Comment Cully Automation a maîtrisé les contrats grâce à Dropbox

Défi

Cully Automation est une entreprise d’ingénierie irlandaise qui propose notamment des services de conception, d’installation et d’automatisation des processus à grande échelle. L’équipe est spécialisée dans la planification, la construction, l’automatisation et la maintenance des systèmes d’eau potable en Irlande.

Depuis plusieurs années, Cully Automation s’appuyait sur Dropbox pour gérer la collaboration entre les personnes travaillant sur site et dans les bureaux. Lorsque la pandémie de COVID‑19 a frappé, l’équipe a eu besoin d’une solution capable d’étendre cette collaboration en temps réel à la signature de contrats. Malgré l’adoption du travail à distance, Cully Automation envoyait ses contrats et documents à signer par e‑mail ou par courrier. Ce processus de signature, qui était coûteux et difficile à sécuriser, faisait perdre un temps précieux aux employés.

Cette solution devait également prendre en compte les équipes travaillant sur le terrain dans des zones où la bande passante est faible, et qui ont donc besoin de faire des modifications hors connexion, puis de les synchroniser ultérieurement, lorsqu’ils ont de nouveau accès à Internet.

Solutions

Chaque visiteur ou employé devait remplir une enquête de retour au travail et officiellement déclarer ne pas présenter de symptôme de la COVID-19 avant de pouvoir accéder aux sites. L’utilisation de la méthode impliquant l’impression, la signature et la collecte des formulaires papier est vite devenue coûteuse et chronophage. De plus, l’entreprise a dû régulièrement signer et mettre à jour d’importants documents sur la santé et la sécurité, des évaluations de risque et des rapports de blessure, ce qui a créé un volume important de documents papier et entraîné des retards liés aux tâches administratives.

Cully Automation s’est tourné vers Dropbox et Sign pour permettre aux employés, aux visiteurs et aux sous‑traitants de signer des documents et des déclarations à distance. Cette initiative a permis à l’entreprise de créer, signer et stocker de façon sécurisée des documents juridiquement contraignants pour chacun des sites et bureaux recevant des visites, et ce en temps réel. De plus, la configuration a été simple et rapide : l’équipe a pu commencer à profiter de cette nouvelle technologie en quelques jours seulement.

Résultats

Suite à des niveaux d’adoption élevés et à une amélioration de la vitesse et de la justesse dans le processus de déclaration pour le COVID-19, les équipes finance, RH et contrats chez Cully Automation ont décidé d’adopter un workflow similaire. Désormais, tout passe par Dropbox et Sign : les factures, le recrutement et les contrats.

Tous les départements de Cully Automation disposent ainsi d’un seul et même espace pour gérer efficacement leurs documents. Du lancement d’un projet jusqu’à sa mise en œuvre, Dropbox et Sign assurent la sécurité de tous les documents dans un emplacement facilement accessible, ce qui permet une meilleure collaboration et des mises à jour en temps réel.