Japan Translation Center, Ltd.

Défi : gérer et partager les contrats

Le cabinet Japan Translation Center (JTC) a été fondé en 1962 en tant que pionnier dans le domaine de la traduction de langues étrangères. Installé non loin de la tour de Tokyo, dans le district de Higashi-Azabu de l’arrondissement de Minato, à Tokyo, JTC offre des services d’interprétation et de traduction multilingues assurés par « l’humain ».

« Ces dernières années, nous observons une augmentation significative des traductions automatiques alimentées par l’intelligence artificielle. Toutefois, nous continuons de croire fermement à la supériorité de la traduction effectuée par l’humain. » « Notre but est de proposer des services de traduction de qualité supérieure, en tenant compte du contexte, des intentions et des émotions de l’auteur, de l’utilisation prévue du document traduit et de son impact sur le public visé », déclare Risa Takabatake, directrice générale de JTC.

L’une des forces de l’entreprise est son équipe de traducteurs chevronnés. JTC collabore avec plusieurs traducteurs indépendants grâce à des contrats de sous-traitance. Cependant, l’entreprise a rencontré des difficultés dans la gestion des processus de travail liés aux contrats.

Après avoir soumis les documents nécessaires et passé l’épreuve de traduction avec succès, les postulants doivent accepter les conditions, puis signer un contrat avant qu’ils ne puissent commencer à recevoir des tâches de traduction. JTC envoyait auparavant les documents de candidature sous forme de fichiers ZIP chiffrés et protégés par mot de passe. Le mot de passe était envoyé ultérieurement dans un processus appelé « PPAP » (Password Protected Attachment Protocol ou Protocole de pièce jointe protégée par mot de passe). Toutefois, lorsqu’il y a beaucoup de candidats, cela devient rapidement une tâche fastidieuse. Ce processus comporte également des risques pour la sécurité des données.

« À l’époque, les contrats se faisaient principalement sous forme de documents imprimés, qui étaient emballés, cachetés et acheminés par courrier postal. « En effet, outre les tâches administratives, le coût des timbres-poste et des timbres fiscaux représentait aussi un problème », se souvient Mme Takabatake.

JTC a aussi connu des difficultés en ce qui concerne la gestion de ses documents. Chaque contrat de traducteur était rangé et archivé dans un classeur, ce qui est devenu de plus en plus difficile à gérer au fil du temps. 

« Bien sûr, pour pouvoir consulter les documents, nous devions nous rendre au bureau. Nous avons compris qu’il fallait numériser tous les documents et passer au tout numérique afin d’éliminer toutes ces inefficacités », explique Yukiko Masuda du service des Affaires générales de JTC.    

Solution : adopter Dropbox et Dropbox Sign pour numériser le processus d’intégration des sous-traitants

« Pendant ce processus, nous avons réalisé qu’il était possible de lier Dropbox à la plateforme de signature électronique Dropbox Sign », explique Mme Masuda.

De plus, en l’associant à Dropbox, vous pouvez fluidifier vos processus de travail, de la création et du stockage de documents à la demande et à la vérification de signatures.

Le processus est très simple. Téléversez tout simplement les documents à signer, saisissez l’adresse courriel de la personne à qui vous voulez les faire signer et cliquez ensuite sur « Demander une signature ». Une fois le document signé, il est stocké dans votre compte Dropbox Sign. Vous pouvez suivre l’état d’avancement, envoyer des rappels et gérer les droits d’accès en fonction des autorisations des membres. Grâce à leur utilisation combinée, les deux services ont pu répondre de manière précise aux besoins de l’entreprise.

« Au début, nous pensions utiliser Dropbox comme solution pour transférer nos données sur le nuage, mais nous avons vite compris que, en intégrant Dropbox Sign, nous pouvions aussi numériser nos contrats pendant le processus de recrutement. Il était évident pour nous qu’il faudrait un jour numériser nos contrats, et cette occasion s’est donc présentée comme une excellente opportunité », explique Mme Masuda.

JTC a aussi été impressionné par d’autres fonctionnalités de Dropbox. Ils ont vite pris en main l’interface conviviale,‌ appréciant particulièrement la fonctionnalité de transfert de fichiers rapide. Un autre aspect important était la sécurité. C’est un facteur non négociable quand il s’agit de conserver des documents confidentiels.

