Sleepless Media optimise ses propositions et ses contenus créatifs

Sleepless Media est une agence offrant des services complets de développement et de conception de sites Web qui propose des expériences de marque innovantes articulées autour de sites Web personnalisés et réactifs. L’agence compte de nombreux clients dont Levi Strauss, Lenny & Larry’s et Breeo, et s’appuie sur Dropbox et DocSend pour partager de façon sécurisée ses propositions de projets et ses fichiers créatifs avec ses clients potentiels.

Défi

Avant d’utiliser DocSend, Jon Cattivera, PDG et directeur de la création, envoyait ses propositions de partenariat et ses fichiers créatifs aux clients par courriel sous forme de pièces jointes. Quand sa clientèle s’est élargie, il s’est rendu compte qu’il lui fallait une solution plus évolutive, afin de mieux contrôler son processus de propositions. En outre, il avait besoin d’une plateforme plus robuste qui lui permettrait de personnaliser et d’organiser ses éléments de conception.

En tant que professionnel de la création à la tête d’une agence de développement et de conception de sites Web qui dessert de grandes marques mondialement reconnues, Jon doit jongler entre plusieurs responsabilités afin d’offrir le meilleur service possible à ses clients. En matière de suivi, il est essentiel de pouvoir réagir au bon moment, en particulier lorsqu’il s’agit de conclure une nouvelle entente. Toutefois, Jon ne dispose que d’un temps limité et doit se montrer prudent et réfléchi lorsqu’il partage des propositions de projets ou passe en revue les cahiers des charges de ses clients. Auparavant, il n’avait aucun moyen de savoir si les clients potentiels lisaient les propositions qu’il leur transmettait. « Qui envisageait sérieusement de travailler avec nous à l’issue de la première prise de contact? Je n’en avais aucune idée. Mais j’avais vraiment besoin de cette information », explique Jon.

Solution : stockage, transmission et partage de fichiers de manière sécurisée et efficace

Jon s’est tourné vers DocSend pour envoyer de façon sécuritaire ses propositions commerciales et en faire le suivi, et il a choisi Dropbox pour partager ses fichiers créatifs.

Des analyses avancées des propositions aux clients pour raccourcir les cycles de vente

Après avoir essayé gratuitement DocSend, Jon a immédiatement compris l’intérêt des analyses des documents que permet cet outil. À présent, il sait exactement quels clients potentiels sont réellement intéressés par une collaboration grâce à des notifications envoyées par courriel en temps réel chaque fois que quelqu’un examine l’une de ses propositions de projets. De plus, Jon peut voir si ses propositions ont été transférées à d’autres personnes chez ses clients. Il peut ainsi repérer les personnes à connaître et les intégrer à son suivi, ce qui lui épargne des semaines de recherches fastidieuses. « DocSend nous indique qui sont les principaux décideurs, ce qui nous fait gagner un temps précieux et nous permet de nous concentrer sur ce que nous faisons de mieux : développer et concevoir des créations de qualité. »

Des présentations intuitives pour renforcer la relation client

Les clients potentiels s’intéressent souvent à plusieurs agences. Il est donc important pour les sociétés de développement et de conception de savoir se démarquer face à la concurrence. Jon peut faire confiance à DocSend pour mettre en valeur ses propositions personnalisées de manière professionnelle, ce qui donne à son agence un avantage unique. « Je présente mes propositions directement dans DocSend, car je préfère généralement partager uniquement mon navigateur et pas l’écran au complet. DocSend me permet d’aller et venir entre un site Web et mon PDF dans une seule fenêtre, ce qui m’évite de jongler entre plusieurs applications pour retrouver le bon fichier ou d’être obligé de partager la totalité de l’écran. »

Signature électronique des accords‑cadres de service en toute simplicité

En tant qu’agence de développement et de conception agile et en pleine croissance, Sleepless Media travaille avec tout un éventail de clients qui ont tous des visions différentes, souvent reflétées dans leur cahier des charges. Jon était ravi d’apprendre qu’il pouvait signer électroniquement des accords‑cadres de service et des cahiers des charges avec la fonctionnalité de signature électronique de DocSend. « Je m’étais renseigné sur DocuSign auparavant, mais c’était trop compliqué. J’avais juste besoin d’un moyen facile de signer des contrats », explique‑t‑il. Quand un client accepte de travailler avec Sleepless Media, Jon lui envoie son contrat à signer directement dans DocSend. « Les clients peuvent facilement lire leur proposition et signer leur contrat avec la signature électronique DocSend, sans avoir à passer d’un logiciel compliqué à un autre », souligne Jon.

De plus, les événements clés et les livrables peuvent parfois changer dans ce métier. Il peut donc être difficile de gérer plusieurs changements de commande quand on a une longue liste de clients. Mais avec les dossiers DocSend, Jon peut organiser tous ses contrats signés de manière simple.

Stockage des créations et des éléments de marque des clients dans Dropbox

Lorsque l’on travaille avec de nombreux clients, il faut pouvoir garder un œil sur leurs fichiers créatifs. Jon Cattivera utilise un compte Dropbox Business pour organiser tous les logos et éléments de conception essentiels de ses clients. Lorsqu’une marque décide de travailler avec Sleepless Media, Jon crée un dossier Dropbox qui contient tous les éléments nécessaires pour le partenariat. « Avec autant de clients différents, Dropbox nous permet de retrouver rapidement et simplement tout élément créatif dont nous pourrions avoir besoin dans un projet. Nous stockons dans Dropbox tous nos fichiers Sketch, nos fichiers de conception lourds et nos éléments de marque », mentionne Jon.

Peu importe où se trouvent ses collaborateurs, Sleepless Media peut travailler de manière flexible et apporter des modifications aux fichiers de création dans Dropbox. Dans un secteur où les rajustements créatifs sont fréquents, Jon et son équipe conservent tous les fichiers à jour en toute sécurité grâce au stockage infonuagique de Dropbox. S’appuyant à la fois sur Dropbox et DocSend, Sleepless Media continue de conclure des accords de partenariat et de fournir des conceptions Web innovantes pour une liste croissante de clients.