Japan Translation Center, Ltd.

Défi : gestion et partage des contrats

Fondée en 1962, la société Japan Translation Center (JTC) était une pionnière dans le domaine de la traduction en langues étrangères. Située près de la tour de Tokyo, dans le quartier Higashi-Azabu de l’arrondissement Minato de Tokyo, JTC propose des services d’interprétation et de traduction dans plusieurs langues, basés sur le principe de « traduction humaine ».

« Ces dernières années, nous constatons l’émergence des traductions automatiques reposant sur l’IA, mais nous continuons de penser que la traduction humaine apporte une véritable valeur. Notre mission est de fournir des services de traduction de haute qualité qui tiennent compte du contexte du texte, des réflexions et des sentiments de l’auteur, de l’utilisation prévue pour le document traduit et de son pouvoir de persuasion aux yeux du public cible », explique Risa Takabatake, présidente de JTC.

L’un des atouts de l’entreprise est son équipe de traducteurs expérimentés. JTC collabore aussi avec plusieurs traducteurs indépendants via des contrats d’externalisation, mais l’entreprise rencontrait quelques difficultés en lien avec les workflows de gestion des contrats.

Dès qu’un candidat envoie les documents nécessaires et réussit le test de traduction, les conditions de la collaboration sont établies et un contrat doit être signé avant de pouvoir commencer à recevoir des projets de traduction. Avant, JTC envoyait les documents de candidature sous forme de fichiers ZIP chiffrés et protégés par un mot de passe. Un autre e-mail contenant le mot de passe était envoyé ultérieurement dans le cadre d’un processus appelé « PPAP » (protocole de pièce jointe protégée par un mot de passe). Toutefois, quand les candidats sont nombreux, cette tâche devient vite laborieuse. Ce processus présente aussi des risques en termes de sécurité des données.

« La gestion des contrats se faisait manuellement, puisque tout était envoyé, cacheté et renvoyé par courrier au format papier. En plus de la charge administrative, le coût des timbres fiscaux et des timbres-poste était également un problème », se rappelle Risa Takabatake.

La gestion des documents était aussi complexe pour JTC. Les contrats de chaque traducteur étaient classés et rangés dans une armoire de classement, qui a fini par devenir difficile à gérer. 

« Évidemment, si nous voulions consulter les documents, nous devions forcément être au bureau. Nous en avons alors conclu que pour éliminer toutes ces problèmes d’efficacité, nous devions numériser nos documents et passer au tout numérique », ajoute Yukiko Masuda du service des affaires générales de JTC.   

Solution : Dropbox avec Dropbox Sign pour digitaliser le processus d’intégration des sous-traitants

« Au cours du processus, nous avons appris que nous pouvions connecter Dropbox à la plateforme de signature électronique Dropbox Sign », explique Yukiko Masuda.

De plus, en l’associant à Dropbox, vous pouvez simplifier vos workflows, de la création et du stockage des documents à la demande et à la vérification des signatures.

Le processus est simple. Il vous suffit d’importer les documents à signer, de saisir l’adresse e‑mail de la personne qui doit les signer et de cliquer sur « Envoyer pour signature ». Une fois le document signé, il est directement stocké dans votre compte Dropbox Sign. Vous pouvez suivre la progression, envoyer des rappels et gérer les droits d’accès en fonction des autorisations des membres. Utilisés ensemble, les deux services ont permis de répondre précisément aux besoins de l’entreprise.

« Au début, nous envisagions d’utiliser Dropbox pour déplacer le contenu de notre serveur de fichiers vers le cloud, mais nous avons vite remarqué que si nous ajoutions également Dropbox Sign, nous pourrions digitaliser notre processus de gestion des contrats. Nous savions que nous aurions un jour besoin de numériser nos contrats, l’occasion était donc parfaite », explique Yukiko Masuda.

La société JTC a aussi été séduite par les autres fonctionnalités de Dropbox. Elle s’est rapidement adaptée à l’interface utilisateur simple ‌et a apprécié la rapidité de la synchronisation des fichiers. Un autre point très important, surtout lorsque vous devez stocker des documents sensibles, était la sécurité.

