz y flexible
La función del historial de versiones les permite restaurar los archivos eliminado con facilidad.
Búsqueda más rápida de información
La eficacia a la hora de buscar archivos también ha aumentado significativamente. “Encontrar archivos es de tres a cuatro veces más rápido que antes”, destaca Ikehata.
Ahora, pueden guardar todos los archivos en un solo lugar y están sacando mucho más partido a las excelentes opciones de búsqueda de Dropbox.
Y esto no es todo: Dropbox mejoró la productividad del trabajo remoto durante la COVID-19
Una transición sin fisuras al trabajo remoto
Las ventajas de Dropbox son más que evidentes, y así se demostró también durante la COVID-19.
“Creemos que una transición sin fisuras al trabajo remoto es la mayor ventaja de Dropbox”,
señala Masakazu Aoki, responsable de administración, filial internacional, Toda Corporation.
La empresa utiliza Dropbox Paper para varias operaciones, entre otras, la gestión del calendario, la gestión de tareas y el intercambio de información con el personal que trabaja en remoto. Dicen que esto incentiva la comunicación.
“Aunque también se puede gestionar el calendario con Google Calendar, esta opción no permite gestionar las tareas individuales de cada empleado. Dropbox Paper nos permite lidiar con las dos cosas al mismo tiempo sin tener que cambiar tanto entre aplicaciones ni confirmar los detalles de las obras por teléfono, lo que ha mejorado la productividad del trabajo remoto”,
añade Aoki.
Interacción más fluida más allá de las fronteras
La empresa considera que Dropbox Paper también es eficaz para comunicarse con las oficinas y los sitios de construcción de ultramar ubicados en diferentes zonas horarias.
La posibilidad de poder hacer comentarios en un único archivo durante el horario laboral permite al personal interactuar directamente sin tener que convocar una reunión a una hora que venga bien a todos.
“La transición sin fisuras al trabajo remoto durante la COVID es la mayor ventaja que nos ha aportado Dropbox. Dropbox Paper nos ayuda a visualizar las actividades actuales de cada empleado y ha aumentado la productividad del trabajo remoto”.
Masakazu Aoki, responsable de administración, filial internacionalVentajas principales de adoptar Dropbox
Las funciones de búsqueda avanzada han mejorado la eficacia a la hora de buscar archivos, aparte de eliminar la necesidad de crear una estructura de carpetas.
Con Dropbox Paper, podemos visualizar la situación personal de cada empleado y hemos favorecido la comunicación interna mientras se trabaja en remoto. También ha agilizado el intercambio de información con las oficinas y las empresas asociadas internacionales ubicadas en diferentes zonas horarias.
Gracias a una sincronización fluida, los cambios en los archivos se reflejan de inmediato, incluso cuando se comparten planos y otros archivos grandes. De esta forma, lidiar con los datos más recientes es mucho más fácil.