La chaîne Asahi Television Broadcasting Corporation utilise Dropbox pour partager en toute sécurité des fichiers avec des tiers et diffuser en continu sur les appareils mobiles.

Défi : transmission non réglementée de données personnelles

La chaîne Asahi Television Broadcasting Corporation, qui jouit d’une excellente réputation dans la région du Kansai au Japon, ne se contente pas de diffuser ses émissions à la télévision et à la radio. Elle les diffuse également en ligne. La société produit et diffuse non seulement des émissions nationales, telles que « Attack 25 », mais aussi des programmes destinés à un public mondial, comme l’émission « Shinkon-san Irasshai! » [Bienvenue, les nouveaux mariés!].

En 2013, ils ont déplacé leur système de partage de données, utilisé par environ 700 de leurs employés, vers des services infonuagiques plutôt que de continuer à dépendre de logiciels de groupe locaux. Au cours de cette période de transition, une politique de sécurité a été instaurée pour assurer la confidentialité des données, qui ne peuvent être consultées que par le personnel de la société. Cependant, ils ont observé un besoin accru de partager de l’information avec des tiers, comme l’explique Chiharu Kiyohara (Service des systèmes d’information, Bureau de la technologie) : « Normalement, nous utilisons des pièces jointes de courriel, mais, à l’occasion, nous avons fait appel à des services de transmission de données pour de gros fichiers. Le Service des systèmes d’information n’a pas de contrôle sur l’utilisation des services destinés au grand public. Ce type de services rend le suivi des fichiers partagés, des moments de partage et des personnes concernées beaucoup plus complexe. »

Solution : une collaboration externe simplifiée

Il existe des moyens autres que le transfert de données pour rendre les fichiers accessibles en dehors du lieu de travail. Les représentants de la chaîne Asahi Television Broadcasting Corporation enregistrent les séquences vidéo des émissions en cours de production sur leurs tablettes ou iPad, tout comme ils le feraient avec un catalogue de vente. Bien qu’elles soient faciles à transporter, l’espace de stockage limité des tablettes ne permet pas d’y enregistrer un grand nombre de vidéos haute définition.

« Vous pouvez avoir dix vidéos sur votre iPad, mais vouloir en montrer une qui n’y est pas. L'incapacité de diffusion de l’information ne devrait pas nous priver des différentes possibilités. En revanche, mettre du contenu sur des plateformes publiques hors de notre portée n’est pas une option viable. Nous avons donc décidé de porter notre choix sur une solution de stockage infonuagique que nous pouvions diffuser et gérer nous-mêmes », explique Kiyohara. 

La chaîne Asahi Television Broadcasting Corporation a examiné différentes options de stockage infonuagique pour trouver un service qui conviendrait également à ses employés en déplacement chez ses partenaires commerciaux. L’équipe a procédé à des essais pour mesurer la vitesse de transfert de gros fichiers et la diffusion en continu de vidéos haute définition hébergées dans le nuage. Après avoir essayé plusieurs options, Dropbox s’est avéré être le choix optimal.

« Nous étions persuadés que Dropbox était la solution de stockage infonuagique la plus adaptée à nos besoins internes. C’est la solution la plus stable pour les téléversements et la synchronisation, et elle est rapide et également facile à utiliser. De plus, certains services exigent un temps de latence considérable pour précharger des vidéos en haute définition, contrairement à Dropbox, où cela se produit instantanément. Grâce à la fonction de synchronisation sélective de Dropbox, nous n’avons plus à nous préoccuper de l’espace de stockage. Autrement dit, ce système de stockage utilise les fonctionnalités des tablettes, comme l’iPad, qui sont très mobiles, dotées d’un écran à haute définition, mais avec une capacité limitée », selon Kiyohara.

Résultats : accès sécurisé et suivi en temps réel sur le terrain

La chaîne Asahi Television Broadcasting Corporation a accordé des permis d’utilisation du service infonuagique Dropbox à des personnes intéressées, qui sont pour la plupart des représentants commerciaux travaillant avec des fichiers vidéo haute définition dans différents endroits, ainsi qu’à son personnel technique utilisant des solutions de transfert de données. Grâce aux structures de dossiers bien connues de Dropbox, à l’application de synchronisation rapide et au stockage infonuagique offrant des performances de diffusion en continu de qualité supérieure, l’expérience utilisateur s’est nettement améliorée. Les informations sont partagées à l’extérieur à l’aide de liens partagés et des demandes de fichiers.

« Vous pouvez définir une durée de validité et un mot de passe pour le lien, ce qui vous permet de le partager en toute sécurité. Même si la personne à qui vous envoyez le fichier n’a pas de compte Dropbox, vous pouvez assurer la sécurité en définissant une durée de validité et un mot de passe. Demander l’accès à un fichier pour un utilisateur externe est une option très pratique. » – Kiyohara

Les dossiers ne sont pas créés à l’avance pour les différentes équipes; ils sont plutôt attribués à des personnes ou à des projets afin qu’elles les utilisent à leur convenance. Le compte est également géré avec une authentification multi-facteur, en utilisant l’application Google Authenticator pour des raisons de sécurité. Les journaux d’accès et d’activité sont également suivis afin de répondre aux exigences d’audit, ce qui renforce le contrôle sans limiter la liberté des utilisateurs sur le terrain.

« Le Service des systèmes d’information travaille actuellement à l’utilisation des API », déclare Kiyohara. L’entreprise collabore avec ses partenaires pour intégrer le processus de travail dans les systèmes de demandes internes et joindre les fichiers conservés dans Dropbox aux demandes.

« Les API sont essentielles pour les systèmes de gestion des tâches récurrentes. Les tâches récurrentes suivent un processus rigide, et l’intervention humaine peut entraîner des erreurs opérationnelles. Nous pouvons résoudre ces problèmes grâce à l’automatisation. C’est pourquoi nous travaillons actuellement à l’utilisation d’API pour y parvenir. »– Kiyohara