L’entreprise Space Machines économise des frais généraux sur des travaux critiques

Contexte

Tout comme les voitures, les satellites ont eux aussi besoin de maintenance pour rester dans l’espace. Dans l’espace, ces satellites peuvent être réparés par Space Machines Company. Fondée en Australie en 2019, l’entreprise construit une flotte de véhicules de service pouvant réparer les satellites en orbite. Son mantra ? Rendre l’espace plus durable en prolongeant la vie de notre infrastructure céleste.

Défi : une solution de stockage simple et sécurisée

L’entreprise Space Machines Company échange des données et du contenu au sein de trois bureaux répartis dans deux pays. Elle collabore également avec réseau mondial de partenaires. Par le passé, l’entreprise a rencontré des difficultés liées à des dossiers partagés désordonnés, à des fichiers dupliqués et à des contrôles d’accès confus. Elle avait besoin d’une solution de stockage centralisée afin de collaborer facilement.

La sécurité et l’intégrité des données faisaient parties des principales préoccupations. Il était essentiel d’héberger les données dans des datacenters en Australie afin de respecter les réglementations locales. « Nous travaillons avons des clients sensibles. C’est pourquoi la sécurité et l’intégrité des données sont essentielles », explique Sharmila Fernando, responsable marketing chez Space Machines Company.

Space Machines Company avait également besoin d’une solution simple d’utilisation proposant une disponibilité élevée, une vitesse de transfert rapide et la possibilité de contrôler la hiérarchie des fichiers de manière centralisée. « Nos ingénieurs travaillent avec des fichiers de conception volumineux, puis les partagent entre les bureaux mondiaux en Inde et en Australie. Il est important que nous puissions y accéder le plus rapidement possible pour continuer à travailler en toute fluidité », ajoute Sharmila Fernando.

Pour finir, l’équipe des opérations commerciales de Space Machines Company recherchait une solution dotée de fonctionnalités de signature intégrées. « Auparavant, nous devions échanger les fichiers PDF par e-mail pour que les personnes les signent. Les fichiers étaient souvent renvoyés au mauvais format, et il fallait prendre la peine de refaire l’ensemble du processus », explique Ben Spoor, chef du personnel et responsable des activités commerciales chez Space Machines Company. « Lorsque nous recherchions la solution, il n’y avait que Dropbox qui répondait à toutes nos attentes. »

Solution : une hiérarchie des fichiers claire et des droits d’accès prédéterminés

Le premier ordre du jour était de configurer une architecture de fichiers claire et des contrôles d’accès. Ensuite, le temps était venu de migrer les données de la solution précédente. « L’interface d’administration de Dropbox est très facile à utiliser, ce qui a permis à notre migration de se dérouler en toute simplicité », se rappelle Ben Spoor. « L’équipe Dropbox s'est assurée que nos données arrivent en toute sécurité, avec les structures de fichiers et les droits d’accès intacts. »

Puis, l’équipe a commencé à utiliser Dropbox Sign pour exécuter les documents. Elle pouvait faire un clic droit sur un document, le placer dans le workflow de signature, définir un ordre de signature et enfin envoyer le document. L’équipe reçoit des notifications lorsque les personnes signent le document, puis la version complète est enregistrée dans le dossier Dropbox d’origine. « Nous avons besoin d’outils comme celui-là afin d’optimiser notre temps et notre énergie, ce qui est important pour qu’une start-up réussisse », partage Sharmila Fernando.

Pour finir, l’équipe a intégré Dropbox à Microsoft Word et Google Suite. De cette façon, le personnel peut créer des document Microsoft ou Google dans Dropbox ou stocker des liens externes dans le système de fichiers interne. « Dropbox propose un million d’intégrations supplémentaires, mais le principal pour nous est d’associer notre outil de stockage à nos outils de bureau », ajoute Ben Spoor.

Résultats : gain de temps, maintenance facile et sécurité des données

Avec une structure de fichiers claire et simple, les employés se posent moins de questions quant à l’endroit où rechercher ou stocker les informations. Tandis que certains employés apprécient le fait de pouvoir classer leurs ressources dans des dossiers, d’autres préfèrent la fonction de recherche de Dropbox pour localiser les éléments dont ils ont besoin.

En mettant en place des droits d’accès appropriés, chacun peut facilement faire son travail. Un nouveau membre de l’équipe est affecté à un groupe prédéfini avec tous les droits d’accès nécessaires, ce qui facilite l’intégration des nouveaux venus.

Par conséquent, Space Machines Company constate davantage de gains de temps et de productivité.

Leur nouvel environnement de stockage plus productif est également plus facile à gérer. « Pour une start-up qui se soucie toujours du résultat, Dropbox fait mouche. Nous n’avons pas les ressources nécessaires pour embaucher de nombreuses personnes dans le but de gérer une solution de gestion des documents. Une seule personne suffit pour tout configurer et s’assurer du bon déroulement des opérations, ce qui nous permet de réduire les frais généraux », ajoute Sharmila Fernando. Cela signifie également que l’entreprise n’a pas besoin d’investir dans des sessions de formation : quelques pages Wiki ont suffi à intégrer tous les membres de l’équipe.

Une piste d’audit claire pour chaque document constitue un autre avantage majeur. Ce journal est important surtout si plusieurs intervenants externes collaborent dans des dossiers partagés. De plus, des alertes automatisées indique si une personne déplace accidentellement des données, ce qui permet d’assurer l’intégrité des données. Ben Spoor ajoute : « Dropbox m’offre un contrôle centralisé, sans effort ».

Les partenaires de Space Machines Company, tout particulièrement les agences gouvernementales, doivent également veiller à la sécurité de leurs données. C’est là que la résidence des données joue un rôle clé. En respectant les lois australiennes, l’entreprise réduit les risques liés aux accès non autorisés. « Pour des projets aussi sensibles, certains clients préfèrent travailler dans Dropbox en raison de la sécurité et de la résidence des données qu'il offre », explique Sharmila Fernando.

Dropbox a déjà été testé au moment du lancement d’Optimus, un véhicule de service orbital. Space Machines Company a utilisé Dropbox afin de partager des fichiers et configurer des autorisations pour plusieurs intervenants. La prochaine étape est la mission Space MAITRI. L’entreprise collaborera avec l’agence spatiale indienne dans le but de lancer un autre véhicule sur une fusée indienne, ce qui donnera lieu à de nombreux tests avant la validation de l’engin spatial. Il sera essentiel que l’équipe australienne ainsi que l’équipe indienne partagent et échangent les données de test de manière efficace. « Nous avons obtenu de bons résultats avec Dropbox, c’est pourquoi je suis certain que tout se passera bien. Je ne suis pas inquiet », ajoute Ben Spoor.

Étant donné que des centaines de nouveaux satellites sont mis en orbite, des objets entreront en collision et des débris spatiaux vont s’accumuler. Space Machines Company s’efforce de préserver l’espace de manière durable. Grâce à une solution de stockage sécurisée et intuitive, l’entreprise est prête à évoluer et à relever le défi.