Étude de cas sur le campus Shonan Fujisawa de l’Université de Keio

Défi : se passer des services de stockage de fichiers 

En 1990, l’Université de Keio a ouvert les portes du Campus Shonan Fujisawa (SFC) dans le but de concevoir des méthodes d’enseignement novatrices et de proposer un programme d’apprentissage pratique adapté au 21^e siècle. C’est grâce à l’expertise du professeur Jun Murai, surnommé « le père d’Internet au Japon », que cette infrastructure d’enseignement supérieur de pointe a pu voir le jour. Le campus poursuit l’optimisation de son infrastructure numérique pour assurer le bon fonctionnement de ses activités d’enseignement et de recherche. 

Le système de gestion des documents, qui sert de plateforme de rencontre virtuelle pour les échanges entre étudiants et enseignants, joue un rôle central. Pendant un moment, l’Université Keio a adopté une approche consistant à utiliser à la fois des serveurs de fichiers locaux et des services de stockage infonuagique sur ses différents campus. Cependant, ses serveurs de fichiers étaient régulièrement en panne, ce qui entraînait une hausse constante des coûts de gestion de la charge de travail et de la reprise. Le personnel de l’université avait le sentiment que son infrastructure atteignait ses limites.

« Au départ, notre priorité était une option de stockage locale en raison des préoccupations de sécurité. Cependant, au cours des dernières années, le stockage infonuagique s’est révélé assez fiable pour qu’on lui accorde notre confiance. Nous avons estimé qu’il était temps de migrer presque tout vers le système de stockage infonuagique, à l’exception d’un petit nombre de fichiers », explique le professeur Jin Nakazawa, Faculté des études environnementales et des sciences de l’information du SFC.

Cette situation a obligé les responsables du SFC à entreprendre la transformation de l’infrastructure informatique de l’université. Ils ont commencé à étudier divers aspects de la transition, notamment les solutions de stockage infonuagique du campus. « Jusqu’à présent, l’université utilisait principalement Google Drive et Box, mais nous les trouvions difficiles à manier », explique le professeur Nakazawa. Pour le SFC, le plus gros problème était de passer par un navigateur pour accéder aux dossiers dans le nuage. Compte tenu du fait que quelques-uns des étudiants n’avaient pas une grande expérience avec les ordinateurs individuels ni avec le nuage, le SFC a su qu’il était impératif de concevoir un espace convivial pour l’ensemble de sa communauté. 

 

Solution : simplifier la demande de fichiers ainsi que le stockage des données. 

Après avoir étudié les différentes options, le SFC a opté pour Dropbox. Outre sa sécurité de pointe et son espace de stockage adéquat, les enseignants du SFC ont particulièrement apprécié l’interface utilisateur de Dropbox. Ils ont apprécié la manière pratique dont les fichiers sont organisés sur le bureau, leur permettant de les utiliser de la même manière que les dossiers locaux.

Chaque étudiant et enseignant du SFC de l’Université Keio utilise désormais Dropbox, avec un total de 7 000 licences en cours d’utilisation. Au cours des premiers mois, 55 téraoctets de données ont été téléchargés et utilisés pour différentes tâches.

« Nous n’avons pas imposé l’utilisation de Dropbox à l’université, car chaque enseignant a sa propre manière d’enseigner et de mener des recherches. En réalité, nous avons utilisé diverses solutions de stockage infonuagique pour répondre à une multitude de besoins. Dropbox constitue notre plateforme principale de collaboration pour les étudiants et le corps enseignant dans cet écosystème », explique le professeur Nakazawa.

Dropbox présente plusieurs avantages. Par exemple, les échanges entre étudiants et enseignants se font maintenant beaucoup plus facilement. « Pendant mes cours, j’utilise Dropbox pour distribuer des ressources et des fichiers aux étudiants, et je compte également sur des plateformes de messagerie comme Slack et LINE pour favoriser la collaboration en équipe », précise le professeur Nakazawa. Le SFC stocke également des données pour Slack sur Dropbox. 

Les enseignants du SFC utilisent aussi Dropbox pour dispenser leurs cours dans les écoles secondaires affiliées à l’université. En d’autres termes, ils exploitent la fonctionnalité de demande de fichiers pour récupérer les devoirs et autres travaux. « Contrairement aux universités, où les étudiants et le personnel ont accès aux cours via un système de gestion de l’apprentissage (Learning Management System ou LMS), les établissements secondaires ne disposent pas de tels systèmes numériques. C’est pourquoi nous utilisons Dropbox pour rendre les devoirs en version numérique », précise le professeur Nakazawa.

 

Résultats : la transformation numérique s’est considérablement accélérée 

Le SFC encourage le développement des compétences en informatique en instaurant un programme « Bring Your Own Device », aussi appelé BYOD (Apportez votre propre appareil), qui autorise les étudiants à utiliser leurs propres ordinateurs pour étudier. Cette innovation a entraîné des changements majeurs, notamment la suppression des salles informatiques sur le campus en avril 2020. Dropbox a été un outil indispensable pour maintenir cette initiative sur la bonne voie. 

« La pandémie a rendu les cours en présentiel difficiles. Grâce à l’initiative BYOD et à Dropbox, nous avons pu continuer à donner nos cours en ligne sans interruption majeure », affirme le professeur Nakazawa. Grâce à Dropbox, l’apprentissage et la durabilité connaissent une profonde mutation numérique.

Le professeur Nakazawa a aussi bénéficié de ces avantages pour mener à bien ses propres recherches. Il peut maintenant partager des fichiers avec des chercheurs du Japon et d’ailleurs de manière plus simple, ce qui facilite les recherches collaboratives.

« Dropbox s’est véritablement transformé en un outil incontournable », ajoute le professeur Nakazawa. 

Par exemple, l’application Dropbox Paper, qui permet à plusieurs utilisateurs d’éditer simultanément le même document en ligne, s’est révélée très pratique. Le corps professoral du SFC a aussi découvert de nouveaux moyens d’optimiser ses activités de recherche avec l’aide de la fonctionnalité « Liste de tâches » de Dropbox Paper, entre autres en planifiant des colloques internationaux et en examinant instantanément les notes des responsables.

Dans un avenir proche, ils envisagent d’accroître l’utilisation de Dropbox en organisant sa promotion au sein du campus. « En mettant en avant les avantages, nous espérons augmenter le nombre d’utilisateurs actifs de Dropbox parmi les étudiants et le personnel », soutient le professeur Nakazawa. 

L’intégration de Dropbox avec Canvas LMS, une plateforme d’apprentissage en ligne que l’Université Keio prévoit de déployer sur tous ses campus, devrait jouer un rôle central dans ce projet. Cette intégration permettra éventuellement aux étudiants d’accéder à leurs fichiers Dropbox depuis la plateforme d’apprentissage en ligne et depuis leurs propres ordinateurs.

« Nous pourrions intégrer les systèmes, ce qui augmentera la convivialité et élargira nos possibilités dans l’éducation et la recherche », déclare le professeur Nakazawa qui nourrit de grands espoirs.

Grâce à l’appui de Dropbox, le SFC met en œuvre des solutions infonuagiques pour stimuler la transition vers un enseignement et une recherche plus numériques.