La transition stratégique de TV Asahi vers Dropbox : amélioration de l’efficacité et de la sécurité des opérations médiatiques

Le défi : un environnement de partage de fichiers dans le cloud est nécessaire pour passer au tout numérique

Fondée en 1959, TV Asahi est présente dans le secteur de l’audiovisuel depuis plus de 60 ans. Ces dernières années, elle a également développé ses services de télévision sur Internet, tels que « AbemaTV » et « TV Asahi Douga », afin de répondre à l’évolution des attentes en matière de contenu à visionner. En parallèle, le nombre d’employés a augmenté à mesure que l’entreprise se développait. Peu à peu, les locaux de TV Asahi se sont révélés trop petits et le manque d’espace pour stocker les cassettes et autres supports est devenu un problème. Hajime Yasuda, du service des affaires techniques de TV Asahi, explique :

« Nous devions d’urgence réduire le volume de documents papier que nous utilisions. Nous avions mis en place des serveurs de fichiers et des tablettes dans le but de passer au numérique, mais il n’était pas facile de nous défaire de notre vieille culture du papier. En effet, des dizaines de milliers de propositions d’émissions télévisées étaient photocopiées et distribuées lors de réunions presque chaque semaine. »

Le processus de dématérialisation a également révélé certains problèmes. Lorsque nous avons interrogé les employés sur leur utilisation des outils informatiques, nous avons constaté qu’un nombre surprenant d’entre eux utilisaient déjà des outils de partage de données destinés au grand public, tant au niveau personnel qu’au sein de leur service.

« Les outils grand public sont souvent dépourvus des fonctionnalités de sécurité nécessaires à une utilisation professionnelle et il est difficile pour les services informatiques de les gérer de manière centralisée. Afin d’éviter les fuites de documents professionnels tels que les contrats et les factures, et de documents de production de contenu tels que les propositions et les scripts, nous avions besoin d’un environnement de partage de données formel à l’échelle de l’entreprise », explique Yasuda.

Bien que leurs serveurs de fichiers sur site soient pratiques pour stocker des fichiers de données, ils n’étaient pas adaptés au partage flexible d’informations avec des tiers tels que des agences de publicité et des sociétés de production. En réalité, si un membre du personnel souhaitait consulter un document pendant un déplacement, il devait même demander à quelqu’un de le lui transmettre par e‑mail. De ce fait, l’entreprise a décidé d’envisager un nouveau mécanisme de partage de données pour son service de stockage cloud professionnel afin de renforcer l’efficacité des opérations et de réduire les risques en matière de sécurité.

La solution : sécuriser le stockage et le partage de fichiers

Après mûre réflexion, ils ont opté pour Dropbox.

La décision a été motivée par le fait que, d’après les résultats de leur précédente enquête, Dropbox était déjà le service cloud le plus utilisé par les employés de TV Asahi.

« Bon nombre de nos employés appréciaient la simplicité d’utilisation de l’interface, et nous avons estimé que le déploiement serait plus facile dans la mesure où ils pourraient s’y habituer rapidement », explique Makoto Miyahara de TV Asahi.

Ils ont également pris en compte les fonctionnalités de sécurité de Dropbox. Outre l’authentification multifacteur et la gestion avancée des journaux, le fait que les administrateurs puissent surveiller de manière centralisée l’espace utilisé de l’entreprise les a rassurés.

« Comme nous pouvons surveiller le service à tout moment, nous pouvons également appliquer des politiques et des contrôles de gouvernance. Nous avons estimé que cela découragerait le recours à des outils grand public et créerait un environnement de partage des données dans lequel les employés peuvent accéder aux fichiers stockés dans le cloud partout et à tout moment. » — Hajime Yasuda

Dropbox peut facilement traiter d’importants volumes de données, ce qui constitue un autre atout majeur. Les sociétés de télédiffusion travaillent dans de nombreux domaines où l’on gère des fichiers dont le contenu est très volumineux, tels que les vidéos et les infographies. Auparavant, les données de TV Asahi étaient stockées sur ses serveurs de fichiers, ce que les employés jugeaient peu pratique pour le partage de données en externe. « Lorsque les réalisateurs filmaient en extérieur et qu’ils demandaient à visionner des séquences filmées précédemment, nous n’avions pratiquement aucun moyen de répondre à leur demande. Désormais, Dropbox nous permet d’afficher un aperçu de la plupart de nos fichiers, même lorsqu’il s’agit de formats de niche comme Avid DNxHD ou Apple ProRes, utilisés par les applications de vidéo et d’infographie. Et comme nous pouvons les consulter sans avoir à télécharger l’intégralité des fichiers, nous pouvons même le faire dans des endroits où la connexion Internet est limitée. Nous avons étudié les avantages et les inconvénients de plusieurs services, et Dropbox nous est apparu comme la seule option pour gérer le contenu vidéo », explique Takatoshi Yamamoto du centre de design d’entreprise de TV Asahi.

Le résultat : utilisation accrue de Dropbox pour les vidéos et les graphiques

Cela a conduit TV Asahi à adopter Dropbox. La société procède actuellement au déploiement de la solution dans l’ensemble de l’entreprise. Les licences ont été distribuées en fonction des besoins de chaque service, en commençant par les services d’infographie et de commerce en ligne qui en avaient le plus besoin. L’objectif est de rendre les opérations sur site et le partage d’informations plus efficaces. 

« Je travaille dans la production infographique, où nous avons déjà commencé à utiliser le système à grande échelle. Il a considérablement amélioré l’efficacité de la communication avec les personnes extérieures à l’entreprise. Outre la fonctionnalité d’aperçu de fichiers vidéo mentionnée précédemment, Dropbox Transfer facilite le transfert de fichiers volumineux vers et depuis des emplacements externes. La possibilité de définir des dates d’expiration des téléchargements de manière flexible est particulièrement utile. Dropbox est également l’un des premiers à adopter les dernières technologies, c’est pourquoi nous sommes convaincus que nous serons en mesure de créer un environnement de gestion et de stockage des fichiers en phase avec les dernières avancées technologiques. » — Yamamoto