¿Cómo organizo mis archivos y documentos digitales?

Para conseguir una gestión documental efectiva estando fuera de la oficina, hay que hacerse dos preguntas: ¿cómo trabajas con los documentos en línea? ¿Y cómo lo hace tu equipo? En función de las necesidades de colaboración que tengas, se puede personalizar Dropbox para organizar los documentos en carpetas y subcarpetas. Con Dropbox puedes establecer permisos, etiquetar documentos para encontrarlos fácilmente y hasta configurar el sistema para <a href="https://zss1.13896912.xyz/features/sync">sincronizar documentos</a> y hacer copias de seguridad automáticamente. Así, tus documentos estarán siempre actualizados y disponibles. Al contar con un sistema de almacenamiento digital y organizado, gestionar tus archivos y documentos en línea será muy sencillo. ¿Quieres más información sobre este tema? <a href="https://zss1.13896912.xyz/lp/business/organizing-your-folders">Consulta nuestras ideas de organización de archivos</a>.

Almacenamiento de documentos fácil y seguro

Gracias al almacenamiento en la nube de Dropbox, podrás guardar y organizar tus documentos en línea y acceder a ellos de forma sencilla

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Gestión del almacenamiento de documentos online

Guarda tus documentos online

Sabemos que supone todo un reto guardar, organizar y acceder a los archivos, fotos y vídeos en un lugar centralizado y seguro. A veces se hace difícil almacenar documentos de forma eficiente sin que estos ocupen mucho espacio físico. Especialmente si se trata de guardar registros o si no quieres emplear preciados recursos humanos para gestionarlos.

Para solucionar esto, los sistemas de gestión documental se han pasado al mundo online hasta convertirse en sistemas de almacenamiento de archivos en la nube. Además, también incluyen herramientas integradas de digitalización de documentos y funciones de retención. Por otro lado, cada vez es más frecuente trabajar sin usar el papel o exclusivamente en la nube, por lo que el almacenamiento de documentos en línea ofrece la solución perfecta para tener los archivos organizados y accesibles desde donde estés.

Descubre cómo almacenar contenido en la nube

Almacenamiento de documentos accesible desde cualquier lugar

Sistema de gestión documental basado en la nube

Dropbox es una solución de software basada en la nube que gestiona documentos electrónicos tanto para usuarios individuales como para equipos. También funciona como repositorio de documentos y simplifica el proceso de organizar y encontrar archivos digitales y trabajar en ellos.

Con Dropbox como tu solución de almacenamiento de documentos online, tanto tú como tus equipos podéis hacer lo siguiente:

Crear un sistema de organización de documentos que fomente la colaboración.
Agilizar tareas gracias a un espacio de trabajo compartido en el que estarán almacenados todos los archivos necesarios.
Hacer copias de seguridad de cualquier archivo, carpeta o disco duro en una ubicación de almacenamiento segura que no esté en la oficina.
Garantizar la seguridad de vuestros documentos gracias a los controles de acceso y uso compartido.

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Otra forma de trabajar con los archivos en la nube

Al contar con un sistema de almacenamiento de archivos en la nube, puedes acceder a los archivos electrónicos de tu repositorio de documentos desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo, lo cual hace que el trabajo sea más eficiente y productivo. Crea espacios compartidos de equipo y organiza tus documentos en línea por departamento, cliente o proyecto.

En los espacios de equipo, los administradores pueden crear grupos y, por tanto, simplificar el envío de archivos entre sus miembros. Esto les viene de maravilla a aquellos miembros que suelan compartir archivos con otros integrantes del equipo. Lo único que hay que hacer es abrir la consola de administración para establecer los permisos, controlar el acceso y determinar qué puede ver cada miembro del equipo en las carpetas compartidas.

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Preguntas frecuentes

El almacenamiento de archivos online es una forma de guardar y organizar tus archivos digitales mediante una aplicación o web. Con el almacenamiento online de documentos puedes acceder a ellos desde donde estés y cuando quieras.

Los archivos digitales se pueden almacenar de muchas formas, pero la más simple y la más segura de todas es subirlos a la nube. Los proveedores de almacenamiento en la nube como Dropbox guardan a buen recaudo tus archivos y te permiten editarlos, compartirlos y trabajar en ellos de forma colaborativa.

Almacenar documentos y gestionar registros en la nube tiene muchas ventajas.

En primer lugar, puedes reducir los recursos utilizados para trabajar y almacenar documentos físicos en papel en casa, en los archivadores y cajas de almacenamiento en la oficina o en otras instalaciones de almacenamiento. La eliminación del papel no solo permite ahorrar dinero, sino que ayuda a ser responsable con el medio ambiente. Son todo ventajas.

También ganas tranquilidad al saber que siempre tendrás una copia de tus archivos profesionales más importantes y de tu información confidencial, ya que se guardan de forma segura en la nube, aunque se produzcan desastres naturales u otras circunstancias imprevistas. Por último, pero no por ello menos importante, los servicios de almacenamiento en la nube optimizan los flujos de trabajo, pues proporcionan a los equipos un espacio de trabajo central, organizado y de colaborativo.

Para conseguir una gestión documental efectiva estando fuera de la oficina, hay que hacerse dos preguntas: ¿cómo trabajas con los documentos en línea? ¿Y cómo lo hace tu equipo? En función de las necesidades de colaboración que tengas, se puede personalizar Dropbox para organizar los documentos en carpetas y subcarpetas.

Con Dropbox puedes establecer permisos, etiquetar documentos para encontrarlos fácilmente y hasta configurar el sistema para sincronizar documentos y hacer copias de seguridad automáticamente. Así, tus documentos estarán siempre actualizados y disponibles. Al contar con un sistema de almacenamiento digital y organizado, gestionar tus archivos y documentos en línea será muy sencillo.

¿Quieres más información sobre este tema? Consulta nuestras ideas de organización de archivos.