Toda Corporation
Migration des serveurs physiques des chantiers vers un stockage cloud.
Tirer parti de la synchronisation rapide des fichiers et de la fonction de recherche supérieure pour simplifier le partage des informations avec des partenaires internes et externes.
« De nombreux problèmes et changements rythment les travaux de construction, et un partage rapide des informations sur site est essentiel. L’installation de Dropbox a permis à notre personnel et à nos partenaires externes de partager des fichiers en temps réel. »
Produit utilisé
Dropbox
Secteurs d’activité
BTP
Taille
> 1 000
Zone géographique
Japon
Défi : les serveurs physiques présents sur chaque chantier complexifiaient le partage des informations avec les parties externes.
Toda Corporation est un entrepreneur général en exercice depuis 140 ans. Notamment présente dans les domaines de la construction, du génie civil, du développement urbain, de l’immobilier et de la production d’énergie, la société enregistre une croissance stable.
Toda Corporation avait pour habitude d’utiliser des serveurs physiques sur ses chantiers pour modifier et stocker les données relatives à la construction, telles que les dessins, les photographies et les diagrammes de processus.
Lors de la phase de construction, plusieurs de ses associés (par exemple, les bureaux de supervision de la conception et sociétés partenaires) étaient amenés à modifier et à vérifier divers types de documents, tels que des dessins. Ces documents étaient mis à jour quotidiennement, mais seuls les employés de l’entrepreneur général pouvaient accéder aux serveurs physiques.
« Les employés de l’entrepreneur général travaillant sur ces chantiers perdaient donc beaucoup de temps et d’argent à partager les informations sur la construction, à compresser les fichiers de dessins volumineux, à les envoyer par e–mail ou via un service de transfert de fichiers dédié, puis à fournir un stockage des fichiers externe »,
explique Hiroyuki Ikehata, responsable, section de promotion du système de production 1 de Toda Corporation.
Dans le secteur de la construction, pouvoir partager rapidement des informations est primordial, ce qui n’était pas le cas pour Toda Corporation. En effet, la nécessité pour la société d’envoyer par e–mail des fichiers tels que des dessins à ses partenaires externes engendrait des retards coûteux.
Par ailleurs, ce mode de fonctionnement conduisait à une gestion fastidieuse des fichiers. Étant donné qu’une centaine d’e–mails étaient reçus quotidiennement, dont plusieurs avec des dessins en pièces jointes, déterminer lesquels étaient les plus récents, décompresser ceux protégés par mot de passe et les enregistrer dans les dossiers appropriés représentait un travail monumental.
« Dans le domaine de la construction, l’insertion d’une seule ligne erronée sur un dessin peut faire grimper les coûts et demander d’importants efforts de modification. Pour pallier cela, nous devions passer des appels et vérifier à chaque fois l’heure exacte de l’envoi de l’e–mail contenant le fichier le plus récent », se rappelle Toshihiro Saito, un responsable sur site de Toda Corporation qui supervise les chantiers.
Les employés de différents sites ont également dû faire face à des erreurs de fonctionnement entraînant la suppression accidentelle de données sur un serveur physique. Ils devaient alors récréer les fichiers à partir de versions antérieures, car les fichiers supprimés étaient difficiles à restaurer. La moindre erreur venait alourdir la charge de travail.
Solution : adoption de Dropbox pour sa synchronisation rapide des fichiers et ses fonctionnalités de recherche avancées
En décembre 2019, l’entreprise décidait de déménager temporairement ses bureaux en raison de la reconstruction du bâtiment de son siège social. Lors de la préparation de ce déménagement, la question de résoudre des problèmes existants s’est posée.
Avant de mettre en place des serveurs de fichiers sur le cloud pour les chantiers, Toda Corporation a commencé par en implémenter pour les services internes transférés vers le bâtiment temporaire.
En plus d’accélérer le partage des informations, cela a contribué à renforcer le plan de continuité de l’activité et à réduire l’espace d’installation des serveurs de fichiers. Les bases d’une mise en œuvre de cette solution sur les chantiers de construction de l’entreprise dans tout le pays étaient alors posées.
Toda Corporation utilisait Google Drive pour partager des informations entre ses groupes de travail internes. Mais comme de nombreuses personnes déploraient une synchronisation lente des fichiers avec leur ordinateur et une incapacité à partager les fichiers avec diverses sociétés partenaires externes en raison de problèmes d’enregistrement de compte, l’entreprise a commencé à rechercher une solution qui répondrait mieux à leurs besoins sur les chantiers.
« Nous envisagions deux options : Dropbox Business (ci-après « Dropbox ») ou un service de stockage cloud d’une autre entreprise. Mais nos recherches ont montré que ces options étaient totalement différentes. Pour nous, Dropbox était comme un “bureau” où plusieurs personnes pouvaient travailler ensemble. En revanche, l’autre service s’apparentait davantage à un “tiroir” pour stocker les fichiers terminés.
Dropbox répondait parfaitement à nos besoins réguliers de modification et de partage des fichiers avec les entreprises partenaires »,
se souvient Hiroyuki Ikehata.