Outre sa fonctionnalité de demandes de fichiers, qui vous permet de recevoir en toute sécurité des documents importés par d’autres utilisateurs, Dropbox offre une sécurité étendue sur toute sa plateforme. Pour empêcher les accès non autorisés, Dropbox utilise le chiffrement individuel 256 bits pour chaque bloc de serveur où les données sont stockées. Par ailleurs, l’authentification multifacteur est disponible. JTC avait ainsi la certitude de disposer d’un espace de stockage sécurisé pour ses données.

Résultat : gestion des fichiers centralisée et sécurité renforcée

JTC a également constaté de nombreux avantages depuis son utilisation de Dropbox et de Dropbox Sign.

La société a commencé à utiliser Dropbox pour communiquer avec les traducteurs lors du processus de gestion des contrats et au-delà. Maintenant, elle se sert de la fonctionnalité de demandes de fichiers pour recevoir les documents des candidats. Lors de l’intégration, elle consolide et gère tous les documents, y compris les candidatures, les résultats des tests, les documents d’inscription et les contrats, dans des dossiers Dropbox dédiés à chaque traducteur.

« Nous échangeons avec les traducteurs en leur envoyant un lien partagé vers les documents que nous avons placés dans leurs dossiers. Avant, nous conservions nos documents à plusieurs endroits, au format numérique et papier. Maintenant que tout est centralisé, nous avons réduit d’environ 25 % le temps et les efforts nécessaires à leur gestion. Cela nous permet également d’y accéder lorsque nous travaillons à la maison », déclare Risa Takabatake.

JTC utilise aussi Dropbox et Dropbox Sign pour son processus de gestion des contrats. Puisque le personnel n’a plus besoin de venir au bureau pour apposer les cachets officiels, l’entreprise peut désormais séparer de manière plus efficace le travail au bureau et le télétravail. Le personnel passe également moins de temps à envoyer des documents par courrier et à corriger les erreurs, ce qui permet de finaliser les contrats en deux fois moins de temps. C’est aussi un avantage pour les traducteurs qui rejoignent JTC.

Par ailleurs, JTC a constaté une baisse importante de ses coûts depuis le passage à Dropbox. En effet, les entreprises japonaises doivent acheter un timbre fiscal à 4 000 yens pour finaliser les contrats papier, mais cela n’est pas nécessaire pour les contrats électroniques. La société a aussi pu réduire les coûts liés aux timbres-poste et au papier, ainsi que l’espace de stockage physique des documents au format papier.

« Peu de temps après le déploiement de Dropbox, nous avons reçu un gros projet de traduction pour lequel nous devions signer rapidement des contrats avec des traducteurs travaillant dans différents domaines spécialisés. La gestion de ce processus du recrutement à la finalisation des contrats aurait été impossible sans Dropbox et Dropbox Sign. Nous avons pu créer un système capable de répondre immédiatement aux changements soudains qui caractérisent notre activité », explique Risa Takabatake.

L’entreprise prévoit désormais de migrer progressivement les ‌documents et contenus stockés sur son serveur de fichiers local vers Dropbox. Après cette migration, elle n’aura plus besoin de s’inquiéter de la gestion des serveurs de fichiers locaux ou de la perte de données en cas de panne. La transition vers le cloud est la prochaine étape logique, puisqu’elle permet de protéger les données précieuses accumulées par l’entreprise pendant plus de 60 années d’existence. 

Une certification PrivacyMark a été attribuée à JTC, témoignant de ses efforts à mettre en place des mesures appropriées pour protéger les informations personnelles. Cela signifie que Dropbox est une solution idéale grâce à toutes les mesures de sécurité existantes, bien plus nombreuses que celles des autres services de stockage cloud. La transition vers le cloud permet aussi aux collaborateurs de consulter les différents types de fichiers dont ils ont besoin lorsqu’ils télétravaillent.

JTC s’intéresse également à ‌Dropbox Transfer. Cet outil permet de partager des fichiers même si la personne avec qui vous les partagez n’a pas de compte Dropbox. Étant donné que JTC traduit souvent des fichiers vidéo, audio et d’autres fichiers volumineux, la société estime que Dropbox Transfer lui sera utile pour partager ces types de documents avec les traducteurs.

De la digitalisation du processus de gestion des contrats et de la consolidation des données des traducteurs à la gestion et au partage des documents au sein de l’entreprise, Dropbox et Dropbox Sign continueront sans aucun doute d’apporter davantage de valeur à l’entreprise.