Outre la possibilité de demander et de recevoir des fichiers en toute sécurité, Dropbox offre aussi une protection étendue pour la plateforme. Dropbox met en place un chiffrement de 256 bits pour chaque bloc de données stocké sur ses serveurs, et l’authentification multifacteur est également proposée pour prévenir tout accès non autorisé. Cela a donné à JTC l’assurance que leurs données seraient en sécurité, car ils avaient un endroit sûr pour les stocker.

Résultat : une gestion centralisée des fichiers, assurant ainsi une sécurité accrue

Depuis l’introduction de Dropbox et Dropbox Sign, JTC a constaté de nombreux avantages dans leurs processus.

Ils ont d’abord utilisé Dropbox pour communiquer avec les traducteurs pour la gestion des contrats pendant et après le processus de recrutement. Maintenant, ils utilisent la fonction de demandes de fichiers comme moyen de réception des documents des postulants. Au cours du processus d’intégration, ils centralisent et gèrent tous les documents, y compris les candidatures, les résultats de tests, les formulaires d’inscription et les fichiers de contrat, dans des dossiers Dropbox dédiés à chaque traducteur.

« Pour échanger avec nos traducteurs, nous leur transmettons un lien partagé vers les fichiers déposés dans leur dossier » Auparavant, nous stockions nos documents en mélangeant les fichiers numériques et de copies papier à différents endroits, mais maintenant, tout est centralisé, ce qui a permis de réduire de 25 % le temps et les efforts requis pour leur gestion. Cela signifie que nous pouvons tout avoir à portée de main lorsque nous travaillons à domicile », explique Mme Takabatake.

JTC gère également ses contrats via Dropbox et Dropbox Sign. Maintenant que ses employés n’ont plus besoin de se rendre au bureau pour apposer leurs sceaux officiels, l’entreprise peut plus facilement distinguer le travail effectué au bureau et le travail à distance. Les employés consacrent moins de temps à l’envoi de documents par courrier postal et à la correction d’erreurs, ce qui permet de finaliser les contrats environ deux fois plus rapidement. Les traducteurs qui rejoignent l’équipe de JTC en tirent aussi des avantages.

De surcroît, JTC a réussi à réaliser des économies importantes grâce à la mise en œuvre de ce changement. Au Japon, les entreprises doivent acheter un timbre fiscal de 4 000 yens pour finaliser les contrats papier. Ce timbre n’est pas requis pour les contrats électroniques. Ils ont également réussi à diminuer d’autres dépenses, telles que celles liées aux timbres-poste, au papier et à l’espace de stockage physique des exemplaires imprimés.

« Peu de temps après le déploiement, nous avons lancé un projet de traduction important qui exigeait de signer rapidement des contrats avec des traducteurs spécialisés dans divers domaines. Nous n’aurions pas été en mesure de gérer ce processus, depuis le recrutement jusqu’à la finalisation des contrats, sans Dropbox et Dropbox Sign. Grâce à nos efforts, nous avons mis au point un dispositif qui nous permet de réagir rapidement et efficacement aux changements soudains dans notre activité », se réjouit Mme Takabatake.

L’entreprise envisage maintenant de migrer ‌graduellement ses fichiers et ressources actuellement hébergés sur son propre serveur vers Dropbox. Après avoir accompli cette transition, ils seront libérés du fardeau de la maintenance de leurs propres serveurs et protégés contre les interruptions de service et la perte de données causées par les pannes. Passer au nuage est une étape naturelle qui permet de préserver les précieuses données accumulées par l’entreprise pendant ses 60ans et plus d’histoire. 

JTC a obtenu le label PrivacyMark, qui atteste des mesures adéquates prises pour garantir la confidentialité des données personnelles. En d’autres termes, parmi les solutions de stockage infonuagique., Dropbox est l’une des plus sécuritaires, compte tenu du grand nombre de mesures de sécurité qu’elle offre. Grâce à la migration vers le nuage, les employés ont la possibilité de consulter les différents types de fichiers nécessaires à leur travail, même lorsqu’ils travaillent à domicile.

JTC manifeste également de l’intérêt ‌ pour Dropbox Transfer. Cette solution permet de partager des fichiers avec des personnes qui n’ont pas de compte Dropbox. JTC, qui a l’habitude de traduire des fichiers volumineux, tels que des vidéos et des enregistrements sonores, pense que Dropbox Transfer sera pratique pour faciliter leur partage avec les traducteurs.

De la numérisation des contrats pendant le processus de recrutement à la consolidation des données des traducteurs, en passant par la gestion et le partage de documents, il ne fait aucun doute que Dropbox et Dropbox Sign contribueront grandement à l’amélioration des performances de l’entreprise.