Digital Yalo a amélioré la collaboration et réduit les coûts grâce à Dropbox

Contexte

L’agence Digital Yalo, gérée entièrement par des personnes issues de minorités, propose des services de campagnes marketing créatives, de stratégie d’identité de marque, de conception et de développement de sites Web. Elle compte plus de 40 employés, dont des spécialistes de la résolution de problèmes, des coloristes, des interlocuteurs à l’écoute, des coachs, des agriculteurs et des musiciens qui puisent leur inspiration dans le cinéma, l’art, la musique et le sport pour créer des expériences humaines concrètes qui élèvent les marques.

Le défi : un système de stockage de fichiers à l’efficacité limitée

Dès le début, Arnold Huffman, fondateur et directeur général de Digital Yalo, et son équipe ont misé sur une approche unique et personnalisée du service au client, reposant sur une distribution efficace des produits. 

Et cette efficacité est devenue encore plus essentielle après que l’entreprise ait connu une croissance interne et plusieurs petites fusions et acquisitions. À mesure que l’activité se développait, le fossé se creusait entre le niveau d’efficacité visé par l’entreprise et celui de son système de distribution et de stockage de fichiers.

Une agence de création comme Digital Yalo peut aussi bien travailler sur des fichiers vidéo que des documents Word dans la même journée.

Pendant des années, tous ces documents et fichiers étaient stockés sur l’ordinateur du PDG, mais ce système a vite montré ses limites lorsque l’équipe a grandi et qu’Arnold Huffman devait gérer seul tous les contenus. Plusieurs personnes avaient parfois besoin du même document, et les communications se faisaient par e‑mail, avec des informations importantes perdues en cours de route. 

« Nous nous développions et nous devions faire évoluer notre pile technologique pour permettre cette croissance. C’est là que Dropbox a fait son entrée en scène », explique Arnold Huffman. 

Brandon Bradford, vice‑président des opérations, a décidé de créer un workflow qui permettrait à chacun de travailler de manière indépendante tout en collaborant avec les clients.

La solution : une transition fluide d’une plateforme à l’autre

Des fusions réalisées au cours des années, Digital Yalo avait conservé plusieurs plateformes de collaboration décentralisées : Dropbox, Box et Microsoft. Au moment de simplifier et d’unifier ses outils de collaboration, Digital Yalo a fait appel au revendeur et partenaire technologique Positive Results pour choisir la bonne solution. 

Positive Results lui a présenté plusieurs outils, notamment Google, Box et Dropbox. Avant de prendre une décision, il fallait identifier les workflows essentiels aux opérations quotidiennes de Digital Yalo. Cela se résumait à trois fonctions principales. 

Premièrement, l’agence devait pouvoir ajouter de nouveaux employés et leur fournir les accès et autorisations nécessaires à leurs missions sans avoir besoin d’un professionnel de l’informatique. 

Deuxièmement, dans cette agence spécialisée dans le marketing et la stratégie, les équipes sont régulièrement en contact avec les clients. Elles avaient à tout prix besoin d’espaces de travail numériques privés pour les clients, à la fois faciles à configurer, à gérer et à déployer.

Enfin, l’agence avait besoin de pouvoir intégrer sa solution de stockage de documents avec d’autres applications qu’elle utilisait déjà. Dropbox était l’outil qui répondait au mieux à toutes ces exigences.

« Nous avons recommandé Dropbox en raison de notre partenariat étroit et de la flexibilité de la plateforme, et parce que nous pouvions migrer un téraoctet de données en moins d’une semaine de Box vers Dropbox sans compromettre la productivité des équipes, explique Dennis Kyle, directeur général de Positive Results. Nous avons aidé Digital Yalo à concevoir une stratégie complète, de la conception du système à la formation des utilisateurs et des administrateurs en passant par la mise en œuvre et les processus techniques de migration et de provisionnement. »

Dropbox proposait également une structure de fichiers très intuitive pour les équipes de Digital Yalo, ce qui a favorisé son adoption rapide en interne.

Plusieurs personnes pouvaient désormais consulter et modifier les documents en temps réel, évitant à l’agence d’avoir à reconstruire des documents entiers à partir de modifications envoyées par e‑mail. Cela a permis d’améliorer la collaboration et de gagner ainsi beaucoup de temps. 

Aujourd’hui, chaque client dispose d’un dossier partagé avec des sous‑dossiers pour les équipes internes et un sous‑dossier pour les fichiers pouvant être partagés avec les clients. Des autorisations distinctes peuvent être attribuées en fonction des collaborateurs et les informations peuvent être partagées avec les clients et l’équipe de service concernée. L’équipe utilise également Dropbox Sign pour obtenir les signatures nécessaires et ainsi simplifier le workflow en éliminant les blocages au niveau des approbations.

Digital Yalo a choisi les intégrations Dropbox pour Asana, Smartsheet et Zoho, mises en œuvre avec l’aide de Positive Results.

Au moment d’acquérir deux petites agences, Ninja Multimedia et My Friend’s Nephew, Digital Yalo s’est à nouveau tourné vers l’équipe de Positive Results pour s’assurer que la migration n’ait pas d’impact sur les activités quotidiennes de ses collaborateurs. Ensemble, ils ont migré toutes les informations nécessaires et intégré tous les contenus qui allaient désormais constituer une seule et même marque dans Dropbox.

Le résultat : des migrations rapides et une productivité accrue

Le passage de Box à Dropbox a permis à Digital Yalo de réduire d’environ 57 % ses coûts de licence annuels. L’agence a également réalisé une économie de ressources de 14 % en n’ayant plus à jongler entre les plateformes et à rassembler plusieurs fichiers mis à jour pour un même document.

Digital Yalo sait qu’elle peut compter sur l’efficacité de la solution Dropbox pour répondre aux besoins de ses clients et poursuivre sa croissance. « Nous travaillons sur un marché dynamique et nous devons être prêts à nous adapter à chaque instant, ce que nous aide à faire Dropbox grâce à la collaboration », explique Arnold Huffman.

Les équipes de l’agence sont conquises par l’outil. Dropbox a simplifié et optimisé les workflows de chacun pour permettre aux collaborateurs de Digital Yalo d’offrir un service fidèle à l’identité de chaque marque.

« Dropbox fait partie de ces outils de collaboration qui nous permettent d’être sur la même longueur d’onde que nos clients », explique Arnold Huffman. « Nous pouvons ainsi traiter efficacement les livrables ou les modifications qui y ont été apportées afin de finaliser les contenus plus tôt. »