Tobishima Corporation Consultez des plans, des documents et d’autres médias sur tablette, quand vous voulez

Le défi : rationaliser la recherche d’informations sur site 

Tobishima Corporation cherchait à simplifier son processus complexe de recherche d’informations sur site afin d’améliorer l’efficacité de ses opérations et de s’aligner sur son objectif de transformation des méthodes de travail.

Tobishima Corporation a célébré ses 135 années d’activité en 2018. Durant cette période, l’entreprise a travaillé sur certains des principaux projets de génie civil du Japon, tels que le tunnel du Seikan et l’Aqua-Line de la baie de Tokyo, ainsi que sur de nombreux projets de construction et de développement d’infrastructures sociales. Ces dernières années, elle a mené des réformes visant à « créer l’avenir de la construction » en s’appuyant sur des technologies innovantes dans les domaines de la construction et de la prévention des catastrophes. « Notre objectif est d’évoluer vers ce que nous appelons un New Business Contractor. Dans le secteur de la construction, le développement des infrastructures a atteint son apogée à l’approche de 2020, rendant indispensable la mise en place de solutions pour réduire les longues heures de travail auxquelles les employés sont confrontés. Nous avons également estimé que, pour créer et développer un département des ressources humaines et soutenir la croissance future de notre entreprise, il était urgent de transformer nos flux de travail, en commençant par notre environnement informatique », explique Atsushi Ozawa, de Tobishima Corporation.

Dans le cadre de cette politique, l’entreprise a distribué des ordinateurs portables légers à tous les employés, ainsi que des tablettes sans ventilateur et résistantes à la poussière à emporter sur site. Cela les a incités à développer un environnement de travail mobile qui n’était pas lié à un emplacement spécifique tel que le chantier, le bureau sur site ou le bureau de succursale.

Cependant, il fallait repenser la manière de gérer les données affichées sur chaque appareil. Auparavant, les documents tels que les plans du site et les déclarations de méthodes de construction étaient stockés et gérés sur un système de stockage en réseau (NAS) au bureau sur site. Toutefois, une incompatibilité entre les systèmes d’exploitation compliquait l’accès aux données du NAS depuis les tablettes, ce qui obligeait les employés à retourner au bureau sur site pour consulter les documents. 

« Comme nos employés ne pouvaient pas accéder aux plans et aux autres supports sur place, ils devaient retourner au bureau chaque fois qu’ils avaient besoin de vérifier quelque chose. Nous devions stocker les données de façon à permettre à nos employés d’accéder aux informations de manière plus efficace et en un minimum de temps », explique Takahisa Nakaya, également de Tobishima Corporation.

La solution : une méthode intuitive de partager et de visualiser des fichiers volumineux

Après une étude comparative des solutions modernes de stockage de données disponibles sur le marché, Toshiba Corporation a opté pour Dropbox.

« En plus de la lecture des documents sur tablette, le stockage dans le cloud était un élément essentiel, car il réduit le risque de perte de données en cas de panne du NAS ou de catastrophe naturelle, tout en allégeant la charge de maintenance et d’exploitation. Nous avons choisi Dropbox pour son interface intuitive et sa simplicité d’utilisation, même pour les personnes moins familières avec l’informatique », explique Atsushi Ozawa.

L’équipe a également été attirée par la fonctionnalité de synchronisation différentielle de Dropbox, qui offre un téléchargement rapide et sécurisé de fichiers volumineux tels que des données CAO et des photos de sites. De plus, la possibilité de visualiser les fichiers hors ligne signifie que l’équipe n’a besoin de stocker sur l’appareil local que les fichiers liés au projet en cours, ainsi que les applications pouvant être associées.

« Tous nos responsables de site, moi y compris, conservons des données personnelles sur les sites précédents sur lesquels nous avons travaillé, à titre de référence dans notre travail. Ces données ne cessent de croître et les services basés sur le cloud nous offrent une plus grande flexibilité pour augmenter notre capacité de stockage par rapport au NAS, qui nécessite des extensions régulières. C’est quelque chose que nous apprécions beaucoup », indique Nakatani.

Le résultat : la possibilité de rechercher des informations à tout moment, n’importe où, et de partager des fichiers avec des entreprises externes

Après une période d’essai concluante, Tobishima Corporation a lancé l’adoption à grande échelle de Dropbox.  « Me rendre au bureau pour consulter un plan me prend beaucoup de temps et d’efforts, surtout lorsque je travaille dans de grands immeubles. Le fait de pouvoir accéder aux documents depuis mon iPad est donc un avantage considérable. Cela améliore non seulement l’efficacité du travail, mais réduit également la charge de travail des chefs de chantier comme moi », explique Yusuke Tanaka.

Cela aide également l’équipe à éliminer l’utilisation du papier sur site. Auparavant, il était souvent nécessaire d’apporter sur le chantier des plans physiques réalisés à l’aide d’un traceur. Toutefois, l’équipe a constaté que cette pratique n’était désormais plus nécessaire. « Nous pouvons désormais accéder à toutes les données nécessaires dans Dropbox sur nos téléphones et iPads, ce qui nous permet d’éviter les situations où nous imprimerions un plan, pour finalement en avoir besoin d’un autre », précise Yusuke Tanaka.

Dropbox s’est également avéré utile pour les coentreprises, qui sont couramment utilisées pour les projets dans le secteur de la construction.

« Dans une coentreprise, vous devez pouvoir partager des informations avec plusieurs entreprises. Cependant, la mise à disposition externe des serveurs de fichiers de l’entreprise pose des problèmes de sécurité et de conformité. Dropbox nous permet de réajuster en détail les paramètres tels que les autorisations de lecture, afin que nous puissions partager nos fichiers en toute tranquillité d’esprit », explique Atsushi Ozawa. 

Tobishima Corporation profite également de ces avantages pour partager des fichiers au sein des sociétés du groupe.

Ils prévoient d’utiliser Dropbox pour gérer une plus large gamme de fichiers à l’avenir, à commencer par les photos. Sur chaque chantier, les employés prennent chaque jour de nombreuses photos à des fins d’enregistrement et de reporting, puis créent un journal de bord pour stocker et gérer ces images. Par le passé, cette tâche participait à l’augmentation des heures de travail. 

« Certains sites ont désormais commencé à stocker leurs photos dans Dropbox, et sous-traitent également la gestion des photos et la création du journal de bord via Dropbox. Nous prévoyons de déployer cette mesure plus largement à l’avenir pour aider à réduire la charge de travail de notre personnel », indique Atsushi Ozawa, ajoutant qu’il espère que cette initiative contribuera à réduire les heures de travail. 

À l’avenir, ils envisagent également de supprimer le NAS basé sur leur site et de consolider toutes leurs données dans Dropbox. « Nous avons déjà transféré nos serveurs de fichiers vers le cloud et déployé Microsoft 365 comme outil de communication à l’échelle de l’entreprise, faisant de l’amélioration des méthodes de travail l’un de nos principaux axes d’intérêt. Nous sommes impatients de poursuivre notre collaboration avec Dropbox pour soutenir notre série d’initiatives », conclut Atsushi Ozawa.