Étude de cas : campus Shonan Fujisawa de l’université Keiō

Défi : cesser d’utiliser les serveurs de fichiers 

Fondé en 1990, le campus Shonan Fujisawa de l’Université Keiō (SFC) a été créé pour proposer de nouvelles méthodes d’enseignement et un programme d’apprentissage pratique adapté au XXI^e siècle. Le professeur Jun Murai, également connu comme le « père d’Internet au Japon », a supervisé le déploiement de cette infrastructure pédagogique avancée. Le campus continue encore aujourd’hui à perfectionner son infrastructure numérique pour garantir le bon fonctionnement de ses activités d’enseignement et de recherche. 

Le système de gestion des fichiers, une plateforme qui permet aux étudiants et aux professeurs d’interagir, joue un rôle essentiel. Pendant un certain temps, l’université Keiō a suivi une politique consistant à utiliser à la fois des serveurs de fichiers locaux et un service de stockage cloud à travers ses différents campus. Cependant, les serveurs de fichiers tombaient régulièrement en panne, tandis que les coûts de gestion de la charge de travail et de la récupération continuaient de grimper. Le personnel universitaire a ainsi constaté que l’infrastructure atteignait ses limites.

« Nous avions principalement besoin d’un stockage local pour des raisons de sécurité, mais ces dernières années, le stockage cloud est devenu suffisamment sécurisé pour que nous puissions compter sur celui-ci. Nous avons estimé qu’il était temps de migrer la quasi-totalité de nos documents vers un service de stockage cloud, à l’exception de quelques fichiers », explique Jin Nakazawa, professeur à la faculté des études environnementales et des sciences de l’information à SFC.

Cela a conduit le SFC à changer l’infrastructure informatique de l’université. Il s’est ainsi intéressé aux diverses options disponibles pour la transition, notamment les solutions de stockage cloud du campus. « Jusqu’à présent, l’université utilisait principalement Google Drive et Box, mais nous ne les trouvions pas faciles d’utilisation », explique le professeur Nakazawa. Pour le SFC, l’utilisation d’un navigateur pour accéder aux dossiers dans le cloud posait particulièrement problème. Comme certains étudiants n’étaient pas à l’aise avec les PC et le cloud, le SFC souhaitait opter pour un environnement qui serait intuitif pour l’ensemble de ses utilisateurs. 

 

Solution : simplifier la demande de fichiers et le stockage des données 

Après avoir examiné diverses options, le SFC a opté pour Dropbox. Le personnel a jugé qu’il offrait une sécurité renforcée et une grande capacité de stockage, mais il a avant tout apprécié l’interface utilisateur de Dropbox qui permet d’accéder aux dossiers depuis le bureau et qui peuvent être utilisés de la même manière que des dossiers locaux.

Tous les étudiants et membres du corps enseignant du SFC de l’université Keiō ont commencé à utiliser Dropbox et 7 000 licences ont été activées. Au cours des premiers mois, 55 téraoctets de données ont été importés et utilisés à diverses fins.

« Nous n’avons pas rendu Dropbox obligatoire dans toute l’université, car chacun de nos professeurs a sa propre approche des cours et de la recherche. À la place, nous avons utilisé différents services de stockage cloud à différentes fins. Au sein de cet écosystème, Dropbox est le principal espace de travail partagé pour les étudiants et les professeurs », explique le professeur Nakazawa.

Dropbox présente de nombreux avantages. Par exemple, les échanges entre étudiants et professeurs sont devenus beaucoup plus simples. « Durant mes cours, j’utilise Dropbox pour partager des contenus et des fichiers avec les étudiants. J’utilise également des outils de communication tels que Slack et LINE pour améliorer le travail de groupe », ajoute le professeur Nakazawa. Le SFC utilise également Dropbox comme solution de stockage de données pour Slack. 

Les professeurs du SFC utilisent également Dropbox lorsqu’ils donnent des cours dans les lycées affiliés à l’université. Ils utilisent plus particulièrement la fonctionnalité de demande de fichiers pour récupérer les devoirs et autres documents. « Contrairement à l’université, où les étudiants et le personnel peuvent accéder aux cours via le LMS (Learning Management System), les lycées ne disposent pas de systèmes numériques. Nous utilisons donc Dropbox pour permettre aux élèves de rendre leurs devoirs en ligne », explique le professeur Nakazawa. 

 

Résultats : une transformation numérique accélérée 

Pour améliorer la culture informatique, le SFC promeut également l’initiative Bring Your Own Device (BYOD), qui permet aux élèves d’utiliser leur propre ordinateur pour étudier, ce qui a conduit à des changements majeurs et a notamment permis la suppression des salles informatiques sur le campus en avril 2020. Dropbox a été indispensable pour maintenir cette initiative sur la bonne voie. 

« Avec la pandémie, il a été difficile de donner des cours en présentiel. Cependant, grâce à la politique BYOD et à Dropbox nous avons pu continuer à donner des cours en ligne sans interruption majeure », explique le professeur Nakazawa. La transformation numérique qui se met ainsi en place avec Dropbox permet d’améliorer la qualité de l’apprentissage et de favoriser la durabilité.

Le professeur Nakazawa tire également parti des avantages de Dropbox dans le cadre de ses recherches. Désormais, il peut échanger des fichiers avec des chercheurs, situés aussi bien au Japon qu’à l’étranger, en toute simplicité et promouvoir la recherche collaborative.

« C’est vraiment devenu un outil indispensable », poursuit le professeur Nakazawa. 

Par exemple, Dropbox Paper, qui autorise plusieurs utilisateurs à modifier le même document dans le cloud, s’est avéré incroyablement utile. Les professeurs du SFC ont également trouvé de nouvelles façons de simplifier leurs efforts de recherche grâce aux listes de tâches de Dropbox Paper, qui leur permettent de coordonner des conférences internationales et de vérifier les notes des organisateurs en temps réel.

Le personnel prévoit ainsi de généraliser encore davantage l’adoption de Dropbox en le promouvant sur le campus. « En expliquant ses avantages, nous espérons augmenter le nombre d’utilisateurs actifs de Dropbox, aussi bien parmi les étudiants que le personnel », indique le professeur Nakazawa. 

Pour ce faire, l’intégration de Dropbox avec Canvas LMS, un système d’apprentissage en ligne que l’université Keiō introduira bientôt sur ses campus, jouera un rôle clé. La mise en relation de Dropbox et de Canvas LMS permettra aux étudiants d’accéder aux fichiers sur Dropbox à la fois depuis le système d’apprentissage en ligne et depuis leur propre ordinateur.

Le professeur Nakazawa a bon espoir : « Nous devrions pouvoir intégrer les systèmes, ce qui simplifiera leur utilisation et élargira nos possibilités en matière d’éducation et de recherche. »

Avec l’aide de Dropbox, le SFC utilise les services cloud pour accélérer la transformation numérique de l’enseignement et de la recherche.