La apuesta estratégica de TV Asahi con Dropbox: la mejora de la eficiencia y la seguridad en las operaciones multimedia

El reto: usar un entorno para compartir archivos basado en la nube que permita prescindir del papel

Fundada en 1959, TV Asahi lleva más de 60 años en el sector de la radiodifusión. En las últimas décadas, también ha ampliado su negocio de televisión por Internet, con canales como "AbemaTV" y "TV Asahi Douga" orientados a satisfacer las necesidades de visualización de contenidos, siempre en continua evolución. Mientras tanto, su número de empleados ha ido aumentando a medida que el negocio continúa expandiéndose. Poco a poco, TV Asahi ha ido creciendo y superando el tamaño de sus oficinas físicas, por lo que la falta de espacio para almacenar las cintas y demás contenido multimedia se ha convertido en un problema. Hajime Yasuda, del departamento de asuntos técnicos de TV Asahi, explica:

"Necesitábamos urgentemente reducir el volumen de documentos en papel que utilizábamos. Habíamos introducido servidores de archivos y dispositivos tipo tableta en un intento de no usar papel, pero no fue fácil dejar atrás nuestra antigua cultura basada en el papel, con decenas de miles de propuestas de programas de televisión fotocopiadas y distribuidas en reuniones casi todas las semanas".

El proceso de eliminar el papel también puso de manifiesto algunos problemas. Cuando entrevistamos a los empleados sobre qué uso hacían de TI, nuestra sorpresa fue descubrir que una gran parte de ellos ya utilizaba herramientas para compartir datos de los consumidores tanto a título individual como dentro del departamento.

"Las herramientas para consumidores suelen carecer de las funciones de seguridad necesarias para un uso comercial y son difíciles de gestionar de forma centralizada para el departamento de TI. "Para evitar filtraciones externas de documentos de la empresa como contratos y facturas, y documentos de producción de contenido como propuestas y guiones, necesitábamos un entorno formal de intercambio de datos en toda la empresa", afirma Yasuda.

Si bien los servidores de archivos locales de que disponían resultaban aptos para almacenar archivos de datos, no eran compatibles para compartir información de manera flexible con terceros, como agencias de publicidad y empresas de producción. De hecho, cuando algún miembro del personal quería consultar un documento mientras estaba fuera de la oficina, tenía que pedirle a alguien que se lo reenviara por correo electrónico. Por lo tanto, la empresa decidió estudiar un nuevo sistema de intercambio de datos para su servicio de almacenamiento en la nube corporativo capaz de mejorar la eficiencia operativa y reducir los riesgos de seguridad.

La solución: almacenar e intercambiar archivos de forma segura

Después de pensarlo detenidamente, optaron por Dropbox.

Un aspecto decisivo e importante fue que, a partir de los resultados de una encuesta previa, Dropbox ya era el servicio en la nube más utilizado entre los empleados de TV Asahi.

"A muchos de nuestros empleados les gustó lo fácil de usar que es la interfaz y pensamos que la implementación sería más sencilla, ya que podrían acostumbrarse a ella rápidamente", explica Makoto Miyahara de TV Asahi.

También tuvieron en cuenta las funciones de seguridad de Dropbox. En concreto, además de la autenticación multifactor y la gestión avanzada de los registros, les tranquilizó enormemente el hecho de que el administrador pueda monitorizar de forma centralizada el uso de la empresa.

“Al poder supervisar el servicio en todo momento, también podemos aplicar políticas y controles de gobernanza. Pensamos que esto desincentivaría el uso de herramientas para consumidores y que también crearía un entorno de intercambio de datos donde los empleados pueden acceder a los archivos almacenados en la nube en cualquier momento y en cualquier lugar", añade Hajime Yasuda.

Dropbox puede gestionar grandes volúmenes de datos con facilidad, lo que fue otra gran ventaja. Las emisoras de televisión trabajan en muchas áreas en las que se manejan archivos con un gran volumen de datos, como vídeos y gráficos por ordenador (CG). Hasta entonces, TV Asahi almacenaba los datos en sus servidores de archivos, pero los empleados habían expresado que este sistema les resultaba incómodo al compartir datos externamente. "Cuando los directores filmaban in situ, pedían ver material anterior en ese momento y en ese lugar, y era casi imposible poder satisfacer sus demandas. Sin embargo, Dropbox nos permite previsualizar la mayoría de nuestros archivos, incluso cuando están en formatos especiales como Avid DNxHD y Apple ProRes, utilizados por aplicaciones de vídeo y CG. Y como podemos consultarlos sin tener que descargar todo el archivo, podemos hacerlo incluso en lugares donde la señal de Internet es limitada. Analizamos los pros y los contras de varios servicios, pero vimos que Dropbox era la única opción para manejar contenido de vídeo", afirma Takatoshi Yamamoto, del centro de diseño corporativo de TV Asahi.

Los resultados: ampliar el uso de Dropbox para vídeos y gráficos

Esto hizo que TV Asahi adoptara Dropbox. Actualmente lo están implementando en toda la empresa. Las licencias se distribuyeron según los requisitos de cada departamento, empezando por los departamentos de CG y de negocios de Internet que más las necesitaban. El objetivo es hacer más eficientes las operaciones in situ y el intercambio de información. 

"Trabajo en la producción de CG, donde ya hemos comenzado a utilizar el sistema a gran escala. Ha hecho que la comunicación con personas que están fuera de la empresa sea mucho más eficiente. Además de la función para previsualizar archivos de vídeo mencionada anteriormente, Dropbox Transfer también facilita la transferencia de archivos grandes hacia y desde ubicaciones externas. La posibilidad de establecer las fechas de vencimiento de la descarga de forma flexible es especialmente útil. Dropbox también es pionera en la adopción de los últimos avances tecnológicos, por lo que confiamos en poder dotarnos de un entorno de gestión y de almacenamiento de archivos capaz de mantenerse al día con los últimos avances", afirma Yamamoto.