Designit

Chaque jour, Designit étudie la façon dont les gens pensent, se comportent et interagissent avec leur environnement. La société de design stratégique utilise cette expertise pour aider les marques audacieuses à créer des produits, des services et des espaces à fort impact auxquels les gens adhèrent complètement, car ce qui est important pour les gens est important pour l'entreprise.

La mise en avant des personnes chez Designit se répercute dans sa culture d'entreprise. Chez Designit, l'accent est mis sur l'expérience, la flexibilité et la collaboration des employés. En 2015, c'est ce qui a permis à Dropbox de devenir la plateforme de collaboration de l'entreprise. Après avoir constaté que de nombreux employés utilisaient déjà des comptes Dropbox personnels, Designit a acheté un compte d'entreprise qui comporte désormais près de 1 000 utilisateurs. “Nous essayons d'adopter les outils que les employés préfèrent utiliser”, déclare Kjersti Lund, directrice générale. “Nous pensons que c'est essentiel pour assurer le bien-être des employés.”

Mais la technologie évolue, tout comme les employés. Avec des employés répartis dans 16 bureaux, Designit a finalement souhaité une solution simple pour permettre à des équipes dispersées de travailler sur les mêmes documents en temps réel.

Ils se sont tournés vers Dropbox Paper, qui est rapidement devenu un autre élément de collaboration incontournable au sein de l'entreprise. “Paper est omniprésent chez Designit”, déclare Morten Thomsen, responsable informatique mondial. “Et le plus fabuleux, c'est que nous n'avons jamais eu besoin de présenter formellement l'outil aux équipes. Tout le monde sait l'utiliser, car son interface est simple et efficace.”

Dans tout Designit, plus de 550 employés utilisent activement Dropbox Paper pour collaborer sur des projets en temps réel et simplifier leurs workflows. Cela a considérablement réduit le temps consacré aux tâches administratives, comme l'envoi par e‑mail de documents ou le briefing des équipes sur certains projets. Voici deux exemples qui montrent comment les équipes chez Designit utilisent Dropbox Paper.

L'équipe de recherche

L'équipe de recherche dépend surtout de Paper pendant les phases préliminaires d'un projet. Au cours de ces étapes, il est essentiel d'en apprendre le plus possible sur les enjeux auxquels le client est confronté. “La coordination des recherches et le traitement des données dont nous avons besoin pour bien comprendre les défis de nos clients exigent une attention particulière aux détails”, explique James Bailey, chercheur principal. “Paper permet d'utiliser les données facilement et de mettre le doigt sur les points les plus importants.”

En particulier, les fonctionnalités comme le rendu rapide des liens Dropbox vers des captures d'écran accélèrent l'ensemble du processus pour l'équipe de James. “Cela nous fait gagner énormément de temps. Il suffit de faire une capture d'écran et de coller le lien pour l'insérer dans le document. J'adore ça.” En outre, l'équipe de design utilise l'outil de surlignage pour faire ressortir les citations clés des entretiens, qui sont ensuite regroupées par thème. Des tableaux permettent de comparer les réponses entre les différentes personnes interrogées, avec des émojis pour fournir des indices visuels.

L'équipe marketing

L'équipe marketing de Designit est chargée de faire connaître l'entreprise et sa vision du design à un public mondial aussi large que possible. L'équipe est donc responsable de tout, des réseaux sociaux aux études de cas client, en passant par le contenu de son blog de leadership visionnaire sur Medium. Paper sert à la fois de conteneur à mesure du développement des fichiers et de support flexible pour la coordination des projets. “La raison d'être de Paper est le partage, il rend les mises à jour apportées à nos projets plus visibles”, explique Nicole Okumu, directrice du marketing de Designit. “Chacun de nos 16 bureaux gère son propre contenu, et Paper apporte de la transparence à tout l'édifice, rendant ainsi nos bureaux distants plus autonomes.”

L'équipe marketing utilise également Paper pour gérer les campagnes hebdomadaires sur les réseaux sociaux. Dans chacun de ces documents, les éléments de contenu clés tels que la date de publication, la copie du contenu, l'intention thématique et les images sont organisés, ainsi que les tâches quotidiennes et les éléments d'action pour chaque article de blog. Lorsqu'il est temps de mettre en ligne un article de blog, le responsable stratégique de l'équipe copie le contenu du document et publie l'article. “Paper est le premier outil auquel notre équipe a vraiment adhéré pour remplacer la gestion par e‑mail”, déclare Nicole Okumu. “Il ne pose aucun problème de contrôle des versions et permet de créer facilement une approche cohérente et modélisée où tout se trouve au même endroit.”

L'équipe marketing de Designit est en passe de créer plus de 100 ressources marketing dans Paper cette année. En réduisant la dépendance aux e‑mails et en éliminant les problèmes de contrôle des versions, Paper aide les équipes Designit à rester sur la même longueur d'onde.

Si tout cela est possible, c'est grâce à l'équipe informatique de Designit, qui gère son déploiement Dropbox Enterprise. L'équipe considère la réduction des obstacles à la collaboration comme l'avantage le plus important de Dropbox. “Notre équipe travaille sans relâche dans plusieurs pays et bureaux par-delà les fuseaux horaires”, déclare Morten Thomsen. “De nombreuses solutions peuvent répondre à ses besoins, mais aucune ne le fait avec autant de transparence que Dropbox et Dropbox Paper.”

Comme en témoigne cette équipe qui compte pourtant près de 1 000 utilisateurs, cette solution leur simplifie la tâche. “Nos utilisateurs trouvent Dropbox vraiment très facile à utiliser”, explique Anh Le, administrateur informatique mondial. “L'assistance que nous fournissons est par conséquent très limitée.”