C’est ainsi que Toda Corporation en est venue à adopter Dropbox. Les facteurs déterminants ont été la vitesse de synchronisation des fichiers, essentielle pour le partage et la collaboration, et le fonctionnement intuitif, qui garantit une utilisation similaire à celle d’un dossier local.
Résultat : adoption de Dropbox en tant qu’environnement standard à l’échelle de l’entreprise et interaction efficace avec les entreprises partenaires
Partage de fichiers efficace et flexible
Depuis que l’entreprise a commencé cette transition à grande échelle il y a environ six mois, les dessins, documents et données stockés sur les serveurs physiques des succursales et des chantiers de construction et de génie civil existants ont été progressivement migrés vers Dropbox. L’entreprise utilise également Dropbox comme solution standard pour les nouveaux chantiers. En outre, le stockage des fichiers sur Dropbox lui a naturellement permis de les partager.
Et, en prêtant sa licence Dropbox aux principaux bureaux d’études et entreprises partenaires, elle profite désormais d’un environnement où tous les membres internes et externes de la construction ont la possibilité d’accéder aux informations nécessaires à la réalisation de leurs tâches.
« La création de dossiers partagés pour chaque entreprise partenaire a permis de s’assurer que les dernières versions des dessins étaient disponibles. Cela a également simplifié la gestion des fichiers »,
déclare Toshihiro Saito.
En créant des dossiers partagés dans Dropbox pour chaque organisateur de réunion et en stockant tous les documents pertinents dans ces dossiers, l’entreprise a également pu les utiliser pour des réunions en ligne.
« Cela nous a permis d’accélérer la transition vers le tout numérique et de réduire le temps nécessaire à la préparation des documents »,
explique Koji Sakamoto, section équipement de chantier, Toda Corporation.
Par ailleurs, l’utilisation de la fonctionnalité de partage de liens et de Dropbox Transfer lui a permis d’envoyer par lots les fichiers nécessaires pour les partenaires auxquels elle n’a pas prêté de licence.
Partage de fichiers efficace et flexible
Grâce à la fonctionnalité d’historique des versions, elle peut facilement restaurer les fichiers supprimés.
Recherche d’informations accélérée
L’efficacité de la recherche des fichiers est également meilleure. « La recherche de fichiers est 3 à 4 fois plus rapide qu’avant », souligne Hiroyuki Ikehata.
L’entreprise peut désormais stocker tous les fichiers de façon centralisée et profiter encore plus de la fonction de recherche supérieure de Dropbox.
Avantages secondaires : amélioration de la productivité en télétravail lors de la pandémie de COVID-19 grâce à Dropbox
Transition facile vers le télétravail
Les avantages de Dropbox ont été pleinement démontrés, même pendant la pandémie de COVID-19.
« Pour nous, la transition facile vers le télétravail est le plus grand avantage de Dropbox »,
déclare Masakazu Aoki, responsable, division administrative, succursale internationale, Toda Corporation.
L’entreprise utilise Dropbox Paper pour diverses opérations, notamment la gestion des plannings et des tâches, ainsi que le partage d’informations pour les employés travaillant à distance. Elle affirme que cela stimule la communication.
« Même si Google Agenda permet également de gérer les plannings, il ne peut pas gérer les tâches de chaque membre de l’équipe. Pouvoir traiter ces deux aspects avec Dropbox Paper a contribué à réduire les problèmes liés au passage d’une application à une autre et à la confirmation des détails du chantier par téléphone, améliorant ainsi la productivité en télétravail »,
explique Masakazu Aoki.
Interaction plus simple avec les bases et sites à l’étranger
L’entreprise constate que Dropbox Paper est également efficace pour communiquer avec ses bases et sites à l’étranger, répartis sur différents fuseaux horaires.
En offrant aux utilisateurs la possibilité d’écrire des commentaires dans un seul fichier pendant les heures de travail, le personnel peut collaborer étroitement sans avoir à planifier de réunion à un moment qui convient à tout le monde.
« Pour nous, la transition facile vers le télétravail pendant la pandémie de COVID-19 est le plus grand avantage de Dropbox. Dropbox Paper nous aide à visualiser les activités actuelles de chaque membre et a intensifié la productivité en télétravail. »
Masakazu Aoki, responsable, division administrative, succursale internationalePrincipaux avantages de la mise en place de Dropbox
Les fonctionnalités de recherche avancées ont amélioré l’efficacité de la recherche de fichiers et éliminé le besoin de concevoir une structure de dossiers.
Dropbox Paper a permis de visualiser la situation propre à chaque employé et a stimulé la communication interne pendant le travail à distance. La solution a également simplifié le partage d’informations avec les bases à l’étranger et les entreprises partenaires se trouvant sur différents fuseaux horaires.
Grâce à une synchronisation fluide, les modifications des fichiers s’appliquent immédiatement, même lorsque des dessins et d’autres fichiers volumineux sont partagés. Cela facilite la gestion des données les plus récentes.