Asahi Television utilise Dropbox pour partager des fichiers avec des tiers de manière sécurisée et diffuser en continu sur les appareils mobiles.

Défi : transmission non contrôlée des données des consommateurs

L’Asahi Broadcasting Corporation, une chaîne de télévision majeure dans la région du Kansai (Japon), diffuse non seulement du contenu à la télévision et à la radio, mais également des programmes en ligne. L’entreprise produit et diffuse également du contenu à l’échelle nationale, avec des émissions de débat telles que « Attack 25 », mais aussi d’autres d’émissions avec, par exemple, « Shinkon-san Irasshai ! » (Bienvenue, jeunes mariés !), qu’elle propose à un public international.

En 2013, elle a déplacé son infrastructure de partage de données, utilisée par environ 700 employés, d’un groupware sur site vers des services cloud. Lors du basculement, l’entreprise a instauré des règles de sécurité afin d’empêcher l’échange d’informations en dehors du domaine d’entreprise, mais elle a ensuite constaté un besoin accru pour le partage de documents avec des tiers, comme l’explique Chiharu Kiyohara (Département des systèmes d’information, Bureau des technologies) : « Normalement, nous utilisons des pièces jointes, mais, parfois, nous utilisons un service de transmission de données pour les fichiers volumineux. Le Département des systèmes d’information ne peut pas contrôler la façon dont les services aux consommateurs sont utilisés. Avec ces types de services, il est difficile de contrôler qui partage un fichier, lequel, avec qui et quand. »

Solution : une collaboration externe simplifiée

Pour accéder à des fichiers en dehors du bureau, il existe des solutions autres que la transmission de données. En ce qui concerne les émissions qui sont actuellement en production, l’équipe commerciale d’Asahi Broadcasting Corporation stocke les fichiers vidéo sur leurs iPad ou tablettes, comme ils le feraient pour une brochure commerciale. Bien que les tablettes soient pratiques à transporter, elles disposent d’une capacité de stockage limitée, donc chaque tablette ne peut stocker qu’un petit nombre de vidéos haute définition.

« Il arrive que nous ayons copié 10 vidéos sur l’iPad d’Apple, mais la vidéo que nous souhaitons montrer n’est pas sur l’appareil. Nous ne devrions pas passer à côté d’opportunités parce que nous ne sommes pas en mesure de diffuser des informations. Néanmoins, nous ne voulons pas non plus importer du contenu vers des services aux consommateurs que nous ne pouvons pas contrôler. Nous avons donc décidé de nous tourner vers le stockage cloud afin de diffuser du contenu que nous pouvons gérer nous-mêmes », explique Chiharu Kiyoharu. 

L’Asahi Television Broadcasting Corporation s’est intéressé au stockage cloud, car elle recherchait un service qui conviendrait également au personnel rendant visite à des partenaires commerciaux. L’équipe a réalisé des tests pour mesurer la vitesse de synchronisation de fichiers volumineux et a également testé la diffusion de vidéos haute définition stockées dans le cloud. Après avoir essayé plusieurs services, elle a opté pour Dropbox.

« Nous étions certains que Dropbox était la solution de stockage cloud la plus adaptée à nos besoins internes. C’est la plus stable pour importer et synchroniser du contenu. Elle est rapide et facile d’utilisation. De plus, avec certains services, il faut parfois quelques minutes de chargement avant de pouvoir diffuser une vidéo haute définition, mais sur Dropbox, c’est instantané. Dropbox propose également une synchronisation sélective. Nous n’avons donc pas de soucis à nous faire sur la capacité de stockage. Cette solution de stockage permet ainsi de profiter des fonctionnalités de tablettes, telles que l’iPad d’Apple, qui sont parfaitement portatives et disposent d’un écran haute définition, mais d’une capacité limitée. », explique Chiharu Kiyohara.

Résultats : un accès sécurisé et contrôlé sur le terrain

L’Asahi Broadcasting Corporation a distribué des licences Dropbox aux personnes intéressées, principalement des vendeurs qui utilisent les vidéos haute définition sur le terrain et des employés utilisant des services de transmission de données. Les utilisateurs profitent d’une meilleure expérience grâce aux structures de dossiers familières de Dropbox, à l’application de synchronisation rapide et au stockage cloud avec d’excellentes performances en flux continu. Les informations sont partagées en externe grâce à des liens partagés et des demandes de fichiers.

« Vous pouvez définir une limite de temps et un mot de passe pour le lien et partager ainsi des documents en toute tranquillité. Même si la personne à laquelle vous envoyez les documents n’a pas de compte Dropbox, la limite de temps et le mot de passe garantissent un partage sécurisé. Avoir la possibilité de demander l’accès aux fichiers pour un utilisateur externe spécifique est également très utile. » – Chiharu Kiyohara

Les dossiers ne sont pas créés à l’avance pour les différentes équipes. Ils sont assignés à des individus ou à des projets afin qu’ils les utilisent comme ils le souhaitent. Pour des raisons de sécurité, le compte requiert également une authentification multifacteur avec Google Authenticator. Les journaux d’accès et d’activité sont également surveillés afin de répondre aux exigences en matière d’audit. Cela favorise donc un meilleur contrôle sans restreindre la liberté des utilisateurs sur le terrain.

« Actuellement, le Département des systèmes d’information s’intéresse à la manière dont ils pourraient utiliser des API », explique Chiharu Kiyohara. L’entreprise travaille avec ses partenaires pour développer un mécanisme permettant d’intégrer le flux de travail dans des systèmes de demande internes et de joindre des fichiers stockés dans Dropbox aux demandes.

« Les API sont essentielles pour les systèmes qui gèrent des tâches courantes. Les tâches courantes ont un flux fixe et l’intervention humaine comporte un risque d’erreur opérationnelle. Nous pouvons résoudre ces problèmes grâce à l’automatisation, c’est pourquoi nous nous intéressons actuellement à l’utilisation d’API pour y parvenir. »  – Chiharu Kiyohara